BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archivering van documenten Key2Burgerzaken
Beste collega's,
Wij zijn als DIV afdeling aan het bekijken hoe documenten in vak-applicaties worden gearchiveerd.
Met name de applicatie Key2Burgerzaken, daar zitten documenten in die 'digitaal' voor een lange tijd moeten worden gearchiveerd. Zijn er collega's vanuit gemeenten die ons kunnen vertellen hoe zij dat hebben geregeld? (E-depot of een ander digitaal archief) Is er iemand die weet hoe Centric daarmee omgaat? Hoe is de borging daarvan? Met al die documenten die in Key2Burgerzaken zitten en blijvend dienen te worden bewaard.
Even voor de duidelijkheid, we hebben het niet over de archivering van fysieke documenten, over het vervangingsbesluit, maar puur over de documenten die 'digitaal' in Key2Burgerzaken worden bewaard.
Ik ben benieuwd naar de reacties of er collega's zijn die daar al mee bezig zijn geweest.
Hartelijke groet,
Erik
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Mocht je een abonnement hebben, dan kan je deze link gebruiken om te beoordelen of de brondocumenten authentiek zijn.
Beoordeling buitenlandse brondocumenten - Checklists - VIND Burgerz...
In plaats van koppelingen wordt steeds meer met een RPA gewerkt.
Stand van zaken robotisering, wie deelt ervaringen? - BREED - over ...
-
Permalink Antwoord van Erik Huurman op
-
Yvonne,
Dank voor je reactie maar dat zoek ik niet, ik ben meer geïnteresseerd in de digitale archivering van Key2Burgerzaken en de borging daarvan. Naar het schijnt zit daar geen RMA achter of wat dan ook. Momenteel wordt de vraag ook bij Centric neergelegd maar wij zijn ook geïnteresseerd of er collega's zijn die hier al mee te maken hebben gehad. Het is allemaal leuk en wel, archiveren bij de bron, maar we willen ook graag weten of het goed te borgen is en dat er enige toezicht op te houden is.
Yvonne Welings zei:Mocht je een abonnement hebben, dan kan je deze link gebruiken om te beoordelen of de brondocumenten authentiek zijn.
Beoordeling buitenlandse brondocumenten - Checklists - VIND Burgerz...
In plaats van koppelingen wordt steeds meer met een RPA gewerkt.
Stand van zaken robotisering, wie deelt ervaringen? - BREED - over ...
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Hoi Erik,
Ik ben bang dat er maar weinig mogelijk is. In 2021 heeft Centric een whitepaper gepubliceerd mbt hun applicaties. Zie hier: http://www.breednetwerk.nl/xn/detail/2537796:Comment:248983
Zoals te lezen valt was er op dat moment geen mogelijkheid om gegevens te beheren. Of dat nu nog steeds zo is weet ik niet. Dat zou je wellicht bij Centric kunnen navragen.
Gegroet Jan-Jaap
-
-
Er is altijd meer mogelijk dan je in eerste instantie denkt. Eventueel door inzet van aparte tools voor specifieke beheerhandelingen, zoals een RPA-olossing zoals Yvonne al suggereerde (bijvoorbeeld voor vernietiging) of een rapportagetool (voor kwaliteitsmonitoring). Of door het beheer niet vanuit de frontend te regelen, maar rechtstreeks op de backend. Maar dan moet je als DIV wel actief meehelpen met het inrichten van de archieffunctie op het moment dat de applicatie wordt aangeschaft en geïmplementeerd (archiveren by design) en zorgen dat daar eisen voor worden geformuleerd en ontwerpkeuzes voor worden gemaakt.
Erik, zijn jullie als DIV destijds betrokken geweest bij de inrichting van Key2Burgerzaken? Want als dat niet zo is, dan is de kans inderdaad groot dat er weinig geregeld is. En dan denk ik dat je vooral een organisatorische uitdaging hebt om als DIV beter in positie te komen aan de voorkant. Want om dit soort zaken achteraf nog te corrigeren, dat is op z'n zachtst gezegd niet zo eenvoudig.
-
-
Beste Rens,
Dank voor je uitgebreide antwoord. Ik zal navraag doen bij functioneelbeheer voor de RPA tool. Mijn inschatting is dat ze niet weten wat het is. De gemeente Barneveld heeft te lang stil gezeten en nu wordt het tijd om ze de toekomst in te tillen. Wij zijn niet de enige heb begrepen.
Ik ben vooral op zoek naar gemeenten die dit al hebben geregeld om zo van hun te kunnen leren.
Destijds is DIV nooit aangehaakt bij de aanschaf van applicaties waarin wordt gearchiveerd.
Zelf werk ik er nu een jaar en heeft het team eindelijk een teamleider die er voor gaat liggen als het er op aankomt dat DIV overal bij betrokken moet worden.
We staan voor een mooie uitdaging, dat was mij al duidelijk. ;-)
Rens zei:Er is altijd meer mogelijk dan je in eerste instantie denkt. Eventueel door inzet van aparte tools voor specifieke beheerhandelingen, zoals een RPA-olossing zoals Yvonne al suggereerde (bijvoorbeeld voor vernietiging) of een rapportagetool (voor kwaliteitsmonitoring). Of door het beheer niet vanuit de frontend te regelen, maar rechtstreeks op de backend. Maar dan moet je als DIV wel actief meehelpen met het inrichten van de archieffunctie op het moment dat de applicatie wordt aangeschaft en geïmplementeerd (archiveren by design) en zorgen dat daar eisen voor worden geformuleerd en ontwerpkeuzes voor worden gemaakt.
Erik, zijn jullie als DIV destijds betrokken geweest bij de inrichting van Key2Burgerzaken? Want als dat niet zo is, dan is de kans inderdaad groot dat er weinig geregeld is. En dan denk ik dat je vooral een organisatorische uitdaging hebt om als DIV beter in positie te komen aan de voorkant. Want om dit soort zaken achteraf nog te corrigeren, dat is op z'n zachtst gezegd niet zo eenvoudig.
-
-
Beste Jan-Jaap,
Wij gaan uiteraard ook met Centric in contact komen om de zaken door te nemen.
Dank voor je reactie en die 'white sheet of paper' lijkt mij een interessant stuk.
Hartelijke groet,
Erik
Jan-Jaap Fleurke zei:Hoi Erik,
Ik ben bang dat er maar weinig mogelijk is. In 2021 heeft Centric een whitepaper gepubliceerd mbt hun applicaties. Zie hier: http://www.breednetwerk.nl/xn/detail/2537796:Comment:248983
Zoals te lezen valt was er op dat moment geen mogelijkheid om gegevens te beheren. Of dat nu nog steeds zo is weet ik niet. Dat zou je wellicht bij Centric kunnen navragen.
Gegroet Jan-Jaap
-
-
We hebben onder een aantal processen in Key2Burgerzaken de eSuite van Atos hangen, bij een aanvraag van een burger wordt meteen in de eSuite een zaak aangemaakt en volgens de eisen van informatiebeheer beheerd, afgesloten bij afhandeling van een aanvraag en bewaard volgens de geldende bewaartermijn.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
