BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Audio Notulen uitschrijven?
Op 16 februari is het startsein gegeven voor de WOO (Wet Open Overheid).
Dit betekend o.a. dat gemeenten pro-actief en ongevraagd moeten publiceren.
Dit zal in (bijna?) alle gevallen via de website van de gemeente gaan.
Voor deze website is ook de toegankelijkheids verklaring van toepassing.
Hierdoor dacht ik aan het volgende:
Veel gemeenten publiceren de commissie- en raadsvergaderingen als geluid en/of video file (meestal MP3).
Omdat het een live-verslag is, hoeden er geen notulen te worden goedgekeurd!
Dit is goedkoop en snel, maar maakt doorzoeken bijna onmogelijk.
De toegankelijkheids eis stelt ook, dat informatie voor iedereen beschikbaar en bruikbaar moet zijn.
Dit betekent, dat er naast de audio-notulen ook een uitgeschreven exemplaar moet zijn, iets dat weinig gemeenten doen.
in 2023, wanneer de WOO van kracht wordt (volgens planning) zal er nog veel meer uitgeschreven moeten worden.
Gemeenten gaan geld voor de extra kosten van het rijk krijgen (bron).
Mijn vragen:
- Hoe staan anderen (jullie) hierin, kunnen de opnames vernietigd worden, na het uischrijven? (een PC kan ook voorlezen)
- Het rijk zegt op dat het ontbreken van prioriteit, tijd of kennis bij een overheidsinstantie geen legitieme redenen zijn, om de toegankelijkheidsstandaard niet toe te passen (bron).
Is het verstandig, om alvast te beginnen met uitschrijven, we hebben (nog) maar 2 jaar.
Wanneer het met terugwerkende kracht moet (zeg 5 jaar) en dan alle commissie- en raadsvergaderingen, dan is dat best veel werk.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Vanaf 2020 is het bewaren van alle videotulen voor gemeenten verplicht, voor 2020 ook wanneer er geen besluitenlijsten zijn.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/videotulen-en-de-gemeenteli...
Tot 2012/2013 werden de notulen in extenso uitgeschreven, de audiotulen werden als ondersteuning gebruikt. Daarna werden ze geleidelijk vervangen door besluitenlijsten. Nu zijn sommige gemeenten overgegaan op het alleen videotulen. Daar kan je ook geen handtekening zetten zoals vereist.
Mijn advies is, start gewoon met ondertekende besluitenlijsten op en vast te stellen.
Zie ook: https://vng.nl/sites/default/files/2020-04/factsheet_archivering_au...
De toegankelijkheidsverklaring is iets anders, zie: https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/provincie-worstel...
Voor alle gemeenten wordt aansluiting op PLOOI verplicht, daar lopen proeftuinen voor. Alleen voor het Rijk komt een e-Depotvoorziening vanuit het Nationaal Archief. Andere overheden moeten zelf een oplossing verzinnen. Er is nog geen bewaartermijn vastgesteld hoe lang bestanden in PLOOI moeten worden bewaard.
-
Permalink Antwoord van Ron op
-
Dat betekend dus, dat notulen niet meer toegankelijk zijn voor iedereen, zou dat de bedoeling zijn?
Besluiten- en actielijsen zijn leuk, maar in de notulen staat hoe er tot dat besluit is gekomen.In de huidige regelgeving is nog erg veel onduidelijk..........
Yvonne Welings zei:Tot 2012/2013 werden de notulen in extenso uitgeschreven, de audiotulen werden als ondersteuning gebruikt. Daarna werden ze geleidelijk vervangen door besluitenlijsten. Nu zijn sommige gemeenten overgegaan op het alleen videotulen. Daar kan je ook geen handtekening zetten zoals vereist.
Mijn advies is, start gewoon met ondertekende besluitenlijsten op en vast te stellen.
-
-
Juist niet, publicatie op PLOOI doe je het beste met geschreven besluitenlijsten.
-
-
We praten langs elkaar geloof ik.
Het gaat er om, hoe er tot een besluit is gekomen, en daarvoor heb je het verslag nodig van de vergadering.
Een besluitenlijst is het resultaat van overleg, en het gaat mij juist om het verslag van dit overleg.
In een besluitenlijst staat wat er besloten is, maar niet wie en wat er gezegd is, om tot dat besluit te komen.Zie ook deze link.
Yvonne Welings zei:Juist niet, publicatie op PLOOI doe je het beste met geschreven besluitenlijsten.
-
-
Nu begrijp ik wat je bedoelt, in extenso (volledig) is niet verplicht.
-
-
Dank je Yvonne :-)
Volledig is niet verplicht, dat lijkt mij ook niet mogelijk, maar nu is er vaak alleen een geluidsverslag, dat samen met de agenda alles is.
Er is dus geen verslag geschreven, er staat gewoon niets op papier (of digitaal), behalve de agenda.Dit kwam bij mij naar boven n.a.v. het startschot WOO en dit stuk van de EU comissie.
Er worden nu mensen uitgesloten van de informatie, terwijl de toegankelijkheidsverklaring wel ondertekend is.Is dit dan voer voor juristen?
Yvonne Welings zei:Nu begrijp ik wat je bedoelt, in extenso (volledig) is niet verplicht.
-
-
Zo ik het lees, heeft deze toegankelijkheid geen betrekking op de toegankelijkheid van overheidsinformatie. Wanner dat wel zo zou zijn, volgt altijd een aanpassingswet met de nationale wetgeving zoals we hebben gezien met de aanpassingswet AVG. Toen is artikel 2A van de Archiefwet aangepast.
http://www.digitalespin.nl/DS/Presentaties/Artikelen/2018/3/28_VNG_...
-
-
Hoe is dan de relatie met de Archiefwet?
-
-
Naar mijn mening, zal dit dan ook (mede) gearchiveerd moeten worden.
Mogelijk is archivering via de website archieven mogelijk.
-
-
Archiefweb biedt goede mogelijkheden, zie ook hun laatste nieuwsbrief.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
