BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Bekendmaking verlening Nederlanderschap. Hoe lang bewaren?
Ik lees al een tijdje mee en heb besloten toch maar eens een profiel aan te maken. Ik ben namelijk benieuwd naar jullie gedachten.
De volgende discussie speelt op het moment tussen DIV en Burgerzaken binnen deze gemeente: hoe lang bewaren we bekendmakingen van verlening van het Nederlanderschap (deze bekendmakingen worden binnen onze gemeente ook wel - onterecht, volgens mij - het koninklijk besluit genoemd)?
Enerzijds:
De selectielijst schrijft voor dat stukken betreffende verkrijging en verlies van het Nederlanderschap (naturalisatieprocedure) 12 jaar bewaard moeten worden.
De selectielijst geeft de volgende toelichting:
Het Naturalisatiebesluit, zoals vermeld in de Selectielijst 2005 onder categorie 3.7.3, is komen te vervallen. Het bewaarniveau van dit besluit ligt bij het Rijk (de Immigratie- en Naturalisatiedienst IND) en niet bij de gemeente. De bevestiging van verkrijging en de verklaring van afstand nationaliteit zijn ook vervallen, omdat de gemeente hier slechts een bemiddelende rol in vervult.
Over een koninklijk besluit wordt niet gesproken. Dat is ook wel logisch, want het koninklijk besluit komt nooit bij een gemeente terecht, maar blijft bij de IND. Wij krijgen alleen een bekendmaking van de verlening van het Nederlanderschap, die wordt verstrekt aan de burger. Een kopie van die bekendmaking slaan wij op in de case en archiveren we. Dat stuk heeft betrekking op verkrijging van het Nederlanderschap, en moet dus 12 jaar bewaard worden.
Anderzijds:
De bekendmaking wordt niet alleen gebruikt om de nationaliteit in de BRP aan te passen maar in veel gevallen ook als brondocument voor het aanpassen van andere gegevens in de BRP, zoals de geslachtsnaam van de persoon. En dan zou de bekendmaking mogelijk weer 110 jaar bewaard moeten worden. De selectielijst (en de regeling BRP) zegt immers dat 'Bescheiden gebruikt bij opname, wijzigen en corrigeren van gegevens betreffende naam [...] voor zover bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd' 110 jaar na geboorte bewaard moeten blijven.
Nu lijkt mij de hamvraag: kan de bekendmaking uit een Nederlands register worden gereproduceerd? De IND bewaart het Koninklijk Besluit en (dit laatste is een aanname) een minuut van de bekendmaking die is verzonden naar de gemeente en uitgereikt aan de burger, maar is dit voldoende?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Chido Houbraken op
-
De bekendmaking van de IND is een brondocument voor de BRP, begrijp ik uit je verhaal. Het stuk heeft een dubbele functie. Dan geldt de langste bewaartermijn.
-
Permalink Antwoord van Arjan Verstegen op
-
Bedankt voor je reactie.
Dat zou veiligheidshalve inderdaad de meest logische optie zijn. Ik vind het echter vreemd dat het stuk op meerdere plekken blijvend (of in ieder geval heel lang) bewaard blijft.
Goed, binnen onze processen kan dit prima opgevangen worden. Maar het blijft wringen...
Chido Houbraken zei:De bekendmaking van de IND is een brondocument voor de BRP, begrijp ik uit je verhaal. Het stuk heeft een dubbele functie. Dan geldt de langste bewaartermijn.
-
Permalink Antwoord van Erik Müller op
-
" voor zover bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd'"
Aangezien de IND een Nederlands register bijhoudt, is het dus niet nodig dat wij dat als gemeente ook nog eens gaan bewaren.
-
-
Die redenering had ik ook in mijn hoofd, maar die dat tegelijk bij mij oproept is: wat is de definitie van een Nederlands 'register'? En voldoet de IND aan die definitie?
Als ik de Archiefwiki doorlees (http://archiefwiki.org/wiki/Register) denk ik: ja.
Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen (2003)
Een register is een
a. Staat waarin gegevens betreffende personen, organisaties of goederen zijn vastgelegd.
b. Archiefstuk waarin afschriften en uittreksels van andere documenten zijn opgenomen
Erik Müller zei:" voor zover bescheiden niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd'"
Aangezien de IND een Nederlands register bijhoudt, is het dus niet nodig dat wij dat als gemeente ook nog eens gaan bewaren.
-
-
De IND houdt een register bij van verstrekte Nederlanderschappen. Ik heb een tijdje bij de vreemdelingendienst in Amsterdam gewerkt en daar raadpleegden we een systeem van de IND.
Daarnaast bevinden zich in het archief Kabinet des Konings afschriften van de KB's met bijlagen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
