BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Begrip vervreemding verouderd in de Archiefwet door digitalisering?
Begrip vervreemding
Het begrip vervreemding uit de Archiefwet bestaat uit de volgende handeling: Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. Dat mag je als overheid niet zo maar doen, hiervoor heb je toestemming nodig van de Minister van O. C. en W. Dit is omschreven in de Archiefwet 1995, artikel 8.
Vervreemding opgelegd door een wet
Je hoeft geen toestemming te vragen aan de Minister wanneer in een nieuwe wet zelf al geregeld is dat je archiefbescheiden moet overdragen aan een andere overheid. Als concreet voorbeeld noem ik de wijziging van de BRP in 2014 toen alle gemeenten de brondocumenten met betrekking tot de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) hebben overgedragen aan het Agentschap BRP. Daar hoort ook een verklaring van vervreemding bij.
Vervreemding in het digitale tijdperk
In verleden vond weleens vervreemding plaats zonder dat de Minister toestemming had kunnen geven. Bij vroegere gemeentelijke herindelingen werden vaak bouwvergunningen over en weer verhuisd. Tot een paar jaar geleden was dit nog een issue. In het digitale tijdperk blijkt dit 'probleem' als sneeuw voor de zon verdwenen te zijn. De archieven worden niet meer fysiek overgedragen, maar er wordt een digitale kopie ter beschikking gesteld.
Vervreemding lijkt wat de toestemmingsprocedure betreft tot het verleden te behoren of ken jij nog actuele voorbeelden waar het wel nodig zou zijn? Wanneer dit zo zijn, kan de vraag ook uit het KPI verslag verdwijnen. Dat was voor mij de directe aanleiding om de vraag te stellen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Wellicht kan vervreemding aan de orde zijn als bevoegdheden zijn overgedragen, en als dat later (deels) verandert? Bijvoorbeeld bij bevoegdheden van een gemeente/waterschap die zijn overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling die zelf zorgdrager is.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dat zou inderdaad duidelijkheid kunnen bieden.
-
Permalink Antwoord van Maria Willems op
-
Wij hebben als Gemeente Zwolle een Shared Service Centrum, samen met Gemeente Kampen en Provincie Overijssel. Het SSC doet o.a. de personeels- en salarisadministratie, en gebruikt hiervoor YouForce van Raet.
Tot 1 januari van dit jaar was Gemeente Zwolle centrumgemeente van het SSC, vanaf 1 januari is het SSC een BVO geworden. We hebben nu het vraagstuk wat te doen met de personeelsdossiers van de SSC-medewerkers. Vóór 1/1 was Gemeente Zwolle de zorgdrager, ná 1/1 is het SSC zorgdrager. De YouForce-dossiers zijn (in overleg tussen HR en de medezeggenschap) overgedragen aan het SSC. Dat wil zeggen dat de dossiers nog steeds in YouForce zitten, maar nu onder een eigen 'tenant'.
We hebben nu de keuze tussen ter beschikking stellen (het gaat dus niet om kopieën, maar om originelen), of vervreemding. We zijn er nog niet helemaal uit. Ik zie nogal op tegen de vervreemdingsprocedure, maar kijk ook niet uit naar jarenlange verantwoordelijkheid voor dossiers waar we feitelijk niet meer bij kunnen en we de BVO via een dienstverleningsovereenkomst moeten vragen om de vernietiging voor ons uit te voeren.
We zijn er nog niet helemaal uit dus, maar zullen toch binnenkort een knoop moeten doorhakken.
-
-
Maria, dit is ook een privacyvraagstuk, waar wij rond 2009/2010 mee te maken hebben gehad met de overgang van de personeelsleden van de brandweer naar de veiligheidsregio. We hebben destijds de richtlijnen van de college bescherming persoonsgegevens gevolg, nu AP.
Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om uw privacy te beschermen moet uw werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:
- Uw werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
- Uw werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. Uw werkgever moet daarom uw personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
- U krijgt de mogelijkheid om uw personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen. Het is dus niet toegestaan zonder expliciete toestemming om die dossiers over te hevelen.
Wij hebben destijds gekozen voor een tijdelijke uitleen van de analoge dossiers met toestemming van de werknemer. De dossiers dienen formeel afgesloten te worden.
-
-
Dag Yvonne, Het traject volgens de richtlijnen van de AP is hier wel gevolgd olv HR-juristen. Alleen het deel verantwoordelijkheid voor de archieven is niet meegenomen. De digitale dossiers zijn van de ene tenant naar de andere verschoven en zijn niet afgesloten. De dossiers worden dus nog dagelijks bijgewerkt/bijgevuld. Alsnog afsluiten is geen haalbare kaart. In de dossiers is wel te zien vanaf welk moment de BVO verantwoordelijk is.
