BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
AVG en Archiefwet: in principe onverenigbaar?
In juni 2017 schreef ik op dit forum dat er nog veel onduidelijkheden zijn met betrekking tot de AVG in relatie tot de Archiefwet. Weliswaar zijn in de AVG voor de archivering zelf op grond van de Archiefwet wat bepalingen opgenomen:
Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.
Echter kijken we naar de uitvoeringsregels die Nederland op grond van de AVG heeft vastgesteld lijken we wat openbaarheid te worden geconfronteerd met een heel andere werkelijkheid. De uitspraak van de Raad van State van afgelopen maart 2017 lijkt daar een voorbode van te zijn: De Archiefwet is geen excuus voor privacy schending. Ook voor de WOB heeft de Autoriteit Persoonsgegevens al een richtlijn aan de VNG afgegeven:
Het belang van openbaarheid vereist niet dat bekend wordt wie de brief heeft geschreven, waar die persoon woont en hoe zijn/haar handtekening eruit ziet.
Een dergelijke instructie voor de Archiefwet is niet bekend. Wat al wel bekend is, zijn de uitvoeringsregels die als gevolg van de AVG in werking treden op 25 mei 2018. Deze regels zijn als bijlage tot deze discussie opgenomen.
De weging ten behoeve van de uitzondering op het verbod van verwerking van bijzondere persoonsgegevens voor archivering in het algemeen belang, zoals voorgeschreven in artikel 9, tweede lid, onder j, van de verordening, zal worden geconcretiseerd in een bepaling in de Archiefwet 1995. Voor een aantal specifieke archiefwettelijke verwerkingen zal het verbod buiten toepassing worden gesteld. Daarnaast is het wenselijk om ook in het kader van de verwerking van strafrechtelijke gegevens ruimte voor archiefwettelijke handelingen te behouden. Vanuit beleidsneutraal perspectief is het wenselijk om voor strafrechtelijke gegevens bij verwerking voor specifieke archiefwettelijke verwerkingen hetzelfde regime te gebruiken als voor de bijzondere persoonsgegevens. Een en ander betekent dat het huidige artikel 2a van de Archiefwet 1995 zal worden geactualiseerd. Dit zal in de aanpassingswet worden meegenomen.
Er komt dus een aanpassing van de Archiefwet aan. De vraag is of de uitzonderingsgrond beperkt blijft tot de verwerking van de (bijzondere) persoonsgegevens of mag actief openbaar maken ook nog? De Archiefwet wordt ook wel een openbaarheidswet genoemd, na opname in de archiefbewaarplaats zijn archiefbescheiden in principe openbaar. Daar lijkt nu wel een einde aan een tijdperk te komen of schat ik een en ander te zwaar in ?
Hoewel het archiefwezen er volledig op ingericht is om aan dergelijke verzoeken tot kennisneming te voldoen, geldt ook hier dat die dienstverlening niet onbegrensd is. Dat geldt zowel voor verzoeken die op de Archiefwet 1995 zijn gebaseerd als voor verzoeken die hun basis vinden in artikel 35 van het onderhavige wetsvoorstel.
- Bijlagen:
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Er zit zeker spanning tussen de Archiefwet en de AVG/Uitvoeringswet AVG. Ik denk inderdaad dat er meer beperkingen aan de openbaarheid gesteld gaan worden, ook omdat de AVG boven de Archiefwet gaat. Archiefinstellingen zullen beter moeten onderbouwen waarom bepaalde informatie gearchiveerd moet worden (motivering maatschappelijk belang) en bij overdracht meer afspraken moeten maken over openbaarheid, waarbij gekeken wordt naar de AVG.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Marieke, dankjewel. Ik heb zelf al wel een signaal aan KING afgegeven via deze enquête.
http://api.ning.com/files/kXJYJFV3jL5omlEdsbSpfx9IazV0OcB3tFixH66In...
