BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archiveren / registreren versleutelde berichten (e-mails)

We ontvangen via de e-mail versleutelde berichten. Door een wachtwoord op te vragen bij de afzender kan het bericht geopend worden. Vervolgens wordt het bericht geregistreerd in ons zaaksysteem. Vaak staat tekst in het bericht (zonder bijlage), tekst wordt gekopieerd en geplakt in een WORD-document. WORD-document wordt gekoppeld aan de registratie in het zaaksysteem.

De vorm en eigenschap van het ontvangen bericht wordt daarmee veranderd.

Hoe gaan andere instanties om met het registreren van versleutelde berichten in een zaaksysteem?

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Kirsten van Opijnen op 13 Februari 2023 op 8.50

Zou je er een afdruk van kunnen maken? of afdrukken naar pdf? en dat dan vervolgens inboeken?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ruud van Beugen op 23 Februari 2023 op 14.51

Ik werk als medewerker digitalisering in de gemeente 's-Hertogenbosch, onder andere bij de afdeling dossierbeheer van het Sociaal Werkbedrijf Weener XL. De ontvangen e-mails (mits die betrekking hebben op het werk van Weener XL) worden vanuit Outlook rechtstreeks (met de knop PDF-Exchange) omgezet naar een pdf-versie, welke wordt opgeslagen als een pdf/a- bestand. Dat bestand wordt dan in het personeelsdossier van de betreffende SW/PW-medewerker geïmporteerd. Eventuele bijlagen worden ook als pdf/a-bestand opgeslagen en geïmporteerd.