Toen een paar jaar geleden de eerste artikelen in het vakblad OD verschenen, kwam bij mij de vraag op, wat is dat eigenlijk Archivering by design? Je moest het vooral doen, maar wat je dan precies moest doen, was in raadselen gehuld.

Nu ken ik de meeste informatiespecialisten als goede professionals, die echt wel weten dat je een juist bestandsformaat moet kiezen, moet meta dateren en de bestanden veilig moet beheren in een RMA en op termijn een eDepot. Vaak zijn ze roepende in een woestijn en hoe komt dat? Jack Karelse benoemde dat zo duidelijk in zijn bijdrage: Waar maken we ons druk om?

Hieronder zet ik wat redenen op een rijtje waarom archivering by design niet op zichzelf kan worden beschouwd en jij kunt aanvullen, sterker nog doe het gewoon:

Aanbesteding by design

Archivering by design start bij de inrichting van een werkproces. Konden we vroeger in het analoge tijdperk wel een paar jaar wachten, papier is mits te vernietigd, altijd wel op orde te brengen, dat lukt bij digitale vormen niet. Wat waren we blij met GIBIT, in de praktijk was het een stap in de goede richting maar mist verfijning. Zet er de oude vertrouwde NEN2082 naast  GIBIT en je weet wel dat je een applicatie volgens de archivering by design kunt inrichten.

Het gaat toch goed, gewoon googelen

Media, ambtenaren en bestuurders gaan pas piepen wanneer het fout gaat. Er gaat relatief weinig fout. De belastingdienstaffaire en het bonnetje van Teeven zijn echt uitzonderingen. Als probleem wordt steevast ICT genoemd en niet de bijbehorende inrichting. Wat je steeds meer ziet, is dat bevraging via de website uitstekend verloopt maar de onderliggende documenten niet te vinden zijn. Vaak is er altijd wel iemand die het document op de netwerkschijf heeft opgeslagen.

Leveranciersafhankelijkheid neemt toe

Een systeem vijf jaar in de lucht houden is lang. Je heb het ene Zaaksysteem nog niet in huis of de aanbesteding voor de volgende staat weer voor de deur. Je zult vaak wel moeten, want de leverancier bepaalt welke applicatie nog wordt doorontwikkeld. Dat ondervonden verschillende gemeenten nog niet zo lang geleden met applicaties zoals Green Valley.

Diffuse samenwerking en ICT binnen een organisatie

Voorheen was de Div-er gewoon betrokken bij alle werkprocessen. Nu kan het voorkomen dat een applicatie zonder de juiste functionaliteiten wordt aangeschaft zonder dat de vakspecialist hiervoor heeft geadviseerd. Het ICT landschap is diffuus, veel applicaties zijn al in gebruik voordat de specialisten ze ontdekken.

Investering in personeel en kennisborging binnen de eigen organisatie

Wil je adequaat personeel, dan moet daar een prijs voor betaald worden. Een data scientist in schaal 8 is niet te vinden. Tegelijkertijd blijft het van belang om te investeren in mensen met kennis van analoge documenten. Nog een paar jaar en de braindrain is voltrokken en die kennis is niet meer geborgd binnen de organisatie.

Diverse samenwerkingen

Gemeenten werken veel samen en niet altijd worden vooraf goede afspraken gemaakt over van wie nu de informatie is. Een gemeenschappelijke regeling bevat gelukkig steeds vaker wel een informatieparagraaf, maar dat is niet het geval bij veel andere soorten samenwerkingsverbanden. Als je niet weet van wie de informatie is, kan je die ook niet archiveren.

Geen totaal beeld van objecten

Met het Zaakgericht werken is een stap voorwaarts gezet om te komen tot een beeld van de klant. Die processen hebben vooral betrekking op subjecten en niet op objecten. Met de Omgevingswet op ons vizier is de behoefte steeds groter om ook een beeld te krijgen van een object. Is de grond vervuild, mag er gebouwd worden? Maar.. al die informatie zit niet alleen verspreid over systemen, maar ook over verschillende bestuurslagen.

Dan kom ik terug op de vraag, archivering by design wat is dat eigenlijk. Hoort dit vraagstuk niet top down belegd te worden in plaats van dat wij Bottom up oplossingen bedenken?