BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Baseline+ voor gemeenten
Binnen de werkgroep kwaliteit borgen in DMS van de SOD heb ik een eerste opzet gepresenteerd voor de opzet van een Baseline+ (informatiehuishouding) voor gemeenten.
Deze opzet maak ik binnenkort beschikbaar via Google docs zodat gemeente DIV-ers er naar kunnen kijken. Of beter nog, toevoegingen, bewerkingen en suggesties kunnen doen. De redactie van de Baseline+ bestaat uit de deelnemers aan de werkgroep kwaliteit borgen in DMS.
Op 17 maart 2011 hopen we als werkgroep op de bijeenkomst van de Kwaliteitsgroep van de SOD in Woerden de eerste resultaten te kunnen presenteren.
Het uiteindelijke doel is om een compleet ingevulde praktisch toepasbare Baseline+ te realiseren. Ambitieus? Jazeker! Haalbaar? Ja: met hulp van alle DIV-ers uit gemeenteland kunnen we tot iets moois komen. Een model dat praktisch inzetbaar kan zijn.
Waar staat de + voor bij de Baseline+ voor gemeenten?
De + staat voor een aantal extra elementen:
- invoeging/integratie/koppeling Rodin (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer)
aan onderdelen van de Baseline+;
- puntenscore / vaststelling ambitieniveau: in hoeverre wordt voldaan aan de baseline+ en waar willen we uitkomen;
- praktische toepasbaarheid: uitwerkvragen per onderdeel, wat moet er gerealiseerd
zijn/worden;
- risico-analyse en urgentiebepaling: welke risico's zijn er en hoe urgent zijn deze;
- acties: uitwerking mogelijke acties om risico's tegen te gaan;
- Relevantie: hoe relevant zijn de risico's/oplossingen voor de organisatie;
- Tijdplanning/tijdframe: wanneer moet er actie ondernomen worden nu, (n)ooit;
- Prioriteitsbepaling/weging risico's en overzicht totaal risiconiveau.
Beoogde producten:
- Baseline+
- Toelichting op de Baseline+
- Risicomatrix
- Baseline+ Deming cirkel met toelichting
Via deze discussie laat ik weten wanneer de 0.2 versie via google docs beschikbaar komt.
Met vriendelijke groet,
Jinne Stienstra
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jinne Stienstra op
-
Voortgang Baseline+ en ontwikkelingen in het veld
De stand van zaken van de Baseline+ is afgelopen donderdag 13 oktober 2011 (door mij) besproken tijdens de bijeenkomst van de Kwaliteitsgroep van de SOD. Tijdens een presentatie en een workshop is er een koppeling gemaakt met de vernieuwde Baseline van KING (conceptversie 0.99 - deelname in KING Baselinegroep), Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT - gevolgen en rol KPI's) en het meest geschikte startpunt om de informatie(beheer)functie uit te werken/in kaart te brengen.
Verder werden de resultaten van de diverse Baseline+ werkgroepen besproken en heb ik een voorstel gedaan om te komen tot een integratiemodel voor de Baseline inclusief het + gedeelte, RODIN en de KPI's (Key Performance Indicators) die als model door de VNG worden gegeven bij de WRGT. Een aantal conclusies uit de bijeenkomst:- het uitwerksjabloon van de Baseline+ voldeed volgens de deelnemers van de workshop. Het sjabloon geeft meer inzicht in welke vraagstukken komen kijken bij een eventuele implementatie;
- de normen worden verder uitgewerkt volgens het Baseline+ sjabloon;
- via de diverse kanalen worden de verdere uitwerkingen van de (deel) normen bij diverse groepen en op diverse fora geplaatst zodat er op gereageerd kan worden. Hierbij wordt gestart met norm 1;
- KPI's zijn (wettelijk) verplicht maar de Baseline is het beste uitgangspunt als totaalplaatje om je informatie(beheer)functie op orde te krijgen. Dit kost echter wel veel tijd en is een kwestie van lange adem
- een ketenbenadering is hierbij essentieel, aangezien voorkomen moet worden dat de baseline als een DIV-ding gezien wordt binnen de eigen organisatie;
- De baseline kan als basis dienen voor een integratiemodel informatiebeheer waarin ook RODIN en de KPI's worden opgenomen. De baseline bestrijkt namelijk een veel breder gebied dan RODIN en de KPI's.
