BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Vanzelfsprekend ? Archieven horen in de archiefruimten

De VNG raadt sinds vorige week iedere gemeente aan, documenten , registers van de Burgerlijke Stand op te bergen in archiefruimten. Die ruimte moet voldoen aan de wettelijke eisen zoals verwoord in de Archiefregeling zoals een brandwerende deur. Link naar de berichtgeving VNG.

Helaas weet ik uit ervaring dat de praktijk bij sommige gemeenten anders is.

Wat is roch gemakkelijk om de registers van de Burgerlijke Stand naast de balie te laten staan met alle risico's van dien. In Nederland hebben we een ramp nodig, nu Waalre, om de ernst van deze situatie te beseffen. Werkdossiers in bureauladen, dat geloop naar die archiefruimte is zo 'lastig en tijdrovend'. Gelukkig lijkt het in Waalre wel goed te zijn gegaan.

Wie merkt na Waalre dat er begrip komt voor de noodzaak om documenten op te bergen op de plaats waar ze horen ? Of zijn we over een half jaar Waalre weer vergeten ?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Glenn Maes op 24 Juli 2012 op 13.44

Ik herken wat er in dit artikel beschreven staat. Het is heel moeilijk om ambtenaren te bewegen "hun" documenten naar het archief te laten brengen. Dat heeft enerzijds te maken met gemakzucht (zoals hierboven beschreven), maar anderzijds ook met angst en koudwatervrees: 1) Men beschouwt het "archief" (want zo worden de archiefruimten vaak aangeduid) nog altijd als een eindplek en/of stackageplaats, à la "we zijn er vanaf". Daarnaast is men vaak de band met "hun" dossiers naar eigen gevoel kwijt, want ze geven "hun dossiers uit handen". Veel kan opgevangen worden door goede procedures en het uitbouwen van een vlotte dienstverlening van de archiefdienst. Helaas durft hier - bij ondermande archiefdiensten - al eens het schoentje wringen. En als men twee dagen moet wachten op gevraagde documenten... Het opstellen van procedures is waarschijnlijk een verplichting die wettelijk is vastgelegd, ook in de Nederlandse wet? Maar zelfs dat is voor kleine diensten al vaak een moeilijke opgave.

En ja, ik denk dat Waalre bij sommige mensen snel zal vergeten zijn, ik vrees dat we ons daar niet al te veel illusies moeten maken.