BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
AVG en Archiefwet: personeelsdossiers
KVAN/BRAIN 7 december 2017
Interessante discussie vandaag bij @archiefbrain: is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.
Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig. Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link).
Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.
Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.
Vernietigen van personeelsdossiers
De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.
Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen: Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.
De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.
Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS.
Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.
Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.
Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.
Je kunt niet meer reageren op deze discussie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
ging iets verkeerd
-
-
Permalink Antwoord van Barbara Brandt op
-
AVG%20in%20aantocht%20-%20Archievenblad%20nr%208%202017.pdf
Ik weet niet of bijgevoegd artikel bekend is, maar zeker interessant irt het onderwerp.
-
-
Permalink Antwoord van 00edzraej7x9x op
-
Toch mis ik hier eigenlijk de argumentatie waarom (een deel van) het personeelsdossiers na ontslag nog tien jaar bewaard moet blijven. Lopende verplichtingen zullen met een vernietigingstermijn van 1 jaar (+1) ook wel afgevangen kunnen worden en uitzonderingen op basis van het administratief belang zijn mogelijk, dus waarom zou je dan tien jaar na uitdiensttreding nog iemands aanstellingsgegevens etc. willen kunnen overleggen?
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Wouter, na een zeer lange procedure is zeer recent in overleg met alle partijen de selectielijst vastgesteld, ik heb jouw argument niet voorbij zien komen. Wat wel voorbij kwam, was de onduidelijkheid met betrekking tot PD's met gevaarlijke stoffen, zie eerdere bijdrage.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-en-gevaa...
Dan de vraag welke PD's bewaar je vanwege het historisch belang, alleen burgemeesters of ook wethouders?
-
-
-
Maar zou dan bij die totstandkoming van de nieuwe selectielijst min of meer automatisch de tien jaar termijn uit de vorige selectielijst(en) overgenomen zijn, die - als ik goed ben geïnformeerd - toch vooral gebaseerd is op de problematiek rond pensioenaanspraken (die inmiddels geheel tot het verleden behoort)? Waarmee wellicht de ratio onder die tienjaartermijn dus inmiddels allang verdwenen is?
Ik wist overigens niet eens van het bestaan van personeelsdossiers van burgemeesters en wethouders. Die hebben wij - bij mijn weten - helemaal niet.
-
-
-
@Kees-Jan, wat is de overweging van VHIC in deze geweest? Kan jij dat nader duiden ?
-
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Bij de tot stand koming van de selectielijst is inderdaad gekeken naar de oude bewaartermijn van 10 jaar. Daarbij zijn wel een aantal werkprocessen (zoals functioneringsgesprekken) specifiek benoemt en hebben een eigen (kortere) bewaartermijn gekregen. De termijn van 10 jaar heeft nog steeds betrekking op rechtspositionele regelingen waar een (oud) medewerker aan kan hebben meegedaan. Pensioenen zijn daar 1 van.
We hebben bij het opstellen ten eerste gekeken naar de financiële bewaartermijn van 7 jaar en hebben toe gekeken of dat volstond. In de praktijk kwamen we echter gevallen tegen waarbij werd teruggegrepen op afspraken die ouder waren dan 7 na jaar na het einde van het dienstverband. Op basis van de risicoanalyse kwamen we toen uit op 10 jaar. 20 jaar was de andere optie maar dat werd als veel te lang beoordeeld.
De problemen met de pensioenen dateren alweer van 15 jaar geleden waarbij gemeenten niet konden vertrouwen op gegevens van de ABP. PD-dossiers zijn toen zelf 75 jaar bewaard. Dat speelt inderdaad niet meer, maar daar heeft de bewaartermijn van 10 jaar dus niks mee te maken gehad.
-
-
-
-
Permalink Antwoord van Mathieu Paapst op
-
Jammer dat ik nu pas bij toeval dit bericht van Yvonne lees. In mijn presentatie is duidelijk terug te zien dat ik aangeef dat de AVG inderdaad voorgaat op de archiefwet, maar dat er wel degelijk beperkingen in de AVG zijn opgenomen ten gunste van archivering. Hoe het ook zei, laat ik dan alsnog maar een duit in het zakje doen:
Dit zegt de Autoriteit Persoonsgegevens erover:
=============================================================
Hoe lang mag mijn werkgever de gegevens in mijn personeelsdossier b...
Dat hangt af van het soort gegevens. Uw werkgever is wettelijk verplicht sommige gegevens uit uw personeelsdossier een bepaalde tijd te bewaren. Zo moet hij gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, 7 jaar bewaren nadat u uit dienst bent. Loonbelastingverklaringen en een kopie van uw identiteitsbewijs moet uw werkgever 5 jaar na het einde van uw dienstverband bewaren.
Voor sommige gegevens uit uw personeelsdossier bestaan geen wettelijke bewaartermijnen. Voor die gegevens geldt over het algemeen een bewaartermijn van 2 jaar nadat uw dienstverband is beëindigd. Zijn de gegevens al eerder niet meer nodig? Dan moet uw werkgever ze direct verwijderen.
Voorbeelden van dit soort gegevens zijn: verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken, arbeidsovereenkomsten en wijzigingen hierin, correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag, afspraken over werkzaamheden voor de ondernemingsraad, getuigschriften en administratieve verzuimgegevens.
