BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Autorisatie rechten in zaaksysteem

Onze gemeente heeft een autorisatiestructuur/- model als kwaliteitsproduct vastgesteld op basis van het Besluit informatie- en archiefbeheer door de gemeentesecretaris, gehoord de archivaris. Hierbij zijn een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten bepaald, zoals de rechten worden toegekend voor de behandeling van zaken op basis van taak en taakgebied en dit wordt in principe ingeregeld per zaaktype. De behandelgroepen en rollen worden bepaald op basis van de autorisatiestructuur en zo ingericht. Dit betekent niet een autorisatie op basis van een heel team, maar op basis van functierol.
Voor een verzoek om "meer" rechten dan nodig is voor behandeling van zaken, zoals inzagerechten in alle zaken, ook de vertrouwelijke, door concern control en de algemeen directeur, willen wij gespecificeerd en onderbouwd hebben en hiervoor een aanvullend besluit laten nemen.

Wie heeft ervaring met een vergelijkbaar verzoek en hoe is dat opgepakt?

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Ester de Groot - van Rooij op 14 Februari 2022 op 13.30

Goedemiddag

Gemeente Kaag en Braassem werkt met Djuma.

Als organisatie eenheden hebben wij Zaaktypegroepen gebruikt waarbij een aantal zaaktypen met een zelfde strekking in de zelfde zaaktypegroep vallen. (bijvoorbeeld alle vergunningen)

Iedere medewerker heeft toegang tot de zaaktypegroepen van zaaktypen waarvan hij behandelaar is/kan zijn.

Het is ook mogelijk om een intern adviseur aan te wijzen op een zaak zodat diegene toch rechten krijgt op de zaak terwijl hij niet tot de zaaktypegroep behoort.

Afhankelijk van de rollen van een medewerker krijgt hij verschillende autorisaties: behandelen, adviseren, kopiehouder etc.

De autorisaties zijn erg gericht op de persoon en niet zo zeer op de functie die hij vervult. Ik ben erg benieuwd hoe dat anders zou kunnen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Februari 2022 op 13.30

Zie ook eerdere tip Martijn Kerkhof

De beste methode is om de autorisatie aan de zaaktypen, of beter nog de zaaktypegroepen, te hangen. Daarnaast baseer je dit op rollen in het proces. Met de stap naar zaakgericht werken gaat een organisatie meer procesgericht werken. Vaak denkt men in hierarchische lijnen, maar als je dan doorvraagt speelt men voor individuele processen weer dingen onderling door. Je hebt dus de flexibiliteit nodig.

Hiermee los je ook het probleem van de reorganisaties op. Let wel op dat je niet de aap op de mouw krijgt van het speuren naar proceseigenaren. Als FB moet je dus eigenlijk ook het standpunt innemen dat als er geen eigenaar is, het niet gebouwd of beheert gaat worden.

Even een heel praktische vertaling. Je rollen/rechten kunnen er dan bijvoorbeeld zo uit gaan zien.

Zaaktypegroep 1 - Behandelaar fase 1 - Lezen, schrijven, aanmaken
Zaaktypegroep 1 - Behandelaar fase 2 - Lezen, schrijven, aanmaken
Zaaktypegroep 1 - Accordering - Lezen, Schrijven
KCC medewerker - Lezen
DIV medewerker - Lezen, schrijven, aanmaken, verwijderen

Inrichtingssystematiek zaaksysteem - BREED - over de grenzen van in...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Anneke Talens- Smit op 14 Februari 2022 op 14.22

Wij hebben bewust niet gekozen voor een autorisatie op teamniveau. Dit is niet de meest vaste structuur; denk aan reorganisaties. De autorisatie is gekoppeld aan zaaktypen. Zaakgericht werken kan afdelings of teamoverstijgend zijn. In een behandelgroep/rol kan een team zitten, een deel van een team, een paar medewerkers uit een team of een paar medewerkers uit meerdere tams.

Ook wij kunnen binnen een zaak een zaakbehandelaar toevoegen; dit kan op zaakniveau of op een subzaak via bijvoorbeeld advisering.

Het gaat mij echter om hoe andere gemeenten omgaan met verzoeken uit de organisatie om "meer" rechten dan nodig is voor de behandeling van een zaak. Denk aan concern control of een algemeen directeur die leesrechten vraagt op alle zaken, inclusief de vertrouwelijke zaken.
Hierover wil ik graag wat meer informatie.

Yvonne Welings zei:

Zie ook eerdere tip Martijn Kerkhof

De beste methode is om de autorisatie aan de zaaktypen, of beter nog de zaaktypegroepen, te hangen. Daarnaast baseer je dit op rollen in het proces. Met de stap naar zaakgericht werken gaat een organisatie meer procesgericht werken. Vaak denkt men in hierarchische lijnen, maar als je dan doorvraagt speelt men voor individuele processen weer dingen onderling door. Je hebt dus de flexibiliteit nodig.

Hiermee los je ook het probleem van de reorganisaties op. Let wel op dat je niet de aap op de mouw krijgt van het speuren naar proceseigenaren. Als FB moet je dus eigenlijk ook het standpunt innemen dat als er geen eigenaar is, het niet gebouwd of beheert gaat worden.

Even een heel praktische vertaling. Je rollen/rechten kunnen er dan bijvoorbeeld zo uit gaan zien.

Zaaktypegroep 1 - Behandelaar fase 1 - Lezen, schrijven, aanmaken

Zaaktypegroep 1 - Behandelaar fase 2 - Lezen, schrijven, aanmaken

Zaaktypegroep 1 - Accordering - Lezen, Schrijven

KCC medewerker - Lezen

DIV medewerker - Lezen, schrijven, aanmaken, verwijderen

Inrichtingssystematiek zaaksysteem - BREED - over de grenzen van in...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kirsten van Opijnen op 7 Maart 2022 op 16.40

Hallo Anneke,

Wij hebben dit. Onze bureau gemeentesecretaris (ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming) heeft bijvoorbeeld alle rechten, want anders kunnen zij hun taken niet uitvoeren. Ook onze DIV-ers bijvoorbeeld. Het is lastig gebruikersondersteuning op het zaaksysteem te geven als je zelf nergens bij kan. Wij hebben dit voorgelegd aan onze gemeentesecretaris (althans toen het directielid die erover ging) en de FG en de CISO. Dit ging bij ons via de e-mail en hebben we opgeslagen in het zaaksysteem. Als wij nu iemand krijgen die zegt: IK MOET OVERAL BIJ! dan gaan wij (DIV) met diegene in gesprek, leggen zijn argumenten voor aan de CISO en FG (met ons eigen mening erbij) en als die het beide ook akkoord zijn, dan mailen we de gemeentesecretaris. Alles houden we bij in ons autorisatie overzicht/procedure. Concerncontroller en gemeentesecretaris (en loco's) hebben ook overal rechten op.

Wij hebben naast ons autorisatie overzicht en procedure een lijstje toegevoegd met:

- functie

- welke extra rechten zij hebben

- op basis van welke reden zij deze extra rechten nodig hebben.

Althans, toen ik de inrichting van het nieuwe zaaksysteem had gedaan had ik zo'n document/lijstje gemaakt. Ik weet niet hoe up-to-date het is en daarom heb ik ook op het jaarplan voor dit jaar dit document doorlopen neergezet :)