BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiveren van data uit databases en procesapplicaties
Collega's
Ik ben, vanuit mijn adviesrol, nieuwsgierig hoe om te gaan met data in databases en procesapplicaties. In hoeverre is die data archiefwaardig en te waarderen op basis van onze nieuwe selectielijst die uitgaat van procesinformatie. Het gaat mij niet om de documenten die in het DMS/RMA zitten want dat is wel duidelijk. Is het wachten op het zaaksysteem of kunnen /moeten wij hier iets mee?
Ik ben benieuwd!
Met vriendelijke groet,
Arjan Drupsteen
Gemeente Groningen
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zag dit ook nog voorbij komen:
https://fd.nl/futures/1297352/overheid-maak-een-gedragscode-voor-al...
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Een hierbij aansluitend artikel: "Kunstmatige intelligentie en dataprotectie: veel meer dan een compliance-issue".
Het gaat onder meer over de ethische omgang met AI, en over privacy by design. Met enkele prikkelende opmerkingen. Bijvoorbeeld:"De vraag is natuurlijk vaak of iemand er echt geholpen is met een uitleg van hoe het algoritme werkt. Misschien heb je er als individu wel meer aan om zelf toegang te hebben tot een dashboard waarmee je variabelen kunt veranderen en zo te kijken wat het verschil maakt in de uitkomst."
Yvonne Welings zei:Zag dit ook nog voorbij komen:
https://fd.nl/futures/1297352/overheid-maak-een-gedragscode-voor-al...
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Zo'n dashboard is inderdaad een interessante gedachte. Ik was vorige week bij een lezing over dit onderwerp en daar werd dat ook genoemd als de beste manier om transparant te zijn. Nadeel is wel dat je naast je eigen situatie ook die van de buurman kunt uitrekenen, dus je zult dergelijke functionaliteit op een gecontroleerde manier moeten aanbieden.
En om het werkend te houden, moet je ook (trainings)data bewaren. AI werkt immers alleen in combinatie met grote hoeveelheden data. Of juist niet, maar dan moet een burger dus zijn eigen data meebrengen om de werking te onderzoeken en dan hebben eigenlijk alleen dataspecialisten er iets aan. Dat kan ook een keuze zijn: beter dat een burger een specialist erbij moet vragen om de werking van een algoritme te controleren dan dat een dergelijke controle helemaal niet mogelijk is (zoals nu meestal het geval). Misschien is dat wel het best haalbare op dit moment...
Overigens lijkt iedereen bij de Nederlandse overheid er redelijk van doordrongen dat we niet blind op AI kunnen vertrouwen. Dus volledige geautomatiseerde besluitvorming zie ik voorlopig nog niet gebeuren.
-
-
Arjen, jij vraagt:
Ik ben, vanuit mijn adviesrol, nieuwsgierig hoe om te gaan met data in databases en procesapplicaties. In hoeverre is die data archiefwaardig en te waarderen op basis van onze nieuwe selectielijst die uitgaat van procesinformatie. Het gaat mij niet om de documenten die in het DMS/RMA zitten want dat is wel duidelijk. Is het wachten op het zaaksysteem of kunnen /moeten wij hier iets mee?
Ja, daar moet je inderdaad iets mee. En ja, de selectielijst gaat ook over dergelijke data.
Ik merk in de praktijk dat ik niet altijd goed uit de voeten kan met de selectielijst als het gaat om datavraagstukken. Wij hebben vanuit de Gemeente Amsterdam vorige week dan ook een redelijk uitgebreide lijst met voorstellen bij de VNG ingediend om de selectielijst uit te breiden met een aantal meer datagerichte elementen. Hopelijk worden die overgenomen. We overwegen om een eigen selectielijst (of een lokale aanvulling) te maken als we bij de VNG onvoldoende gehoor vinden.
De dataficering vraagt ook om een andere kijk op vernietiging. Bij traditionele zaakdossiers maken we vernietigingslijsten, vragen we toestemming van verantwoordelijke functionarissen en checken we of er zaken zijn die om cultuurhistorische redenen toch bewaard moeten blijven. Volledig geautomatiseerde vernietiging wordt in ons vak vaak als een doodzonde gezien. Vanuit mijn achtergrond als historicus, hecht ik zelf in elk geval veel waarde aan een zorgvuldig ingericht vernietigingsproces. Maar dat is inmiddels niet altijd meer houdbaar.
Voorbeeld: wij leggen voor statistische doeleinden vast welke ip-adressen de website bezoeken. Volgens de selectielijst moeten we die (bezoekersregistratie) 6 maanden bewaren. Het is wat overdreven om dat met zo'n vernietigingslijst te gaan regelen, want er zal nooit een situatie ontstaan waarin het nodig is om dat ene ip-adres toch langer te bewaren... Dus dat kun je beter volledig geautomatiseerd uitvoeren.
