BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Archieven van stichtingen

In Roermond is er een nieuwe stichting opgericht die diverse taken op cultureel gebied uit oefent.

Die taken werden eerst uitgevoerd door door andere stichtingen bijvoorbeeld de muziekschool.

Wij hebben twee jaar besloten om een groot gedeelte van de archieven van de voormalige organen over te dragen aan de nieuwe stichting. De oude stichtingen zijn opgeheven.

In de statuten van de nieuwe stichting is niks over het beheer van de archieven opgenomen. Echter in de statuten van de muziekschool staat dat de gemeente tenminste dertig verantwoordelijk is voor het archiefbeheer.

De vraag betreft vooral de overgedragen archieven. Moeten we er op toezien dat er alsnog iets over het archiefbeheer in de statuten moet worden opgenomen

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henk Sligman op 6 December 2013 op 9.58

Dag Marc,

Indien er sprake is van "enige"overheidsverantwoordelijkheid dan zou ik zeker een archiefparagraaf laten opnemen. Voor "gemeenschappelijke regelingen" wordt specifiek aanadcht gevraagd incl nv's bv's stichtingen etc.

http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2013/20130418-verantwoordin...

De vraag uit de KPI's is (hier verkort weergegeven)

1.5 Gemeenschappelijke regelingen

a Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een

gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert,

voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden?

Aw art. 40 N-O

Toelichting Deelvragen

Het gaat hier om het op afstand zetten van de

uitvoering van taken in gemeenschappelijke

regelingen (GR). Ook het op afstand zetten van de uitvoering van taken in

overheidsstichtingen en -NV’s en in publiek-private

samenwerkingsverbanden (BV, NV, VOF).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Otto van der Meij op 10 December 2013 op 11.45

Er lijkt mij hier sprake van rechtsopvolging, en daarmee blijft de gemeentelijke verantwoordelijkheid in eerste instantie bestaan - ook al is er nog niets opgenomen over het toekomstig archiefbeheer (dat is een te repareren slordigheid).

Een andere optie zou wellicht kunnen zijn om de diverse stichtingsarchieven nu reeds over te dragen aan de betrokken archiefdienst? Ik kan mij voorstellen dat zo'n nieuwe stichting daar niet op zit te wachten (en er ook niets mee gaat doen, behalve in wat verhuisdozen ergens in een hoek neerzetten).

Voor de nieuwe stichting zou dan nog wel een nadere regeling bedacht moeten worden. Maar ik weet niet hoe actief het actuele gemeentelijk toezicht in NL op dit terrein is, en misschien is dat de reden waarom het niet is opgenomen (?).