__Ik ben bang dat we straks naar een Belgische Archiefwet kunnen overgaan met een overbrengingstermijn van 100 jaar...
-
Permalink Antwoord van Erik Kraai op
-
In de uitvoeringswet Avg en de toelichting op de aanpassing van artikel 2a Archiefwet, zie ik niet zo direct dat dat het basisprincipe van de Archiefwet (openbaar, tenzij) niet meer zou gelden. Overbrenging naar een archiefbewaarplaats betekent in principe dat de archiefbescheiden openbaar zijn, tenzij er beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Wanneer archiefbescheiden bijzondere persoonsgegevens bevatten is een beperking wellicht op z'n plaats. Is dat niet het geval, dan kunnen de archiefbescheiden openbaar zijn. Dat sluit in ieder geval aan de huidige werkwijze. De materiële normen van de Avg zijn grotendeels hetzelfde als die onder de Wbp. Ook de Uitvoeringswet Avg benadrukt het beleidsneutrale perspectief.
De RvS heeft in zijn uitspraak aangegeven dat er voor een verwerking van bijzondere persoonsgegevens altijd een wettelijke grondslag nodig is. Wanneer er geen grondslag is, mogen de persoonsgegevens volgens de RvS ook niet worden verwerkt. In hoeverre deze uitspraak invloed heeft op de openbaarheid van archieven is mij niet helemaal duidelijk.
Overigens is de Uitvoeringswet Avg nog niet door de Kamers, dus of dit de definitieve tekst zal zijn staat nog niet vast.
Zie ook de artikelen in het Archievenblad over de Avg:
- Archievenblad (2016) nr. 6, blz. 26-27
- Archievenblad (2016) nr. 9, blz. 24-25 en
- Archievenblad (2017) nr. 8, blz. 22-23
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Ik denk dat we niet te moeilijk moeten gaan doen. Alles wat ik lees heeft betrekking op het gebruik van persoonsgegevens, niet om de opslag. Het enige wat bovenstaande verhaal zegt is, dat persoonsgegevens niet in documenten/bestanden moeten voorkomen die openbaar worden gemaakt. Dat houdt in dat er voordat een document openbaar wordt gemaakt persoonsgegevens geanonimiseerd moet worden. Dit heeft geen invloed op de persoonsgegevens die je bewaart in het archief.
De enige invloed die de AVG heeft op het archief, is dat je ervan bewust moet zijn dat er persoonsgegevens in je archief aanwezig zijn en dat je bij het bewaren van archief je moet afvragen of bepaalde persoonsgegevens daarin mogen worden opgenomen. Als dat aan de voorkant goed geregeld is, is het openbaar maken van een archief niet lastig.
-
-
Dank voor jullie reacties. Ik deel jullie optimistische visie niet dat het mee gaat vallen. Lidstaat Nederland heeft gekozen voor strenge uitvoeringsregels. Afgelopen jaren zijn gemeenten en archiefdiensten zich gaan richten op actieve openbaarheid. Moest je vroeger moeizaam informatie zoeken, de drempel om die informatie te vinden is veel lager geworden. Financieel en technisch is het op dit moment niet realistisch om te denken dat je al die kilometers papier kunt gaan pseudonimiseren. Wanneer nu archiefdiensten worden gedwongen vanwege de melding van een datalek bestanden ouder dan 75 jaar offline te halen, moeten er misschien bij anderen ook wel alarmbellen gaan rinkelen? Het verwerken van gegevens is iets geheel anders dan het ter beschikking stellen van gegevens, dat is in de huidige Wbp ook al zo.
-
-
Dat laatste is niet helemaal waar: onder de AVG is het raadplegen van gegevens ook een vorm van verwerking. Als je persoonsgegevens beschikbaar stelt, is dat dus ook een vorm van gegevensverwerking.
Daarnaast: de AVG is niet van toepassing op personen die overleden zijn. Ik denk dat je bestanden ouder dan 75 jaar wel redelijk veilig online kan laten.