Er zijn geen fysieke dossiers.
-
-
Onbegrijpelijk dat in deze tijd informatievoorziening nog steeds vaak een terra incognita is. Tijdens een congres over de AVG vorig jaar in juni vroeg ik aan de directie van de AP wat de relatie was tussen de AVG en Archiefwet. Het leek alsof ik een heel nieuwe wet introduceerde, goede vraag, hebben we nog niet aan gedacht..
Een pluspunt ervaar ik dat de AVG ons nu wel meer op de kaart zet dan voorheen.
-
-
Dat onderschrijf ik zeker. Door de AVG wordt er veel meer onze kant op gekeken en is het veel makkelijker om gehoor te vinden. Hoe moeilijke de AVG in de praktijk misschien ook toe te passen is op sommige punten, dit zie ik zeker als positief.
-
Permalink Antwoord van Gerdien Drost op
-
@yvonne, een mogelijk voorbeeld is het overdragen van de milieudossiers aan de RUD? In een gemeente waar ik heb gewerkt werden deze dossiers geheel overgedragen (fysiek) en in een andere gemeente werden digitale stukken (kopietjes zeg maar) beschikbaar gesteld.
-
-
Gerdien, bij milieudossiers was dat toen anders omdat dat in de wet al was geregeld. De vervreemding was toen verplicht, was ook bij de Jeugdwet zo.
Voor PD's zie oude discussie:
De navolgende opties zijn mogelijk:
- Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.
- De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.
- Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-bij-geme...
-
Permalink Antwoord van Arjan van der Hoek op
-
Wij gaan met onze gemeente per 1 januari 2019 op in een nieuwe gemeente. Volgens wet- en regelgeving zijn voor archiefbeheer een paar voorschriften van kracht. Deze wijzen erop dat een verklaring van vervreemding opgesteld moet worden. Heeft iemand een model voor een verklaring van vervreemding beschikbaar?
In de wetteksten over archief en herindeling staat het volgende:
Archiefwet 1995, artikel 4, lid 1: ‘een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.’
De voorziening betekent volgens artikel 8 van Archiefbesluit 1995: “De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.”
De regeling waarnaar verwezen in het geval van de herindeling is dan de wet Arhi.
In artikel 70 lid 1 staat: Onverminderd het bepaalde in het tweede lid en in artikel 71 gaan op de datum van herindeling de archiefbescheiden van een gemeente die wordt opgeheven, over naar de gemeente waaraan het gebied van de op te heffen gemeente wordt toegevoegd, dan wel, wanneer dat gebied aan meer dan één gemeente wordt toegevoegd, naar de in de betrokken herindelingsregeling aan te wijzen gemeente.
In artikel 70 lid 2 staat: Eveneens onverminderd het bepaalde in artikel 71 gaan op de datum van herindeling alle gemeentelijke archiefbescheiden, uitsluitend betrekking hebbend op overgaand gebied, over naar de gemeente waaraan dat gebied wordt toegevoegd, met dien verstande dat de overbrenging als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995 (Stb. 276) ten aanzien van deze bescheiden geschiedt als had geen herindeling plaatsgevonden. Van de overgang wordt een verklaring opgemaakt volgens de krachtens artikel 9 van genoemde wet voor vervreemding van archiefbescheiden gestelde regels.
-
-
handboek-gemeentelijke-herindeling.pdf
Archieven worden over het algemeen afgesloten bij herindelingen. Voor personeels- en cliëntendossiers gelden speciale regels, vooral in verband met privacy.
Is het niet zo dat de nieuwe gemeente de rechtsopvolger is en dat generiek bij de herindeling is bepaald?
Google eens op de handreiking gemeentelijke herindelingen, ik heb het handboek geupload.
Naast randvoorwaarden uit de Archiefwet, waaronder het niet mogen opdelen van een archief, stelt ook de Wet arhi expliciete voorwaarden aan de overdracht van het gemeentelijke archief:
- Bij een samenvoeging gaat het archief over naar de nieuwe gemeente
- Bij een grenscorrectie worden de archieven die betrekking hebben op het overgaande gebied aan de nieuwe gemeente tijdelijk ter beschikking gesteld
- Bij een opsplitsing gaat het archief (ongedeeld) naar de in de herindelingswet aan te wijzen gemeente oftewel de rechtsopvolger. De rechtsopvolger dient vervolgens te organiseren dat de archieven die relevant zijn voor andere bij de opsplitsing betrokken partners, in te zien zijn. Ook zal de rechtsopvolger moeten bepalen of hij hiervoor gecompenseerd wenst te worden.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Jaren geleden hier ook mee te maken gehad.
Als je op tijd bent kun je extra archiefwerkzaamheden mbt de herindeling opvoeren bij de herindelingslasten.
ik meen ook met in achtneming van de ARHI
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