De powerpointpresentaties, werkgroepresultaten en het concept van de vernieuwde KING Baseline worden komende week beschikbaar gesteld via de Sky Drive van Windows Live. Wie nog geen toegang heeft tot de Baseline+ documenten, kan dit aanvragen via baselineplusgemeenten@hotmail.nl Je ontvangt dan een link naar de documenten.
Met vriendelijke groet namens de Baseline+ redactie
Jinne Stienstra
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
@Jinne Mij is nog niet helemaal duidelijk wat het verschil is tussen de Baseline DIV (KING) en de Baseline+. Wat is het een wel wat het andere niet is?
-
-
@Marco
De Baseline van KING is het theoretische model en geeft op dit moment geen antwoorden op hoe de Baseline in een organisatie te implementeren is. De Baseline+ houdt zich bezig met het implementatievraagstuk van de Baseline. Laten we zeggen het "doen". En is daarmee sterk gericht op de praktijkproblemen. Overigens heb ik het bovenstaande ook al een aantal malen ter sprake gebracht tijdens de Baseline-groep bijeenkomsten bij KING.
Aan de hand van een sjabloon wordt de Baseline per (deel)norm vertaald in:- met RODIN (en in een later stadium de KPI's)
- te beantwoorden praktijkvragen (zowel generiek als organisatiespecifiek)
- inventariseren risico's als niet of deels voldaan wordt aan een (deel)norm
- in kaart brengen oplossingen/acties (generiek als organisatiespecifiek)
- opstellen risicomatrix (tijd x relevantie x urgentie = waardering/weging/prioritering risico's)
- Kwaliteitsborging d.m.v. Baseline+ deming cirkel
- Integratiemodel voor RODIN (digitale archief(beheer)functie) en de KPI's (archief(beheer)functie) omdat de Baseline (informatie(beheer)functie) een breder spectrum bestrijkt.
Dit is dus heel wat specifieker en praktijkgerichter dan het meer theoretische deel 1 en 2 van KING. Je kan de Baseline+ het beste zien als een instrument dat de Baseline van KING gaat vertalen naar de (implementatie)praktijk. Als zodanig zal het wellicht ooit een plaats kunnen krijgen in deel 3 van de Baseline van KING.
-
-
@Jinne Klinkt spannend!
-
-
@Ton @Marco
Smart and Simple maar vooral praktisch toepasbaar. Een echte uitdaging (spannend en interessant) en een boel werk maar als je nooit begint dan kom je ook nooit ergens ;-)
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Waar ik benieuwd naar ben: heeft de kwaliteitsgroep van de SOD gepoogd aansluiting te vinden bij KING om daarmee de + overbodig te maken en de extra elementen in één van de delen van de baseline te krijgen?
-
-
@Ton, helemaal mee eens.
-
-
@Ton @ Mart
De Baseline+ groep ging net een aantal maanden eerder van start dan het KING initiatief.
En ja, er heeft afstemming met KING plaatsgevonden. Al vanaf het begin toen de KING Baselinegroep aan de slag is ging. Ik ben namelijk als deelnemer in de Baselinegroep van KING betrokken bij dit initiatief. Dit voorjaar heb ik op soortgelijke vragen ook als antwoord gegeven.
En ja, vanuit het veld is aangegeven dat dit “goed bedoelde “ initiatief hen verder helpt om van de theorie naar de praktijk te komen. Hieronder vinden jullie een uitgebreidere toelichting en een kort verslag van de laatste bijeenkomst van de kwaliteitsgroep van de SOD. Tot slot geef ik een soort/stelling vraag. Ik ben benieuwd naar de antwoorden.
