BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Automatische incassokaarten
Ik ben benieuwd hoe er landelijk wordt omgegaan met de bewaartermijn van automatische incasso-opdrachten?
Bij de gemeente Zevenaar wordt er gebruik gemaakt via SEPA Doorlopende machtiging gemeentelijke belastingen, deze machtiging kan voor een zeer lange termijn lopen, Zevenaar heeft dit al vanaf 1992 ingevoerd, en er zijn machtigingen die al vanaf die termijn lopen, hoe lang moet je deze machtiging dan bewaren, ja tot deze wordt ingetrokken, maar dat zou dus wel over 40 of 50 jaar kunnen gebeuren, of nog langer
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
Bij de gemeente Oss hebben we iets soortgelijks: nl. doorlopende ondertekende machtigingskaartjes voor afschrijving van gemeentelijke heffingen. Deze machtigingen lopen totdat ze worden ingetrokken, en dat kan na 30, 40 of zelfs wel 50 jaar gebeuren. Wij zitten ook een beetje met de vraag hoe lang deze machtigingskaartjes (waarvan de eerste dateren van 1998) moeten worden bewaard. Ik denk zelf aan het toepassen van de langste bewaartermijn van 50 jaar, anders zou je deze machtigingen misschien te vroeg gaan vernietigen.
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Ik wil de vraag betr automatische incassokaarten nogmaals aan de orde stellen.
We zijn nu 2 jaar verder misschien zijn er meer organisaties die tegen hetzelfde probleem aanlopen?
Het kan ook zijn dat er organisaties zijn waar deze incasso's niet in een zaaksysteem worden vastgelegd maar rechtstreeks doorgaan naar de afdeling Belastingen.
Wij lopen nu wel tegen het probleem aan bij het opschonen van de DIV werkvoorraad dat de bewaartermijn nu nog staat op 7 jaar, wat volgens mij veel te kort is.
Als je ook digitaal gaat vernietigen zou je dus alles na 7 jaar kwijt zijn, maar als je de langste termijn van 50 jaar aanhoudt zit je dan wel goed?
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
Wij hebben hier recentelijk ook naar gekeken. Ik heb de volgende regels gevonden rondom machtigingen incasso, misschien heb je er iets aan:
- de machtigingen moeten in ieder geval tot 14 maanden na de laatste incasso bewaard worden
- de machtiging vervalt automatisch als er langer dan 36 maanden geen incasso plaats vindt (bron: https://www.abnamro.nl/nl/zakelijk/betalen/sepa/incasso/ontwerp-mac...).
- wanneer er binnen 13 maanden na incasso een 'melding onterechte incasso' gedaan wordt en je kunt de machtiging niet overleggen, moet je het geïncasseerde geld terugstorten (bron: https://www.consumentenbond.nl/betaalrekening/incassomaatregelen)
We hebben nog geen definitieve werkwijze gekozen, maar op basis van bovenstaande denk ik dat we de termijnen het beste kunnen afdekken door per machtiging een dossier te vormen dat 'dynamisch' blijft. Eventuele wijzigingen worden na verwerking toegevoegd in het dossier. Het dossier wordt pas gesloten wanneer er ofwel een intrekking komt (signaal vanuit burger), ofwel wanneer er langer dan 36 maanden geen incasso heeft plaatsgevonden (informatie uit financiële administratie?). Dan pas gaat de bewaartermijn in. Die moet dus minimaal 14 maanden zijn, maar 7 jaar zou beter in lijn zijn met de reguliere termijn die bij financiële gegevens gehanteerd wordt.
Net als Bert ben ik benieuwd naar hoe andere gemeenten hiermee omgaan/hier tegen aan kijken.
-
Permalink Antwoord van Bert Kwant op
-
Een mogelijke optie is om de kaarten te digitaliseren. Dit bespaart je veel ruimte en het kan in 1 doorzoekbaar pdf bestand.
-
-
We hebben deze kaarten al digitaal en als er nieuwe aanvragen komen worden deze gescand en na 3 maanden vervangen, het gaat er nu om hoe lang je deze digitaal moet bewaren!
