Tijdens onze werkzaamheden bij diverse gemeenten merken wij vaak dat het scannen van fysieke archieven naar het zaaksysteem de nodige vraagtekens oplevert. Medewerkers van de DIV afdeling, maar ook inhuurkrachten, hebben vaak moeite om snel en efficient met een zaaksysteem om te gaan als het gaat om het invoeren van metadata op grote hoeveelheden documenten. De meeste zaaksystemen zijn dan ook niet uitgerust voor deze taak waardoor werkzaamheden onnodig complex worden en daardoor langer duren dan nodig is.

Wij hebben daarom een module ontwikkeld die met al deze nadelen zou moeten afrekenen. Wij hebben 2 scenario's bedacht:

Scenario 1:

- eerst een project benoemen (bijv. Milieudossiers)

- daarna subdossiers en documenttypen benoemen die kunnen voorkomen

- daarna alle fysieke documenten scannen (met scheidingspagina's) en op een netwerklocatie plaatsen

- de applicatie maakt automatisch van iedere map op het netwerk een subdossier aan

- de gebruiker kiest documenttypen en vult handmatig de metadata aan

- de beheerder importeert de hele set in 1x in het zaaksysteem 

Scenario 2:

- eerst een project benoemen (bijv. Milieudossiers)

- de beheerder maakt met de applicatie een selectie van dossiers/zaken uit het zaaksysteem

- alleen de noodzakelijke metadata (attributen, velden, kenmerken) worden ter bewerking aan de gebruiker(s) getoond

- de applicatie exporteert de hele set naar een XML bestand (met of zonder documentinhoud)

Algemeen

• metadata kunnen vrij bewerkt worden
• metadata kunnen vrij of verplicht zijn
• extractie van metadata is optioneel (bijv. BSN, postcodes enz.)
• digitaal document staat continue op scherm
• meerdere gebruikers kunnen gelijktijdig aan het project werken
• managementrapportage op voortgang is ingebouwd
• scan-on-demand met tussentijdse export naar zaaksysteem mogelijk

Door de reeds aanwezige koppeling met o.a. Corsa, Verseon, Sharepoint en InProces kunnen velen reeds geholpen worden.

Uit een pilot blijkt dat de doorloopsnelheid van een dergelijk project enorm toeneemt en dat de kosten van import/export met consultancy vrijwel volledig wegvallen.

Tot slot zijn wij voornemens om deze module, maar in de toekomst wellicht ook andere reeds bestaande modules zoals Digitale Postkamer, Social Media, Document Workflow, voor een zeer laag jaarlijks bedrag ter beschikking te stellen aan een groep gemeenten die hiervan gezamenlijk gebruik maken. Deze groep zou dan wel een minimum aantal deelnemers  moeten hebben (minimaal 20) om de ontwikkeling rendabel te houden.

Ik verneem dan ook graag reacties uit gemeenteland die ons in staat stellen om een beeld te vormen voor dit concept.

Met vriendelijke groet,

John Keulen

john.keulen@ecmprosolutions.com

Algemeen Directeur ECM Pro Solutions