Zoals ik al in het begin van dit jaar via verschillende kanalen aangaf:, er is geen sprake van dubbele werkzaamheden. De + is een toevoeging en poogt niet een herschrijving van de KING Baseline te zijn maar een brug tussen model/theorie en praktijk. Die is er nu gewoon niet en daar is wel behoefte aan. Vandaar het Baseline+ initiatief dat vanuit de praktijk naar de Baseline van KING bekijkt.
Tijdens de laatste bijeenkomst van de kwaliteitsgroep van de SOD zijn de eerste (uitwerk)resultaten van het Baseline+ sjabloon voorgelegd en tijdens een workshop behandeld. Uitkomst uit deze workshop was dat het sjabloon werkbaar was en dat de resultaten van het sjabloon de deelnemers meer inzicht gaf in de betreffende (deel) norm en wat je daar nu in de praktijk mee moet wil je deze gaan implementeren. De uitwerkingen zijn op zich nog beperkt omdat zoals zoveel zaken het naast de reguliere werkzaamheden gedaan wordt door de werkgroepen.
Daarbij heb ik juist de discussie aangezwengeld tijdens de bijeenkomst (v.d. Kwaliteitsgroep) of de Baseline een juist startpunt is, of juist RODIN of de KPI's enz. om Informatiebeheer goed op orde te hebben. Op mijn voorstel om van de KING Baseline uiteindelijk te komen tot een integratiemodel informatiebeheer waarin ook RODIN en de KPI's zijn opgenomen werd positief gereageerd. Wellicht iets wat voor de toekomst mooi te ontwikkelen is.
Dus als het veld/de praktijk (waar we het voor doen) tijdens de bijeenkomst aangeeft hier mee (Baseline+ sjabloon) uit de voeten te kunnen, dan lijkt mij dat "goed bedoelde" initiatief zinvol.
Waarom? Omdat er eindelijk een poging wordt gedaan om de theorie naar de praktijk te vertalen. En aan dat laatste ontbreekt het nogal eens, alle normen, standaarden, referentiekaders en KPI's ten spijt. Het veld wil weten hoe RODIN, de Baseline, de KPI's geïmplementeerd/toegepast moeten worden op de eigen organisatie en wanneer is daar een keer een helder antwoord op gegeven? Waarschijnlijk nooit, maar wie het weet mag het zeggen.
-
-
@Jinne, ben het met je eens dat er behoefte is aan een 'instrumentarium' waarmee het veld praktisch aan de slag kan. Ik erger me er ook aan dat er steeds maar nieuwe normen, standaards, e.d. over de schutting worden gegooid waar DIV dan vervolgens iets mee moet. Ook voor grote gemeenten als Tilburg is dat een hele kluif. Mijn kritiek heeft meer te maken met het feit dat het ontwikkelen van zo'n Baseline+ nodig is en eigenlijk niet met het initiatief. Het is toch merkwaardig dat een instituut dat werkt voor gemeenten geen rekening wil of kan houden met wat daar op dat terrein leeft.
-
-
Goed nieuws, er is geen kip of ei verhaal. Ik zit ook in de KING Baselinegroep. Het Baseline+ sjabloon kan toegepast worden op de oude en de nieuwe Baseline.... en op RODIN en op de KPI's. Dus ongeacht de inhoud. De + staat puur voor de omzetting van theoretische kaders van welk(e) model/norm naar de praktijk zodat het veld e.e.a. kan implementeren.
-
-
@Mart, je hebt helemaal gelijk. Instituten hebben wel vaker moeite om contact te houden met de weerbarstige praktijk. Maar onze rol is dan om ze daar op te wijzen. "Want tussen Baseline/RODIN/KPI's en Informatiebeheer in de praktijk staat de alledaagse realiteit in de weg en praktische bezwaren". Om maar eens een nieuwe variant op het bekende citaat uit het gedicht "Het Huwelijk" (Willem Elsschot (1882-1960)) te gebruiken.