Dat brengt dan ook een nieuw vraagstuk voor onze vakgroep met zich mee: in welke gevallen en onder welke voorwaarden vinden we geautomatiseerde vernietiging acceptabel en in welke gevallen niet?
Ik ben benieuwd hoe jullie dat zien.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
@Rens, in vroeger tijden werd binnen een aantal organisaties numeriek gearchiveerd. Alle stukken die binnen een bepaalde vernietigingstermijn vielen werden periodiek/jaarlijks vernietigd, met een doorlopende machtiging tot vernietiging. Dus zonder vernietigingslijst met alle documenten daarop vermeld. Vooraf werd de gang van zaken besproken met de betreffende personen / verantwoordelijken. Op basis van een heldere werkwijze en vertrouwen in de uitvoering werd dan de doorlopende machtiging afgegeven. Ik kan me voorstellen dat dit ook een manier van werken kan zijn bij geautomatiseerde vernietiging van diverse data.
Nu zou een en ander besproken kunnen worden het SIO of een vergelijkbaar overleg.
-
-
Vorige week woonde ik een workshop bij van een advocaat van Pels Rijcken over AI. Wat geautomatiseerde besluitvorming betreft kwamen daar al twee concrete voorbeelden van gemeenten naar voren: huishoudelijke hulp en bepaald soort subsidies.
Een andere interessante vraag die speelde bij robotisering was of je als college van B. en W. een robot kunt mandateren.
Tegelijkertijd vindt bij de Belastingdienst al sinds jaar en dag geautomatiseerde besluitvorming plaats. De vraagstelling wordt vrijwel altijd teruggeleid tot het hoofdstuk privacy, niet archivering.
-
-
volgens mij draait het om het beschikbaar hebben van de manier van werken, de werkwijze, van proces en/of procedure, zodat het handelen verantwoord kan worden en nagegaan kan worden hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. En dat vastleggen, ergens. Dan is archivering ook geregeld?
-
-
Je geeft antwoord op de vraag die je stelt: in welke gevallen en onder welke voorwaarden vinden we geautomatiseerde vernietiging acceptabel en in welke gevallen niet?
Dus je hebt dan overzicht wanneer je het wilt toepassen en welke bewaartermijnen je wilt toepassen hiervoor.
Je neemt op hoe het proces van vernietiging verloopt (volledig geautomatiseerd of drukt er nog iemand op een knopje), hoe zorg je dat evt. uitzonderingen op de regel niet vernietigd worden.
Dit geheel bespreek je met degenen waar je normaal gesproken de vernietigingslijst mee doorneemt. Met verzoek om doorlopende machtiging voor vernietiging op deze wijze van de betreffende data.Het kan zijn dat ik het te simpel zie.
Rens zei:Hoe zie je dat concreet voor je, Jack?
-
-
Dat is nu juist het punt. De AVG en Archiefwet hebben een overeenkomst wat het tijdig vernietigen van documenten betreft. Buiten het DMS/Zaaksysteem wordt er vrijwel niet (systematisch) vernietigd of je nu wel of geen machtiging hebt.
-
-
er is nog zoveel werk te doen :-)
Yvonne Welings zei:Dat is nu juist het punt. De AVG en Archiefwet hebben een overeenkomst wat het tijdig vernietigen van documenten betreft. Buiten het DMS/Zaaksysteem wordt er vrijwel niet (systematisch) vernietigd of je nu wel of geen machtiging hebt.
-
-
Nee, je denkt niet te simpel. Je beschrijft precies hoe we het in de praktijk doen.
Ik begreep je antwoord niet helemaal omdat ik dacht dat je op het algoritme-vraagstuk reageerde. Excuus :-)
jack karelse zei:Je geeft antwoord op de vraag die je stelt: in welke gevallen en onder welke voorwaarden vinden we geautomatiseerde vernietiging acceptabel en in welke gevallen niet?
Dus je hebt dan overzicht wanneer je het wilt toepassen en welke bewaartermijnen je wilt toepassen hiervoor.
Je neemt op hoe het proces van vernietiging verloopt (volledig geautomatiseerd of drukt er nog iemand op een knopje), hoe zorg je dat evt. uitzonderingen op de regel niet vernietigd worden.
Dit geheel bespreek je met degenen waar je normaal gesproken de vernietigingslijst mee doorneemt. Met verzoek om doorlopende machtiging voor vernietiging op deze wijze van de betreffende data.Het kan zijn dat ik het te simpel zie.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- 4
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