Het probleem zit em dus in het recentere archief en dat kan inderdaad nog wel iets zijn. Het probleem zit em dus in archieven die al openbaar zijn en persoonsgegevens bevatten die daar niet in mogen staan. Dit is overigens geen probleem wat de AVG brengt, maar wat onder de WBP ook al bestond, alleen stonden we er niet bij stil.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Op een of andere manier zien we in Nederland toch altijd weer kans om het voor de uitvoerende overheidsdiensten nog verwarrender te maken. Nog even en we moeten persoonsnamen ook uit geschiedenisboeken te halen en in plaats daarvan refereren naar "hij die niet genoemd mag worden". ;-)
-
-
@Keess-Jan, misschien toch je beeld bijstellen, zie mijn bijdrage over gezinskaarten ouder dan 75 jaar. http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gezinskaarten-wel-of-niet-g...
-
-
Uitzonderingen daar gelaten dus..........
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
De AVG maakt geen onderscheid tussen persoonsgegevens in elektronische of analoge bestanden. Raadpleging van persoonsgegevens op de studiezaal van een archiefinstelling kan ook al een datalek zijn. Dat vind ik ook wel een dingetje. Bij de openbaarheidsbeperkingen van de analoge bestanden keken we voornamelijk naar de aard van de stukken (functie van een gebouw bij bouwvergunningen), niet zozeer of persoonsgegevens (n.a.w. aanvrager etc.) in het bestand zijn opgenomen. Ik ben er nog niet achter welke persoonsgegevens je openbaar kunt maken van nog levende personen. De AVG zegt daar volgens mij niets over en is vrij strikt. Ik ben ook bang dat bij een strikte naleving van de AVG veel meer bestanden een beperking op de openbaarheid krijgen als dat we nu opleggen. Als het aan de voorkant bij de archiefvormer goed is geregeld/ingericht/toegepast heb je daar gedurende de bewaartermijn van bestanden profijt van. Juist omdat we er in het verleden niet al te strikt mee zijn omgegaan moet je volgens mij een soort en met impact bepaling doen over de bestanden die nu in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen, zowel die van de overheden als van particulieren.
In het archievenblad stond laatst een artikel over een rechterlijke uitspraak dat de archivaris geen inspanningsverplichting heeft om een authentiek bestand te anonimiseren voor inzage in het kader van de Archiefwet. Dat kan voor een vreemde situatie zorgen dat bij de archiefvormer recht op (geanonimiseerde) informatie (WOB) is en na overbrenging toegang geweigerd kan worden!!
Bestanden ouder dan 75 jaar kan dus persoonsgegevens bevatten van nog levende personen. Het openbaar maken daarvan is een risico afweging die je kan/moet maken met je FG en eventueel vooraf met de AP. De AVG kan een boetemaatregel opleggen en de rol van het CBP, nu AP is actiever en wil je niet op worden aangesproken dat je iets onrechtmatigs hebt gedaan.
Momenteel doen we ook dienstverlening op de studiezaal en stellen bestanden beschikbaar waar persoonsgegevens in zitten van nog levende personen. Dit heeft bij ons tot nu toe nog nooit tot klachten of aanschrijvingen geleid.
En ja, dat zag ik ook al ergens staan, wanneer is iemand een historisch of wetenschappelijk onderzoeker?
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
is de AVG ook van toepassing op reeds overgebrachte bestanden?
-
-
@Hans Pieterse, ik deel je opvatting dat het zeer gecompliceerd wordt zeker met een onduidelijk begrippenkader. Voor ons heeft het er toe geleid dat we op 2 januari 2018 geen Openbaarheidsdag meer houden, meer bestanden gaan op slot dan bestanden openbaar worden gemaakt. Dan worstelen we ook nog met de vraag hoe de Archiefwet wordt aangepast? We weten het niet en met de aanpassing van artikel 2a ben je er niet.een ding is zeker, dit wordt een arbeidsintensief vraagstuk.
En dat geldt niet alleen voor archiefdiensten. Vorige week vernam ik dat een gemeente het huidige zaaksysteem AVG Proof moet maken.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
