BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archivering in/buiten applicaties
Ben binnen mijn gemeente in gesprek aan het gaan met applicatiebeheerders over archivering in/buiten een applicatie. Dit zijn voor al eerst oriënterende gesprekken om beiden een beeld te vormen wat er wel/niet mogelijk is. Zojuist een gesprek gehad met de beheerder van Suite voor Sociale Regie. Daarin werd mij duidelijk dat daar archieftechnisch qua waardering en selectie niets geregeld is.
Zonder nu een discussie los te maken of dit op te lossen is door zaakgericht te werken, opstellen van Informatiebesluiten of wat voor overige tijgers dan ook, vraag ik me af of anderen ook tegen het punt van onduidelijkheid van archivering in brede zin aanlopen en hoe jullie kijken naar het op tafel krijgen van dit onderwerp bij de leiding.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het beheer van digitale bestanden in applicaties en netwerkschijven, incl. het digitaal ontoegankelijk maken (vernietigen), is denk ik bijna bij elke gemeente een bron van zorg, althans voor degenen die de omvang van het probleem begrijpen. Koppelen c.q. kloppelen zijn op dit moment keuzes, toch zijn er ook gemeenten die steeds meer kiezen voor een centrale opslag en daarmee meer regie op informatie.
Met de aanschaf van zaaksystemen, zeker als het systeem niet all-in-one is met het DMS, worden zaken soms nog complexer dan ze met decentrale vakapllicaties zelf al zijn.
Dan is er ook nog het punt van de standaard metadata, het TMLO.
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Merci. Los van mijn zorgen over dat ook digitale informatie moet voldoen aan de standaard vereisten van een archief en dan met name de toegankelijkheid zit mijn zorg ook op de kostenkant. Ik geloof er nl niet in dat even bijprikken van x Tb de oplossing is en zeker niet dat dit betaalbaar blijft.
Hoor zeer vaak dat 'opslag toch lekker niets kost'. als ik dan de erhalen hoor over de producticapaciteit den de huidige opslagvraag is er al een gat tussen aanbod en vraag, dat wordt dus schaarste, schaarste is flink betalen. Dus straks even x-Tb bijkopen wordt al erg duur. Vandaar dat ik wil regelen dat wij als organisatie goed wwarderen, selecteren en vernietigen.
-
-
Begin steeds meer overtuigd te raken dat vernietigen in een digitaal tijdperk niet meer kan, dat terzijde.
Een bonnetje van 15 jaar oud kan toch nog gevonden worden, overigens wel vreemd dat er geen andere dossiers met afspraken zijn.
Opslag wordt inderdaad steeds goedkoper, het beheer op lange termijn niet, maar de kosten zijn vaak niet in beeld.Wat ook niet in beeld is bij veel organisaties is de dubbele opslag, netwerkschijven, applicaties, en in ketens zowel bij gemeenten en als b.v. een omgevingsdienst.
Zie ook deze eerder gevoerde discussie: Meerdere archiefsystemen bij 1 organisatie
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/meerdere-archiefsystemen-bi...
-
-
Grappig, ik was een paar jaar terug overtuigd dat alles opslaan wel kon, we gingen toch wel ff alles googlen hahahaha
Nu ben ik juist meer en meer overtuigd dat we juist wel moeten vernietigen, dan wel alle info !
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@Erik, I-conomisch gezien is volgens mij "dubbele opslag" gelijk aan "dubbele kosten" Als daar dan ook nog eens een dubbel systeem en een dubbele inrichting bij komt kijken lopen de kosten nog wat op en indien men dat wenst er dus ook nog (lange) termijn beheer opgevoerd moet worden en gerealiseerd wordt dan!!?? behoor je tot de aller rijkste gemeente want armlastigen kunnen dit niet te betalen.
Ik ben dus op zoek naar één (of 2) kengetal wat kost 1Gb aan storage. (en wat zit daar dan in/bij).
Met dat (ken en reken)getal kan DIV haar bestaansrecht verdienen.
Verder is er dan nog veel meer te verdienen met "ontdubbelen"
De te behalen winst moet dan wel toegevoegd worden aan DIV jaarrekining en niet opgaan aan de "te korten" bij ICT.
PS bij storage ga ik uit van een redundante en gespiegelde oplossing inclusief de generieke ICTbeheer software daarop. en exclusief fte's
-
-
@Henk, de rekeneenheid bij e-depots is TB, een veelvoud van GB.
