BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiefwet is niet bij de tijd?
Niet actueel, niet passend bij digitaal werken, niet flexibel, slechts gericht op cultureel erfgoed, enz. Onderbouwd worden deze opmerkingen meestal niet.
Met de opmerkingen ben ik het niet eens; ik herken de opmerkingen dan ook meestal niet vanuit mijn inzichten en praktijk.
Met de Archiefwet kun je naar mijn idee prima uit de voeten, ook in de huidige digitale werkomgeving.
Ik hoor graag van degenen die het niet met mee eens zijn. Waar schiet de Archiefwet tekort? Wat zou je graag zien? Wat heb je nodig?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
de uitwisseling van gedachten tussen @Ingmar en @Ton is een goede. In een tijd waarop via internet gebabbeld wordt tussen burgers en overheden is het dee vraag hoe dit gebabbel uitgelegd moet worden en wat er in het archief opgenomen zou kunnen of moeten worden.
De bijdrage van @Marco laat me met de oortjes klapperen en onbegrijpend kijken.
Er is de argumentatie dat medewerkers niet met verantwoording bezig zijn. Maar zij moeten wel naar de rechtbank, met documenten aan de hand waarvan een zaak wordt behandeld. Hoeze niet bezig met verantwoording? Niet altijd worden authentieke documenten gebruikt voor de zaak en dat levert geen problemen op; prima. Stel dat op enig moment de vraag wel wordt gesteld of een document ook in authentieke vorm beschikbaar is? Dat er niet naar gevraagd wordt en het in de praktijk niet zo'n vaart loopt kan meegenomen bij de risicoanalyse rondom het archiefbeheer. Die ruimte is er.
Vervolgens is een argument (?) dat "de" organisatie bezig is met allerlei fraais als als architectuur, zaakgericht werken, het nieuwe werken, social media en de cloud, het KCC (antwoord), samenwerken (Sharepoint o.i.d.), digitalisering, informatie-beveiliging (van Diginotar tot lektober), etcetera.
Dit wordt gepresenteerd alsof (alle) medewerkers in de organisatie zich bezighouden met deze thema's. NEEN. Zij zijn bezig met hun werk, met het verlenen van vergunningen, handhaven, het maken van beleid op allerlei gebied.
Daarbij worden hulpmiddelen gebruikt en is het zo dat de inrichting van de organisatie aan verandering onderhevig is.
Al die medewerkers hebben ook geen belangstelling voor financiele wet- en regelgeving. Om maar wat te noemen. Toch hebben zij daar mee te maken en is de organisatie zodanig ingericht dat wordt voldaan aan wet- en regelgeving op dat gebied.
En zo kan DIV/informatiebeheer dat ook waar het naleving van de Archiefwet betreft. Dat hoeft niet heel uitgesproken, maar dient wel een rol te spelen in de manier waarop de organisatie vorm geeft aan o.a. gebruik van sociale media, zaakgericht werken enz.. Welke implicaties heeft e.e.a. voor het informatiebeheer? Dat zijn vragen die DIV zich dient te stellen en waarop antwoorden gevonden moeten worden.
Naast de Archiefwet zou een organisatie gebruik kunnen maken van de NEN-ISO 15489, een norm waar de Archiefregeling ook naar verwijst. Juist om het dynamisch beheer te regelen. En denk ook aan de baseline.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik moet even duidelijkheid creëren. Laten we even aannemen dat er twee soorten DIV'ers zijn: DIV'ers die de dagelijkse uitvoering doen (postregistraties en archiefwerkzaamheden) en DIV'ers die de bestaande situatie moeten veranderen en verbeteren (of daaraan moeten bijdragen). Ik kijk even door de bril van die laatste groep DIV'ers.
Ja, de meeste medewerkers zijn bezig met het verlenen van vergunningen, handhaven, het maken van beleid, etc. En ja, zo nu en dan moeten zij wel degelijk verantwoording afleggen. Maar de huidige voorziening is klaarblijkelijk voldoende in staat om hierbij te ondersteunen. Processen worden uitgevoerd en er wordt verantwoording afgelegd bij de Raad en bij de rechtbank. In deze "wereld" zie je vooral de eerste groep DIV'ers aan het werk; de DIV'ers die de dagelijkse uitvoering doen. Hebben zij intensieve kennis van de Archiefwet nodig of moeten zij gewoon de gemaakte afspraken en procedures volgen? Ik laat deze vraag even in het midden.
