BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Basis archiefcode in gemeentelijk digitaal archief.
De ordening van het digitale archief van de gemeente Groningen is gebaseerd op werkprocessen. De werkprocessen worden ten opzichte van elkaar alfabetisch geordend.Voor de basis archiefcode ziet men geen rol meer weggelegd. Het nieuwe ordeningsplan is een groeimodel. Men weet nog niet hoeveel werkprocessen er zijn. Argumenten voor het (voorlopig) handhaven van de archiefcode kunnen zijn:
- link met het papieren archief
- handhaven tot er een volledig uitgewerkt alternatief is
- de archiefcode biedt extra zoek en ordeningsmogelijkheden.
Ben benieuwd naar de ideeën hierover bij andere gemeenten.
- link met het papieren archief
- handhaven tot er een volledig uitgewerkt alternatief is
- de archiefcode biedt extra zoek en ordeningsmogelijkheden.
Ben benieuwd naar de ideeën hierover bij andere gemeenten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Arjan de Vries op
-
De BAC is in de digitale wereld net zo valide als in de papieren wereld, dit proberen de noordelijke archiefinspecties ook uit te dragen. De BAC levert nl een organisatie-onafhankelijk zoek en ordeningsinstrument - niet afhnkelijk van de waan van de dag. Ik geef zelf hierbij als voorbeeld de wisselende namen van processen en iemand die na 18 of 25 jaar iets probeert te vinden. Bvb proces Taart verandert na 3 jaar van naam en wordt Koek, weer 6 jaar later wordt het Appelflap. Na 18 of 25 jaar weet de zoekende niet meer hoe het proces heette, waarschijnlijk weet niemand in de organisatie dat meer. Via de BAC is dan nog wel van alles terug te vinden.
Bovendien is de BAC zeer gemakkelijk als automatische metadata aan processen te hangen in een DMS...De hiervoor genoemde continuïteit met het papieren archief in hybride situaties is ook erg belangrijk.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Arjan,
Welkom, en sluit mij helemaal aan bij jouw conclusie. Ik had het niet beter kunnen verwoorden.
-
Permalink Antwoord van Roeland de Barbanson op
-
BREEDcollega’s,
Alsnog een late reactie op de discussie Basisarchiefcode in gemeentelijk digitaal archief, met zaak- en procesgerichte aspecten, maar voor plaatsing reactie moest ik een keuze maken.
Wat leert ons de historie van de Basisarchiefcode ?
Het doel van de VNG bij de start van toepassing van het dossierstelsel ( jaren dertig van de vorige eeuw ) was een stelselmatige indeling van onderwerpen (uitoefening van taken en belangenbehartiging) waarnaar ordening van dossiers plaatsvindt en het archief toegankelijk wordt gemaakt.
Zo’n systematische rangschikking van onderwerpen was gebaat bij een uniforme archiefcode om een uniforme toepassing en een eenduidige manier van indeling en toegankelijkheid van dossiers en archieven te verzekeren, structuurvormend dus.
De praktijk van de werkorganisatie vormde een belangrijk criterium : de administratie handelt zaken af en daarbij worden stukken ontvangen en geproduceerd en geven weer hoe de afhandeling van zaken verloopt ( proces- gericht dus ); de zaak waartoe een stuk behoort bepaalt de plaats in het archief.
Zaaksgewijze ordening ( dossierstelsel ) werd/wordt gebaseerd op causaal verband van combinaties van documenten.
Niet eens zoveel anders dus als het werken in een digitale omgeving, toch? :
- stelselmatige indeling van onderwerpen / zaaktypencatalogus ( overzicht werkprocessen ).
- zaaksgewijze ordening - causaal verband / zaakgericht ( procesgericht ) werken.
- document = procesgebonden informatie; door procesgebonden taakuitoefening ontstaan gerelateerde
documenten.
- een procesoverzicht ( zaaktypencatalogus ) vormt een kapstok voor ( digitale ) document-/dossier-
ordening op basis van in een organisatie aanwezige processen = praktijk van de werkorganisatie.
- zaakgericht ( procesgericht ) werken noodzaakt tot zaaksgewijze ordening.
- uit een compleet zaakdossier, ontstaan-gevormd-geordend vanuit/door uitvoering van bepaalde
taakgeoriënteerde activiteiten, blijkt de context van handelingen ter zake en maakt verantwoording
en afleggen van rekenschap door de proces-eigenaar mogelijk.
