BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archivering bij omgevingsdiensten
De regionale omgevingsdiensten lijken nu echt vanaf januari 2013 van start te gaan. Er zijn verschillende varianten hoe de gemeenschappelijke regeling wordt ingericht. Elke variant heeft gevolgen hoe het archiefbeheer wordt ingericht, maar ook hoe de verantwoordelijkheid van de archiefzorg wordt belegd. Onderaan deze bijdrage is een overzicht van de varianten opgenomen.
De beschikbaarstelling en borging van informatie is een belangrijk bedrijfsmiddel in elke organisatie, maar bij bovengemeentelijke organisaties wellicht nog een urgentere. Alle handhavers moeten over de juiste informatie kunnen beschikken, de ramp bij Moerdijk heeft recent nog aangetoond hoe belangrijk dat is.
Toch krijg ik de indruk, je moet me corrigeren als dat niet zo is, dat de inrichting van de informatiehuishouding niet bij elke RUD de aandacht krijgt die het vraagstuk zou moeten hebben. Vragen moeten beantwoord voordat de RUD start zoals:
- Welke producten/diensten organisatieonderdeel DIV gaat leveren;
- Wat heeft DIV nodig heeft om die producten/diensten (wat moet worden gedaan/beslist/ingericht?);
- hoe DIV binnen de RUD wordt georganiseerd (personeel, ICT-omgeving etc.)
De LOPAI, een verband van provinciale archiefinspecteurs, heeft onlangs een notitie rondom dit vraagstuk op de website gepubliceerd, zie deze link.
Wie op BREED is actief betrokken bij dit vraagstuk en wil ervaringen op dit gebied delen ?
Is er al ervaring met bijgaand informatiemodel ?
20110411_RUDI-Informatiemodel-1%2001%5B1%5D.pdf
Rechtsvorm RUD |
kenmerken |
Zorgdrager van het archief |
Bestaande voorbeelden |
GR met mandaat |
RUD oefent taken/ bevoegdheden uit in naam van deelnemers, deelnemers blijven verantwoordelijk [= opdracht, vertegenwoordiging] |
Deelnemende overheidsorganisaties (gemeente/provincie/ waterschap) |
Milieudiensten
(o.a. Milieudienst Rijnmond (DCMR) en Milieudienst IJmond) |
GR met delegatie |
Beslissingsbevoegdheid gaat over op RUD, deelnemers kunnen deze bevoegdheid niet meer uitoefenen [= overdracht]. Deelnemers kunnen delegatie wel ongedaan maken |
RUD |
|
GR met attributie |
Toekennen van een nieuwe bevoegdheid, kan alleen ongedaan gemaakt worden door betrokken wettelijke regeling te wijzigen |
RUD |
Nvt |
GR met dienstverlening aan derden |
RUD voert op contractbasis diensten uit voor partijen die geen deelnemer in GR zijn |
Opdrachtgever (gemeente/provincie/ waterschap) |
Milieudiensten (o.a. IJmond) |
Netwerk-organisatie (geen GR) |
RUD is een virtuele organisatie waarvan het personeel in dienst blijft van de deelnemende organisaties. Werkprocessen zijn gedigitaliseerd |
Deelnemende overheidsorganisaties (gemeente/provincie/ waterschap) |
RUD IJsselland en RUD Twente |
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
Dag Yvonne,
Zoals dat gaat bij opzetten van "nieuwe organisaties" o.a. GR's, wordt ik niet actief betrokken vanuit de business.
Let wel, voor mij speelt de RUD IJsselland.
Vanuit mijn toezichthoudende functie, adviseer ik dus op basis van "ongevraagd advies"
Dat begint er al mee dat het om de juiste "archiefparagraaf" in de GR of BOK te krijgen.
Het begrip "gastheerorganisatie" heeft in brede zin "zijn" intrede gemaakt. (waarom zou het eigenlijk geen "gastvrouworganisatie" heten??
We praten dus over diverse bestuursovereenkomsten maar die wel in elkaar haken.
Er is op basis van een BOK door 3 gemeenten een "I" werkorganisatie ingericht. "Gastheer (nr 1)" is één van de drie gemeenten. De RUD IJsselland heeft haar "zetel" gekozen bij bij een andere deelnemende gemeente (weer benoemd als "gastheergemeente (nr 2)" aan de BOK. De regie, beleid en uitvoering van de "I" van de RUD is dus weer belegd bij "gastheer nr 1". Ingewikkeld?? dit is nog niet alles.
Er komen ook "kennispunten". Weer een andere gemeente in de RUD kan "Gastheer (nr3).
Telkens worden dan de "regels" voor archiefbeleid van de betreffende "Gastheer" van toepassing verklaart.
De "centrale RUD" (gastheer nr 2) cq (gastheer nr 1) hebben dus geen bevoegdheid bij gastheer nr 3.