Zoals ik aangaf doelde ik op de DIV'ers die de bestaande situatie moeten veranderen en verbeteren of daaraan moeten bijdragen. Het (algemeen) management bepaalt een strategie en geeft opdrachten tot projecten en programma's om de strategische doelen te bereiken. Als veranderingsgezinde DIV'er ben je (hopelijk) bij die projecten en programma's betrokken. Hoe belangrijk is de Archiefwet daarbij?
Om te beginnen vraagt iedere oplossing om aandacht voor organisatie, cultuur, processen en informatie (-technologie). Deze vier aandachtsgebieden zijn van elkaar afhankelijk; zonder de een kan de ander niet optimaal functioneren.
Bij elke oplossing moet je ook rekening houden met externe factoren; de omgeving waarin de organisatie handelt. Denk daarbij aan wetgeving, normen en standaarden, landelijke ontwikkelingen, vaktheorieën, politieke druk, belangenverenigingen, nieuwsgierige journalisten, etcetera.
Hoe past de Archiefwet in dit plaatje? De Archiefwet is een externe factor. Haar focus ligt op de informatie (-voorziening). In de Archiefwet worden eisen gesteld aan de informatie(-voorziening) zelf en aan de wijze waarop organisatie en processen daaraan dienen bij te dragen. Over cultuur zegt de Archiefwet vrijwel niets, maar dat doen wetten meestal niet.
Dus hoe belangrijk is de Archiefwet? Niet geheel onbelangrijk, maar een veranderingsgezinde DIV'er die in de organisatie alleen maar nadenkt en waakt over de Archiefwet is niet bepaald effectief in het realiseren van strategische doelen. Daarom verzet ik mij tegen het als bijbel hanteren van de Archiefwet. Het zijn hooguit een paar bladzijden in de DIV-bijbel.
Hoe erg is het als de Archiefwet spelden laat vallen? Het is niet erg mits er een of meerdere andere externe factoren zijn, die krachtig genoeg zijn om de gekozen oplossing in de goede richting te duwen. Ik geloof dat er in ons vakgebied volop krachtige factoren zijn om dat te bewerkstelligen. Jawel, het kan beter, maar de huidige situatie is zeker niet bar slecht. Wij DIV'ers kunnen ons werk doen. Aan de Archiefwet en andere externe factoren zal het in ieder geval niet liggen.
Eigen ervaring
Mijn collega's en ik worden bij diverse projecten en programma's betrokken om mee te denken over mogelijke oplossingen op de gewenste strategische doelen. Onze expertise zit vooral aan de onderzijde van het tweede plaatje, maar wij hebben kennis en inzicht (nodig) over het hele plaatje. Wij praten ook over het hele plaatje mee.
De Archiefwet nemen we meestal in het achterhoofd wel mee, maar wordt pas echt naar voren geschoven wanneer aandacht voor verantwoording en/of cultuur-historisch erfgoed nodig is. Dat is echter lang niet altijd nodig. Wij helpen ook bij andere uitdagingen, waarbij informatie een waardevolle rol kan spelen.
De strategische doelen van mijn organisatie staan in het Bedrijfsconcept. Ook het Coalitieakkoord is in deze belangrijk. Het thema 'verantwoording' is nog wel uit deze teksten te halen. Voor cultuur-historie is er beduidend minder aandacht. Daarnaast zijn er nog diverse andere thema's, waar de informatievoorziening wel degelijk aan kan bijdragen, maar de Archiefwet niet. Denk bijvoorbeeld aan efficiëntie.
De strategische doelen zijn vertaald naar projecten en programma's rondom architectuur, zaakgericht werken, het nieuwe werken, social media en de cloud, het KCC, samenwerken, digitalisering, informatie-beveiliging, etcetera. Bij bijna al deze projecten en programma's zijn mijn DIV-collega's en/of ik betrokken. Soms nemen we de Archiefwet mee naar de vergadertafel, maar soms ook niet. Ons werk is om vanuit de informatievoorziening problemen op te lossen of om verbeteringen te scoren. Ons werk is niet - slechts - het bewaken van de Archiefwet.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Marco, ik ben ervan overtuigd dat het deel verantwoording een steeds belangrijker onderdeel gaat worden bij een informatiehuishouding en daarom de gemeente. Dat heeft vooral te maken met de problemen die (zijn) ontstaan door de inconsistente inrichting van de ICT architectuur met de bijbehorende informatie.