- zaakgericht ( procesgericht ) werken noodzaakt tot eenduidigheid/uniformiteit in benoeming van
zaaktypen, voor eenieder ( proceseigenaren èn gebruikers ) te begrijpen.
- ontsluiting/toegankelijkheid van documenten/archieven dient in principe tijdsonafhankelijk te zijn,
d.w.z. dient niet alléén afhankelijk gemaakt te worden van taalgebruik (trefwoorden) om een logische
samenhang/ordening van documenten/dossiers en dus informatie-/archiefstructuur mogelijk/zicht-
baar te maken.
- werkproces, zaak enz., het gaat er daarbij om welke betekenis in je eigen werkorganisatie daaraan
wordt toegekend; zolang het maar voor een ieder duidelijk is. Uniformiteit en consequente afspraken
zijn daarbij een must.
Eén ding mogen we niet uit het oog verliezen: ook zaakgericht/procesgericht werken kent geen ander doel dan te voldoen aan in- en externe informatiebehoeften, toegankelijkheid van informatie te waarborgen, gestructureerd werken en verantwoording en afleggen van rekenschap mogelijk te maken.
Maar hebben/hadden we niet altijd zo gewerkt/moeten werken, toch ?
Dat de BAC in een digitale omgeving daarbij niet ingezet zou kunnen worden, is mij niet duidelijk. De BAC is toch zeker bruikbaar als onderdeel van de aan documenten/informatie toe te kennen metadata ?! Zo is aan de werkprocessen in het model-DSP ( VHIC – Sdu ) o.m. de BAC gekoppeld ( ! ).
De “kunstmatige” taal van de BAC en de digitaal bij benoeming van werkprocessen worden gesproken met twee verschillende tongen. Desondanks blijft overeind dat de BAC mede een prima bruikbaar ordeningsinstrument is.
Want ordening, structurering, toegankelijkheid van informatie dienen ze beide.
Uit een rechtspositieregeling/instructie eind dertiger, begin veertiger jaren van de vorige eeuw (!) :
“ … De ambtenaar ter secretarie dient zonder uitstel, vlug, net en nauwkeurig de opgedragen werk-zaamheden te verrichten en het publiek zonder aanziens des persoons beleefd te woord te staan en voor te lichten… “
Over zaak- en klantgericht werken gesproken, dus !
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Roelof,
Lijkt me helemaal helder, ik kan er geen speld tussen krijgen
Bij mij kwam tijdens het lezen van de voors en tegens het volgende idee op;
Iedereen heeft tegenwoordig een Tomtom of Google Maps op zijn telefoon, we kunnen dus voortaan de straatnaambordjes wel achterwege laten ........................................... of toch niet?
-
-
:)
-
-
@Ton
De BAC hoeft binnen de procesomgeving niet het eerste te zijn waarnaar de medewerker grijpt als hij/zij iets zoekt. Het gaat vooral om de lange termijn. Hier bewijst de stabiliteit van de BAC (zeker ten opzichte van de gemiddelde levensduur van de structuur van overheidsorganisaties!) goede diensten. Dat de BAC zaaktypen niet kan bijhouden is maar deels waar: overheidshandelen is vrijwel altijd onder een redelijk adequate BAC-code te vangen. De combi met metadata geeft de BAC nog extra kracht.
-
-
@Ton.
Misschien biedt een kijkje in het zaaktypencatalogus (ZTC) van GEMMA al wat verheldering. Het is uiteraard nog geen volgroeid product, maar geeft vooralsnog alleen maar een volstrekt willekeurige en structuurloze opsomming van processtappen waar juist die metadatakolommen die voor enige context zorgen overeenkomen met wat de BAC ons al biedt. Alleen is nog nagelaten om naast het onderwerptitel ook de code zelf toe te voegen. Daar zit hem nu juist de digitale meerwaarde in. Maar wat niet is kan natuurlijk nog komen. Je zou evenzogoed kunnen stellen dat een ZTC feitelijk een (incomplete) BAC betreft, maar dan ingebed in zaken/werkprocessen met hun specifieke proceskarakter en statusmomenten. Als ordening- en zoekelement zegt een aanvraag-melding-indienning van een vergunning-publiek product-verzoek zonder onderwerpaanduiding c.q. handelingscontext niets.