Ingewikkeld is het op "papier" niet. want in de BOK's wordt soms gewoon de "archiefzorg" van het College overgedragen aan het College van de "gastheerorganisatie" en dat laaatste is nu net een onvervreembaar stukje recht en verplichting van een College dat niet overdraagbaar is want dan zou de Raad van de ene gemeente de kaders moeten stellen voor een andere gemeente. (toch??) Dus niet "de zorg" kan overgedragen worden maar de uitvoering en toezicht daarop namens het College wel.
In het 9 vlaks model is dit de boevenste kolom van "richten"
Hierna komt pas de "uitvoering" de inrichting (voor 3 gemeenten en de RUD tot dit moment)
In de eerst volgende BRAIN bijeenkomst van Toezichthouders/inspecteurs wil ik dit fenomeen aan de orde stellen, aan daar eens verder over brainen.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Henk, dank voor je reactie !
De nieuwe RUD Midden- en West-Braabnt betreft hier in Tilburg gaat 'gedeconcentreerd' werken.
Er zijn verschillende ICT-scenario’s per 1-1-2013 en consequenties voor de archivering
ICT-omgeving
Kenmerken
Gemandateerde taken
Zorgdragerschap [= Bevoegd Gezag]
Archivering
Werken op locatie
Geschikt voor:
- RUD die gedeconcentreerd werkt
- Niet-digitale Bevoegde Gezagen
- Huisvesting niet tijdig op orde
-“Alles blijft bij het oude” (= zowel voordeel als nadeel)
-RUD regelt alleen ICT-omgeving voor secundair proces
- Opdrachtgevers houden werkplekken in stand
Basispakket
Gemeente/provincie/ waterschap
Archief gaat terug naar zorgdrager, wordt daar gearchiveerd conform eigen regelgeving, gaat op termijn naar archiefbewaarplaats die in archiefverordening is aangewezen. Aangewezen archivaris houdt toezicht
Breed pakket
Gemeente/provincie/ waterschap
Als boven
Bevoegde Gezagen mandateren deel van de bevoegdheden die bij de archiefzorg horen
Archief gaat niet terug naar zorgdrager, RUD archiveert, archief gaat op termijn naar archiefbewaarplaats die RUD heeft aangewezen. Door RUD aangewezen archivaris houdt toezicht
Verlengde kabels
- Geschikt voor:
- RUD met eigen huisvesting
-Digitale Bevoegde Gezagen
- Huisvesting tijdig op orde
- Voordeel: kennisdeling, flexibele werkverdeling mogelijk
- Nadeel: veel systemen in gebruik (tokens, configuratie)
- RUD regelt alleen ICT-omgeving voor secundair proces
- Opdrachtgevers regelen remote access
Basispakket
Gemeente/provincie/ waterschap
Archief gaat terug naar zorgdrager, wordt daar gearchiveerd conform eigen regelgeving, gaat op termijn naar archiefbewaarplaats die in archiefverordening is aangewezen. Aangewezen archivaris houdt toezicht
Breed pakket
Gemeente/provincie/ waterschap
Als boven
Bevoegde Gezagen mandateren deel van de bevoegdheden die bij de archiefzorg horen
Archief gaat niet terug naar zorgdrager, RUD archiveert, archief gaat op termijn naar archiefbewaarplaats die RUD heeft aangewezen. Door RUD aangewezen archivaris houdt toezicht
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
De gemeente Texel heeft milieutaken handhaving, toezicht en voorbereiding vergunningen per 1/7 uitbesteed aan de Milieudienst Kop van Noord-Holland. De gemeente Schagen verzorgt voor hen (inhuurkracht via Maandag) de archivering.
De gemeente heeft in de 'regeling' uitbesteding nauwelijks aandacht besteed aan de Informatievoorziening. De veronderstelling was modern digitaal werken, echter de Milieudienst gaat binnenkort over in een RUD.
Waar het op neer komt is dat in het budget een bedrag is gereserveerd voor digitalisering van dossiers milieu (29 meter). Samen met Den-Helder is aanbesteding gelopen. De offertes verschilden aanzienlijk. GMS Alblasserdam is de opdracht gegund vanuit zowel Den-Helder als Texel.
Echter bij de afspraak digitalisering heeft IV Texel de wens gesteld, retro digitaliseren: dan ook direct het proces digitaliseren en gezamenlijk in 1 dossier verder gaan werken. Texel werkt digitaal met Squit, RUD nog met secretariaat, tekstverwerkers en natte ondertekening. Die processen lijken niet gezamenlijk af te stemmen (achteraf).
Belangrijke les,
a. eerst samen afspraken maken over proces
b. OLO gebruiken om dynamisch dossier in samen te werken (niet te snel kiezen voor ieder eigen systeem)
c. gezamenlijk proces archivering en gezamenlijk dossiergebruik organiseren, afspreken en vastleggen in samenwerkingsovereenkomst (inc. evt. vervreemdingsafspraken die je zou kunnen maken)
d. retro-scannen met 'vervanging' voor ogen, zodat je milieudossiers ook kan vernietigen na scannen.