Mart Mommers zei:
@Jinne, ben het met je eens dat er behoefte is aan een 'instrumentarium' waarmee het veld praktisch aan de slag kan. Ik erger me er ook aan dat er steeds maar nieuwe normen, standaards, e.d. over de schutting worden gegooid waar DIV dan vervolgens iets mee moet. Ook voor grote gemeenten als Tilburg is dat een hele kluif. Mijn kritiek heeft meer te maken met het feit dat het ontwikkelen van zo'n Baseline+ nodig is en eigenlijk niet met het initiatief. Het is toch merkwaardig dat een instituut dat werkt voor gemeenten geen rekening wil of kan houden met wat daar op dat terrein leeft.
-
-
Baseline+ : nieuwe documenten en vervolgtraject
De documenten zijn geplaatst op de Windows Live Sky Drive omgeving. Via baselineplusgemeenten@hotmail.nl kan een link naar de documenten worden aangevraagd.
Het gaat om de volgende documenten:Baseline+ (uitwerk)sjabloon 0.4
Resultaten werkgroepen
Diverse werkgroepen hebben met behulp van het Baseline+ sjabloon een eerste grove uitwerking gemaakt van diverse (deel)normen.Gerelateerde documenten:
Baseline+ presentaties (SOD Kwaliteitsgroep bijeenkomst 13 oktober 2011)
Onderwerpen: 1e uitwerkingen van een aantal baseline normen aan de hand van het Baseline+ sjabloon, Baseline KING, relatie met RODIN, Wet Revitalisering Generiek Toezicht/KPI’s, discussie over startpunt informatiebeheer (Baseline, RODIN of KPI’s) en introductie/voorstel Informatiebeheer integratiemodel.
Binnenkort: Verslag bijeenkomst SOD Kwaliteitsgroep 13 oktober 2011
KING - Baseline 0.99 Conceptversie
KPI’s (VNG-model in het kader van Wet Revitalisering Generiek Toezicht)
Integratiemodel Informatiebeheer (afbeelding)
Vervolgtraject:Aan de hand van het vernieuwde Baseline+ sjabloon zullen de normen nu zo compleet mogelijk op een generiek niveau worden uitgewerkt. Er wordt gestart met (deel)norm 1 van de vernieuwde Baseline van KING. Een (deel)norm uitwerking wordt als eerste in de redactie van de Baseline+ en de Baseline+ werkgroepen besproken. Daarna wordt het beroepsveld van harte uitgenodigd om toevoegingen , wijzigingen en opmerkingen aan te dragen.
Het is dus de bedoeling om op regelmatige basis een (deel)norm te behandelen. Wellicht dat er ook een eerste aanzet wordt gemaakt om het Baseline+ sjabloon ook toe te passen op RODIN en de KPI’s.
De communicatie zal plaatsvinden via de diverse fora, linkedIn discussies, twitter en natuurlijk via baselineplusgemeenten@hotmail.nl.
In de toekomst (2012) volgt een handboek voor het Baseline+ sjabloon, de risicomatrix (+handboek) en Informatiebeheer kwaliteitsborging (+handboek) met behulp van een speciale Deming cirkel. Waarom? Met alleen het vertalen van de Baseline/RODIN/KPI naar je eigen organisatie ben je er niet. Nieuwe ontwikkelingen en risico's zorgen ervoor dat informatiebeheer, -kwaliteitszorg en -borging niet een eenmalige af te handelen zaak is in ons dynamische vakgebied. Met een risicomatrix maak je die ontwikkelingen en (nieuwe) risico's inzichtelijk en met kwaliteitsborging leg je de bereikte resultaten vast.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
