BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archiveren van data uit databases en procesapplicaties

Collega's

Ik ben, vanuit mijn adviesrol, nieuwsgierig hoe om te gaan met data in databases en procesapplicaties. In hoeverre is die data archiefwaardig en te waarderen op basis van onze nieuwe selectielijst die uitgaat van procesinformatie. Het gaat mij niet om de documenten die in het DMS/RMA zitten want dat is wel duidelijk. Is het wachten op het zaaksysteem of kunnen /moeten wij hier iets mee?

Ik ben benieuwd!

Met vriendelijke groet,

Arjan Drupsteen

Gemeente Groningen

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van jack karelse op 24 April 2019 op 10.27

het is een 'meervoudige' discussie geworden :-)

Rens zei:

Nee, je denkt niet te simpel. Je beschrijft precies hoe we het in de praktijk doen.

Ik begreep je antwoord niet helemaal omdat ik dacht dat je op het algoritme-vraagstuk reageerde. Excuus :-)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 24 April 2019 op 11.01

Ik wil zeker niet ontkennen dat de conservatieve gedachte dat de wereld draait om DMS'en nog voorkomt, maar ik zie tegelijkertijd dat dit enorm aan het verschuiven is. Dus dat 'vrijwel niet' durf ik wel tegen te spreken :)

Wat mij betreft is de tijd gekomen om meer nadruk te leggen op wat er bij veel organisaties al wel goed gaat, hoe we daarop kunnen voortbouwen en wat we daarvan kunnen leren, in plaats van te blijven hangen in de constatering dat er ook nog organisaties zijn die hierin achterlopen.

Je versterkt immers datgene wat je benadrukt.

Yvonne Welings zei:

Dat is nu juist het punt. De AVG en Archiefwet hebben een overeenkomst wat het tijdig vernietigen van documenten betreft. Buiten het DMS/Zaaksysteem wordt er vrijwel niet (systematisch) vernietigd of je nu wel of geen machtiging hebt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 April 2019 op 11.08

Volgens mij is de gedachte dat alle documenten centraal in een DMS/Zaaksysteem aan het kantelen en vindt beheer meer en meer plaats in vak applicaties. Ik denk juist dat het goed is dat we blijven nadenken hoe beheer daar plaats vindt.Dat heeft niets met negativiteit te maken, maar in mijn optiek common sense.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 24 April 2019 op 11.26

Precies, we moeten het veel meer hebben over het hoe.

Dus niet alleen maar roepen dat het niet gebeurt. Dat laatste is op Breed vaak wel een beetje de teneur, vind ik. Ik bedoel het niet persoonlijk :)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 24 April 2019 op 12.30

Hoe zou je dat moeten regelen wat betreft het register van begraven, cremeren en asbussen. Wat geregistreerd moet worden in het register, thans is dat toch vooral de elektronische applicatie, staat beschreven in het Besluit op de lijkbezorging. Deze registers zijn als te bewaren aangemerkt en moeten conform de overbrengingstermijn overgebracht worden naar de elektronische archiefbewaarplaats. Het moment van overbrenging van een register van een bijzondere begraafplaats is bepaald las die wordt opgeheven of gesloten. Van een openbare begraafplaats geldt dus in principe artikel 12 Archiefwet. Maar is dat nog wel toepasbaar en noodzakelijk? Het register wordt als openbaar aangemerkt en zou dus al met open data openbaar gemaakt kunnen worden los van het moment van overbrenging. Overbrenging van zo'n register zou je dus ook gelijk kunnen stellen met die van een bijzondere begraafplaats. Het openbaar en toegankelijk maken moet toch al. En anders zou je twee toegangen krijgen op hetzelfde register, één van de overgebrachte registraties en één van het register in beheer bij de begraafplaatsbeheerder. Los van de wijze van overbrenging lijkt me dit niet handige dienstverlening. Zou de aanpassing van de Archiefwet hier ook op ingaan? En dan bedoel ik niet dat overbrenging uitgesteld kan worden als gegevens nog nodig zijn voor de administratie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 April 2019 op 12.47

Hans, ook wat de noodzaak van overbrenging is een kanteling gaande, zeker door de wijzigingswet Wet open overheid.