-
-
@Yvonne, die rekeneenheid kon ik zo snel niet vinden.
Ik zag hier onlangs wel een rekeneenheid van een "externe" fa voor DMS langs komen.
Om het bedrag niet te hoog te laten lijken was dat een bedrag Gb en per maand, waarbij je er rekening mee moest houden dat bedrag kon stijgen i.v.m. toename van het volume. ( gelukkig was dit niet mijn eigen organisatie, want we komen toch al geld te kort)
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
De kosten per GB zal sterk per oganisatie verschillen, vermoed ik. Dit is immers afhankelijk van de huidige technische infrastructuur en onderhandelingspositie van de organisatie t.o.v. de leverancier(s). Erik, om de prijs per GB te achterhalen moet je bij je eiheigen ICT-club zijn, vrees ik.
Ik kan je wel het volgende meegeven. De opslagkosten voor data worden meestal betaald uit het budget van de ICT-afdeling. Het beheer wordt ook (deels) hieruit betaald. Middle- en lijnmanagers houden zich meestal vooral bezig met hun eigen budget. Als je financiele argumenten wilt gebruiken voor vernietiging, raak dan ook deze budgetten. Denk bijvoorbeeld aan:
- De kans op rechtzaken door (per ongeluk) onrechtmatig gebruik van data die niet meer had mogen bestaan,
- Inefficient werkende medewerkers, doordat zij ontzettend veel informatie voor hun kiezen krijgen,
- Als er een storing is, zal het lang duren voordat de backup volledig terug geplaatst is. De medewerkers zitten dan duimen te draaien.Kortom, als je veel informatie hebt, kan er ook veel mee fout gaan.
Kaart vervolgens niet alleen het probleem aan. Of ze vinden je een boe-roeper of ze vinden het heel goed dat je dit aankaart en "ze nemen het mee". Als dat laatste gebeurt, sta je meestal buiten spel. Bied dus ook gelijk een oplossing aan. Dat hoeft niet gelijk een volledig uitgewerkte business case o.i.d. te zijn, maar het kan ook in een enkele zin. Maak het concreet door namen van medewerkers en applicaties te noemen, bijvoorbeeld: "Piet heeft hier iets handigs voor gebouwd in Excel en hij heeft tijd om dit op te pakken."
Tot slot, er zijn ook andere argumenten te verzinnen dan keiharde euro's, bijvoorbeeld privacy en informtiebeveiliging zijn op dit moment best hot.
-
-
@Yvonne, het is in de digitale wereld inderdaad nog moeilijker, zo niet onmogelijk, om net zoals in de papieren wereld te garanderen dat informatie daadwerkelijk vernietigd is. Desalniettemin vind ik dat de overheid hiertoe een inspanningsverplichting heeft en moet houden. Misschien vraagt deze nuance-verschuiving wel om een aanpassing van de Archief-wetgeving.
-
-
Tijdens de presentatie van het E-depot van de gemeente Putten op 29 februari sprak o.a. Gert-Jan van Bussel. Die haalde rekenvoorbeelden aan. De presentatie staat op http://www.putten.nl/gemeentearchief/Configuratie/linken_terugkeren...
Wel even doorscrollen naar pagina's 14, 28 en 29.
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Over argumenten van "ons" naar IT-ers toe gesproken:
Wanneer je begint over vernietigen en opslaan in een e-depot heb ik gemerkt dat er een wereld voor hun open gaat (in ieder geval bij mijn gemeente). Voorheen dachten ze bij systeembeheer dat data alleen maar zou stijgen en exponentieel groeien zelfs. Vernietigen doen zij niet en archiveren betekent ook al iets heel anders in een technische omgeving. Ik zou zeker de dialoog zoeken, want uiteindelijk wil je allebei hetzelfde ding denk ik.
-
-
@Mike, wat ook een aandachtspunt is in relatie tot de nieuwe ontwerp-selectielijst is dat de ZTC vaak niet in applicaties is geimplementeerd en daardoor het vernietigen, als dat technisch al mogelijk is, nog moeilijker wordt
met vele extra kosten voor extra opslag tot gevolg.
Goed om te horen dat ook op dit punt de pilot e-depot Tilburg zijn vruchten afwerpt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