Overigens heeft de naamsverandering of uitbreiding van een zaaktype niet per definitie gevolgen voor de aard van handelingscontext. Deze veranderlijkheid lijkt mij eerder een verstoring van toegankelijkheid op langer termijn. Bovendien vangt -zoals Arjan al zegt- de BAC nagenoeg elke vorm van overheidshandelen, maar voorziet ook in eventuele aanvulling/uitbreidingen hiervan. In essentie blijft de handelingscontext van het verlenen van een bouwvergunning uit 1905 nog dezelfde als binnen de huidige omgevingsvergunning. Het enige wat aan verandering onderhevig kan en zal zijn is het karakter van de processtappen binnen die handelingscontext. Dat is alleen van belang tijdens het actieve bedrijfsproces en eventueel kort na de dynamische procesfase, en niet van belang voor toegankelijkheid op langer termijn. En al zeker niet voor de zoekbehoefte van toekomstige doelgroepen. Het lijkt mij overigens een utopie om te veronderstellen dat je een ordenings- of metadatastructuur kan ontwikkelen die voor iedereen even begrijpelijk en logisch zal zijn. Maar dit probleem kan worden opgelost door de toenemende mogelijkheden in de toekenning van persoonlijke tags aan informatieobjecten.
-
Permalink Antwoord van Chris Bellekom op
-
Bij Gouda ben ik van plan om de BAC ook los te laten. Het digitaal archief wordt nu ingericht voor vernietigbare documenten, omdat de substitutieaanvraag en verlening voor vernietigbare documenten nu eenmaal makkelijker is dan de substitutieaanvraag voor duurzaam te bewaren archiefbescheiden. Ik wil niet stil gaan zitten en wachten totdat die kogel door de kerk is. Daarom nu alvast een digitaal archief voor vernietigbare documenten. De inrichting van het digitaal archief zal gaan gbebeuren op basis van werkprocessen. Voor het in kaart brengen en documenteren van de verschillende werkprocessen gebruiken we het DSP van de VNG en VHIC.
Dat betekent dus dat de te bewaren documenten nog steeds op papier zullen worden bewaard de komende twee jaar. Maar ook in het papieren archief vind een omslag plaats. Daar wordt de BAC ook in losgelaten en deze zal ook op basis van het DSP worden ingericht. Met achter iedere DSP categorie de verschillende zaken binnen dat werkproces op chronologische volgorde...
Uiteraard kan de praktijk uitwijzen dat we de plannen gedurende de uitvoering moeten aanpassen, maar dat is ingecalculeerd. Want onthoudt: "Verandering is de enige constante.
-
-
Dag Chris,
Welkom op deze community. Hoe zijn binnen jullie DSP de werkprocessen (categorieën) ten opzichte van elkaar dan hiërarchisch/contextueel geordend?
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
Heb hier weinig aan toe te voegen. Vervanging van te vernietigen documenten is niet simpeler of minder ingrijpend dan de vervanging van te bewaren documenten. Het enige verschil is de externe toetsing door de Provinciale Archiefinspectie (PAI). Maar de eisen die de PAI stelt gelden ook allemaal voor op korte of langere termijn te vernietigen documenten.
-
-
En het is slim om deze procedure alvast op v-stukken te testen, zodat er ervaring mee opgedaan wordt. Als je dan later b-stukken zou willen vervangen kan dat zeer nuttig zijn.
-
Permalink Antwoord van Corné Dekker op
-
Ik zou zeggen: leg bij elk zaaktype een aantal trefwoorden vast. Voor mij zou dat niet hoeven, maar gebruik indien gewenst de BAC ook als trefwoord.
En doorzoek de zaaktypen altijd op trefwoord.
Bij het eerder genoemde voorbeeld van zaaktype taart benoemen we koek en gebak als trefwoorden. En bij het zaaktype koek benoemen we taart en gebak als trefwoorden. Bij beide leggen we indien gewenst ook dezelfde BAC vast.
Dan is alles toch snel terug te vinden via de trefwoorden koek, taart en gebak en indien gewenst de BAC?
Een apart kenmerk BAC lijkt mij dus overbodig.
Of zie ik iets over het hoofd?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
