BVO%20Bijlage%204b%20Reglement%20Informatiebeheer%20BVO.pdfGR BVO

Sinds 1 januari 2015 is de wet op de gemeenschappelijke regelingen aangepast. Naast de oude (zware) gemeenschappelijke regeling kennen we sindsdien een bedrijfsvoering organisatie (art. 8, derde lid Wgr). Uitsluitend colleges van B. en W. kunnen deelnemen aan deze bedrijfsvoeringsorganisatie, een rechtspersoon uitsluitend ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers.

De bedrijfsvoeringorganisatie heeft rechtspersoonlijkheid en kan dus “deelnemen aan het handelsverkeer”, dat wil zeggen overeenkomsten sluiten en personeel in dienst nemen. Een lichte gr kon dit niet. De taken van de bedrijfsvoering organisatie dienen te liggen in het uitvoerende, organisatorische kader. Wanneer er sprake is van raadsbevoegdheden, is alleen de zware gemeenschappelijke regeling toe te passen.

Besluit Informatiebeheer

Het is aan gemeenteraden om archiefverordeningen vast te stellen. Het is aan te raden dat een GR BVO wel een Besluit Informatiebeheer vast stelt. Op zoek naar een  dergelijk besluit voor een BVO trad ik in contact met Henk Sligman met de vraag of het dergelijk besluit ter kennisname op BREED mochten plaatsen. Die medewerking werd direct toegezegd evenals die van Douwe Boersma. Omdat het in mijn  optiek toch wel nieuw is dat er op dit gebied al een besluit is geformuleerd, is het extra verheugend dat we als lezers van BREED hier kennis van kunnen nemen. Naast de toelichtende leeswijzer zelf is  bestand van het Reglement zelf geupload.

Leeswijzer Reglement Informatiebeheer BVO Jeugdzorg IJsselland 2015

Korte toelichting

Het Reglement Informatiebeheer legt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie vast. Het Reglement benoemt verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer van de diverse actoren binnen de organisatie. Dit is van belang om de goede, geordende en toegankelijke staat van tijdelijk en permanent te bewaren informatie te kunnen waarborgen. Daardoor zal de BVO de rechtmatigheid van haar handelen kunnen verantwoorden en haar bedrijfsvoering effectief kunnen ondersteunen. Dan zijn er nog twee vraagstukken die in 2016 uitgewerkt moeten worden, namelijk:

- Welke ondersteuning is , buiten de archivarisfunctie , nog nodig voor een adequate informatiehuishouding?

- Welke ondersteuning is eventueel nodig voor een adequate digitale archieffunctie?

Uiteraard zal de uitwerking van deze vragen ook afhangen van de uitkomsten van het evaluatie onderzoek naar de regionale samenwerking.

De hoofdthema’s zijn:

- Het (digitaal) informatiebeheer van de BVO Jeugdzorg IJsselland is beschreven;

- DVO gemeente Deventer met de BVO Jeugdzorg IJsselland betreffende de archivarisfunctie;

- Voor het correcte beheer volgens artikel 20, GR BVO Jeugdzorg IJsselland zijn middelen nodig. Voorstel

Het Reglement Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Jeugdzorg IJsselland 2015 vast te stellen;