Schade in het proces wordt voorkomen doordat milieudienst (nieuwe taken) wil oppakken met de dossiers voorhanden. Processchade door niet met OLO te werken is maatschappelijk aanzienlijk (enkele miljarden schat ik).
En de klant, die heeft nog steeds heel weinig betrokkenheid in het organiseren van dit processen.
Oh,ja als de dossiers dan gedigitaliseerd worden, niet meer fysiek uitlenen (of bij hoge uitzondering) en zeker niet meer vullen. Want ze raken te vaak zoek en als je weer fysiek erin gaat opbergen, dan kan je over een paar jaar weer opnieuw digitaliseren en 2 dossiers proberen samen te voegen (vervolgschade).
Ik heb de overtuiging dat deze gang van zaken in alle regio's speelt en dat het OLO defect wordt veroorzaakt omdat het voor VROM bij de inrichting van OLO (ik zat in de OLO-div advies commissie) niet mogelijk was (projectafbakening) om te snappen dat je vrom dossiers na 20 jaar openbaar zijn, dat grote delen van het dossier tijdens het proces worden gepubliceerd, ook direct de archieffunctie behoorlijk (centraal) te faciliteren/organiseren. Hoewel VroM dat ook al wel weer goed zag: want OLO is door een enkele gemeente geïmplementeerd en autonome gemeenten maken er willens en wetens een puinhoop van (NORA), terwijl iedereen al 10 jaar weet dat centralisatie en regionalisering aan de gang is.
Enfin....ben benieuwd naar andere ervaringen: ik kan mij zo voorstellen dat elke div-adviseur micro tegen een boel gedoe op loopt, dat meso (de regio's) aan de slag gaan zonder bestuurlijk de IV goed te organiseren (tijdelijk, ouderwets en met weer onderaannemer werknemers of gedetacheerde gemeenteambtenaren die in de oude 'groeven' staan) en macro is de schade groot (vrom investering OLO rendeert niet) en vergunning aanvragers betalen deze onzin. Want dat is wel goed nieuws de perceptiekosten vergunningen mogen blijkbaar ongelimiteerd groeien, want die profiteerden jaren mee met de groei in de bouw: dan heb ik nieuws, dat is ook over hoor!
-
-
Indruk van de workshop gisteren over de RUD's via deze link,
-
-
De start en moeilijkheden van de nieuwe RUD's in Binnenlands Bestuur zie deze link.
-
Permalink Antwoord van Rob Haans op
-
In de regio Wageningen is voor de omgevingsdienst/RUD gekozen voor rechtsvorm 1 zoals hierboven beschreven is. Wat qua archivering eigenlijk bijhoorlijk lastig is. Een groot deel van de correspondentie zal bij de omgevingsdienst/RUD gaan plaatsvinden, maar de opdrachtgever blijft altijd verantwoordelijk voor archivering. Of dit gaat zorgen voor veel documentverkeer tussen de RUD's en de deelnemende organisaties, of de RUD gaat archivering zelf doen, waarbij de deelnemende organisaties op één lijn moeten zien te komen over de eisen die daarvoor gaan gelden. Hier zijn we nog niet uit en beide varianten roepen veel extra vragen op.
-
-
Pleidooi voor een ICT informatiehuishouding, artikel in Centric Magazine.
Waarom doen dat we niet ?
-
-
Zie berichtgeving in Binnenlands Bestuur link
De strijd tussen IT-leveranciers om de gunsten van de omgevingsdiensten is losgebarsten. De eerste gunningen hebben plaatsgevonden en de één na de andere aanbesteding wordt geïnitieerd.
-
-
Zou informatiebeheer ook aan de orde komen tijdens de regiobijeenkomsten van de VNG ?
-
Permalink Antwoord van Bart van Garderen op
-
Momenteel ben ik met een onderzoek bezig over de rol van GIS binnen omgevingsdiensten. Misschien is het een interessant onderwerp voor elke deelnemer van deze discussie? Aankomende 25 juni wordt er door Esri Nederland een kennisdag georganiseerd betreft GIS binnen omgevingsdiensten. Hier presenter ik mijn bevindingen en is het mogelijk om met verschillende omgevingsdiensten in contact te komen. Ik nodig jullie bij deze uit voor deze kennisdag. Inschrijven kan via onderstaande link.
http://www.esri.nl/events/kansen-voor-gis-bij-omgevingsdiensten
Kent u iemand waarvoor deze kennisdag interessant kan zijn? Dan is diegene ook van harte uitgenodigt.
-
-
@Bart, bedankt voor je bijdrage !
Zeker bij omgevings- en veiligheidsdiensten speelt geo-informatie een zeer belangrijke rol.
Maar ook bij gemeenten zelf is bij de implementatie van het zaakgericht werken naast het in beeld brengen van het subject het object zeer belangrijk.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