-
Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op
-
Er is een update van de selectielijst in de maak. Dan wordt ook de automatisch incasso meegenomen.
Gezien de methodiek van de selectielijst zijn er 2 opties: 5 jaar na einde incasso of 7 jaar na einde incasso (14 maanden kan niet vanwege de manier waarop de risicoanalyse werkt). Er wordt geneigd naar 7 jaar omdat sommige incasso niet aan een factuur zijn gekoppeld en dus op zich zelf staande facturen kunnen zijn die 7 jaar bewaard moeten worden in de financiële administratie. Een definitief antwoord komt dus bij de bekendmaking van de update.
-
-
Blijft nog steeds de vraag: hoe lang kunnen incasso's doorlopen voordat ze beëindigd worden!
Deze kunnen misschien wel 50/60 jaar doorlopen.
Hier heb ik nog geen antwoord op gekregen
-
-
Het enige wat ik daarop kan zeggen is verwijzen naar de termijnen die in de SEPA staan:
i. Uiterste termijn waarbinnen een verzoek tot correctie van een onjuiste transactie (geen geldige machtiging) kan worden ingediend door de debetbank bij de bank van de incassant (13 maanden).
j. Een machtiging van die 36 maanden niet is gebruikt vervalt en mag niet meer door de incassant worden gebruikt.Dit houdt inderdaad dat het zou kunnen gebeuren dat een incasso 40 jaar geldig kan blijven.
-
-
Ik nog even gekeken op de site Overheid.nl en kwam zo bij beleidsregels die door de gemeente Weert zijn opgesteld
zie link hieronder
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2015-128759.html
Daar is zelfs vastgesteld dat een automatische incasso kan doorlopen ook al is iemand overleden, deze moet dan door de nabestaanden worden stopgezet.
Dit zou beteken dat we de termijn van 50 jaar bewaren ook niet kunnen aanhouden, maar misschien net als de brondocumenten moeten gaan voor een termijn van 110 jaar?
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Afhankelijk van je DMS/RMA kun je misschien ook de bewaartermijn van 7 jaar laten starten na vervallen van de machtiging? Bijvoorbeeld zoiets?:
- Zet machtigingen bij de administratieve verwerking van het vervallen op afgesloten/vervallen. Met een speciale knop/functie/koppeling, of met het woord 'VERVALLEN' in een bepaald veld?
- Archiveer een afgesloten machtiging automatisch of handmatig in een jaarverzameldossier met bewaartermijn 7 jaar. Of selecteer in januari alle afgesloten machtigingen met één (ingestelde) zoekactie en archiveer ze in het jaarverzameldossier.
Dan zit je ook niet met machtigingen die je (veel) te lang bewaart.
Aandachtspunt / uitzoekpunt is het herleven van een machtiging. Bijvoorbeeld als iemand verhuist, en kort daarna terugkeert. Ik weet dat herleven soms gebeurt, maar weet niet of dat formeel mag.
-
Permalink Antwoord van Kitty Altena op
-
Als de bewaartermijn 7 jaar is, bewaar je de machtigingen toch 7 jaar na beëindiging van de machtiging? Je hebt ze al digitaal, staan ze ook in een zaaksysteem? Dan kun je toch doormiddel van een datumkenmerk (start bewaartermijn na beëindiging/vervallen procesobject) de vernietigingstermijn laten ingaan op het moment van daadwerkelijke beëindiging? De beëindiging van de machtiging is dan de trigger voor het invullen van de startdatum van de vernietigingstermijn van het originele machtigingskaartje.
-
-
De vernietigingstermijn is niet het probleem, het probleem zit er in hoe lang kan een incassomachtiging doorlopen.
Stel ik ben 20 jaar, ik geef de gemeente een incassomachtiging, ik word 90 jaar dan loopt deze machtiging 70 jaar?
Dus wanneer kan ik deze zaak nu afsluiten en evt vernietigen!
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