Ik kan me zelfs kunnen voorstellen dat verantwoording eenzelfde ontwikkeling door gaat maken zoals als die van financiën en een wezenlijk onderdeel gaat uitmaken van de bedrijfsvoering van een organisatie. Gemeenten willen niet nog meer geld over de balk blijven gooien met mislukte ICT projecten. We moeten met elkaar streven naar één uniform ingerichte informatiehuishouding.
Wat vooral heeft ontbroken op dit gebied is bewustwording. Informatiemedewerkers zijn vaak zo gepositioneerd dat de boodschap niet naar de toplaag gaat. Wat dat betreft is het ook meer dan jammer dat de PKI's, die mede voor deze verantwoording gaan dienen, op een dergelijke wijze zijn gevuld.
-
Permalink Antwoord van Bas de Groot op
-
Even een afgeleide van deze discussie: is het nog van deze tijd dat elke archiefvormer, conform artikel 5 van de Archiefwet een eigen selectielijst opstelt? Op Rijksniveau hebben we gezien dat er een generieke selectielijst is voor de PIOFACH-taken. Kunnen we deze niet overheidsbreed invoeren, en overgaan naar een systeem waarbij er 1 generieke lijst is, waarbij een individuele overheidsarchiefvormer nog slechts een klein deel van zijn eigen specifieke taken/archiefstukken in een verkorte lijst opneemt, die via een versimpelde procedure vast te stellen is?
Zomaar een knuppel in het hoenderhok ;-)
-
-
@Bas De meeste gemeenten maken al gebruik van een gezamenlijke selectielijst van de VNG. Ik weet niet of er ook een dergelijke lijst is voor de provincies en de waterschappen.
Wel grappig is overigens dat ik mij laatst juist afvroeg of het niet handiger zou zijn als ieder zijn eigen lijst zou maken (link).
-
-
wat Bas bedoeld -denk ik- is dat de gehele overheid gebruik zou kunnen maken van eenzelfde selectielijst tbv de PIOFACH/interne huishouding. Dan hoeven de overige overheden/individuele overheden zich nog slechts bezig te houden met taak/functie-specifieke selectielijsten.
En dat is geen gek idee.
-
-
dan nog reactie op oudere berichten.
Met Yvonne ben ik eens dat het jammer dat wetsvoorstel Overheidsinformatie destijds niet is doorontwikkeld. Ik begreep van anderen (WOB-mensen) dat zij daar blij mee waren omdat het op dit punt geen meerwaarde had.
Het eerdere antwoord van Marco met daarin de schema's e.d. voegen voor mij niks toe.
Het ziet er allemaal blits uit (ja, ik ben ook al wat ouder...) en het is zeker goed indien DIV dicht op de huid zit van ontwikkelingen in de organisatie en ook diensten levert op gebied van informatievoorziening waarbij de Archiefwet een minder grote rol speelt en aspecten inzake goede, geordende en toegankelijke staat op langere termijn dus ook wat gevierd kunnen worden. Maar ik vind wel dat dit afgewogen keuzes moeten zijn. En als dat zo is: helemaal in orde.
Bij de strategische doelen die je noemt kunnen Archiefwet en -regelgeving ook gebruikt worden als instrument. Niet om dreigend mee te zwaaien. In de geest is het een prima kader. Nog steeds.
-
-
@ Marco: Ja, ook de provincies, waterschappen, veiligheidsregio's, politieregio's (al komen die te vervallen), RHC's, RUD's etc hebben allemaal hun via brancheverenigingen centraal opgestelde lijsten. Waarin ook telkens staat dat financiele administratie na 7 jaar weg mag, dat personeelsdossiers 10 jaar na uitdiensttreding weg mogen, etc. Dat doen ze in Australie bijvoorbeeld anders
En als je dus nog specifieke taken hebt als organisatie kun je een specifieke branche lijst maken net zoals hoofdstuk 3 van de gemeentelijke lijst. Maar hoofdstuk 2 regel je overheidsbreed.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