===================================================
Bovenstaande komt overeen met wat ik vertelde tijdens de presentatie. Ik gaf aan dat het uitgangspunt zou moeten zijn om te vernietigen zodra de documenten met persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn. En hoewel de AP schrijft dat het direct verwijderd moet worden, gaf ik tijdens de presentatie aan dat je in de praktijk een half jaar zou kunnen aanhouden. In sommige gevallen is er uiteraard een wettelijke verplichting cq grondslag tot het langer bewaren van persoonsgegevens. Dit heb ik ook aangegeven tijdens de presentatie (zie slide over grondslagen). Voor documenten die iets zeggen over het werken met gevaarlijke stoffen is die grondslag bijvoorbeeld te vinden in het Arbeidsomstandighedenbesluit. Dat de selectielijst dat (met verwijzing naar het arbeidsomstandighedenbesluit) herhaalt is uiteraard mooi, maar dat maakt nog niet dat de selectielijst daarmee zelfstandig de wettelijke grondslag geeft om een persoonsgegevens 40 jaar te bewaren.
En ja, ik ben inderdaad van mening dat sommige bewaartermijnen uit de selectielijst (en zeker waar er geen sprake is van een achterliggende wettelijke bewaarplicht) expliciet tegen het AVG- licht gehouden moeten worden. Ik begrijp dat dit gevoelig ligt bij personen die zich intensief met de lijst hebben beziggehouden, maar zie gelukkig in deze discussie dat anderen hier ook terecht vragen over stellen.
-
-
-
@Matthieu, het is de vraag welk belang je zwaarder laat wegen, het recht op informatie of het recht op privacy. Dat heeft niets te maken met gehechtheid over het samenstellen van selectielijsten. Die komen overigens zeer zorgvuldig tot stand.
In het geval van gevaarlijke stoffen bij PD's van Defensie hadden betrokkenen graag geweten wat daadwerkelijk is gebeurd. Wanneer we jouw lijn gaan volgen, weegt privacy zwaarder.
Dat geldt niet alleen voor dit soort dossiers, maar ook bijvoorbeeld voor kinderbescherming. Weten wat er in verleden is gebeurd, helpt echt om met dit verleden om te gaan. Vaak begint het besef bij burgers door te dringen wanneer ze de vijftig zijn gepasseerd, maar dan is het te laat, de dossiers zijn vernietigd.
En ja, ik laat het recht op informatie en transparantie door burgers zwaarder wegen. Vernietiging van informatie is de beste manier om burgers de toegang tot informatievte weigeren.
Zie ook http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/zembla-defensie-verwijder...
-
-
Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op
-
Eens met Yvonne, ik had ook hogere verwachtingen van de kennisbijeenkomst dan werden ingelost. Maar nu ik zelf in de materie ben gedoken, heb ik toch ook wel profijt van de presentatie van dhr. Paapst.
Zijn oproep om bij het opstellen van selectielijsten héél goed te laten op de Avg steun ik van harte. De relatie is overigens volgens mij indirect: bij het opstellen van de selectielijsten zijn er altijd twee 'hoofdbelangen' , het administratief belang (dat leidt tot vernietigen-V.) en het cultuurhistorisch belang (dat leidt tot bewaren- B.).
Het administratief belang moet (het vervallen van) de verwerkingsgrondslag en doelbinding incorporeren. Daaruit volgend zijn dan de bewaartermijnen vast te stellen. Of men kiest voor de waardering B indien er (toch) sprake is van een cultuurhistorisch belang. Die keuze vergt m.i.dan wel grondige motivatie (en de nodige beschermende maatregelen natuurlijk). Het is voor mij dan de vraag of personeelsdossiers van burgemeesters (of dijkgraven, of andere bestuurders of 'beeldbepalende' ambtenaren dan wel bewaard zouden moeten worden, zeker als de inhoud zeer summier is.
De afdeling Rechtspraak van de Raad van State heeft al uitgesproken dat archivering geen verwerkingsgrondslag-op-zich is. Archivering volgt altijd op eerdere verwerkingen (met grondslag). Voor mij is duidelijk dat deze redenering moet worden doorgetrokken: vernietigen volgt uit het vervallen van de verwerkingsgrondslagen.
Alleen zou je het op B. waarderen van documenten/dossiers/ processen/zaaktypen etc. kunnen zien als het aanbrengen van een nieuwe verwerkingsgrondslag. Dit vind (in mijn interpretatie) steun in art. 89 Avg. Eigenlijk vreemd dat daarin niet expliciet wordt gemaakt dat tussen de creatie/ behandeling en de opname in een archiefbewaarplaats een waarderings-beslismoment zit, nl. de vaststelling van selectielijsten. Daar heb ik helaas ook geen bepaling over gezien in de Uitvoeringswet Avg. Misschien goed om daar de Tweede Kamer nog op te wijzen? Daar kan nog reparatie plaatsvinden....
-
-
-
Het zou mooi zijn als in specifieke wetgeving aandacht is voor gegevens en bewaartermijnen, wat overigens al voor veel wetgeving al . De CAR UWO zou zoiets voor de personeels gerelateerde gegevens kunnen bepalen, dan is de discussie ook weg. Over die specifieke bepalingen moeten dan functionarissen nadenken die nu bij de Selectielijsten zijn betrokken. Dan zullen er nog wel een aantal processen zijn die niet vanuit specifieke wetgeving voortkomen, daar moet dan ook wat voor worden bedacht. Maar dan gaan we wel toe naar privacy en archivering by design.
-
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- 4
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