Wat data en overbrenging betreft vond ik de scriptie van Jan Koers een aanrader:

http://www.breednetwerk.nl/m/discussion?id=2537796%3ATopic%3A130706

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 24 April 2019 op 12.48

Dat is een interessante vraag, Hans.

Je zou de preserveringfunctie in het openbaar register kunnen inrichten en dat register dan als archiefbewaarplaats aanmerken. Betekent dat de archiefinstelling na overbrenging zorgdraagt voor de afspraken met de beheerder van het register in plaats van de spullen naar zich toehaalt om die zelf te beheren. Dat is op zich niet in strijd met de Archiefwet.

Dit patroon zit ook in de nieuwe architectuur die de VNG aan het opstellen is op basis van Common Ground.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 April 2019 op 14.10

Bewaren bij de bron wordt inderdaad meer en meer uitgangspunt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 25 April 2019 op 9.47

Ben het eens met Jack en Yvonne. Data moeten beheerd worden, net als de documenten in DMS/RMA. Ikzelf zie de documenten en data in het DMS/RMA en de vakapplicatie als één geheel. Dit betekent dat de archiveringseisen op alle plekken van toepassing zijn, niet alleen in het zaaksysteem of DMS/RMA dat een organisaties gebruikt. Ikzelf adviseer afdelingen dus om de data in de vakapplicatie dus ook te schonen volgens de termijnen in de selectielijst en in samenhang met de vernietiging in het DMS.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 25 April 2019 op 9.51

Hoi Hans, goede en terechte analyse en vragen, maar volgens mij ligt het antwoord hier niet in de Archiefwet, maar in de bepalingen in de wet op de lijkbezorging en daaruit voortvloeiende besluiten en algemene maatregelen van bestuur. Deze zijn opgesteld in een papieren tijd (jaren tachtig/negentig) en sluiten inderdaad niet meer aan op de eisen van deze tijd.

Hans Pieterse zei:

Hoe zou je dat moeten regelen wat betreft het register van begraven, cremeren en asbussen. Wat geregistreerd moet worden in het register, thans is dat toch vooral de elektronische applicatie, staat beschreven in het Besluit op de lijkbezorging. Deze registers zijn als te bewaren aangemerkt en moeten conform de overbrengingstermijn overgebracht worden naar de elektronische archiefbewaarplaats. Het moment van overbrenging van een register van een bijzondere begraafplaats is bepaald las die wordt opgeheven of gesloten. Van een openbare begraafplaats geldt dus in principe artikel 12 Archiefwet. Maar is dat nog wel toepasbaar en noodzakelijk? Het register wordt als openbaar aangemerkt en zou dus al met open data openbaar gemaakt kunnen worden los van het moment van overbrenging. Overbrenging van zo'n register zou je dus ook gelijk kunnen stellen met die van een bijzondere begraafplaats. Het openbaar en toegankelijk maken moet toch al. En anders zou je twee toegangen krijgen op hetzelfde register, één van de overgebrachte registraties en één van het register in beheer bij de begraafplaatsbeheerder. Los van de wijze van overbrenging lijkt me dit niet handige dienstverlening. Zou de aanpassing van de Archiefwet hier ook op ingaan? En dan bedoel ik niet dat overbrenging uitgesteld kan worden als gegevens nog nodig zijn voor de administratie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan Drupsteen op 29 April 2019 op 10.04

Bedankt voor je snelle reactie.

Yvonne Welings zei:

Ken je deze bijdrage ook ?

Vanaf 1 januari 2020 komt er een verplichting voor gemeenten om algoritmes te bewaren, best practises zijn welkom.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/architectuurplaat-voor-data...