BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiefwaardig?
Een hele simpele vraag waarbij iedereen ove rmij heen kan vallen: waar komt het begrip (?) "archiefwaardig" vandaan en wat wordt daaronder verstaan?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Mart Mommers op
-
Als een gegeven geschikt is om op basis van criteria op te nemen als archiefstuk in het archiefsysteem. In de Baseline wordt daar in relatie tot het ZGW behoorlijk gedetailleerd op ingegaan. Zie ook deze link.
http://labyrinth.rienkjonker.nl/category/trefwoorden/archiefwaardig
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Archiefwaardig is strikt genomen alles wat past in de definitie van "archiefbescheiden" zoals die in de Archiefwet 1995 staat. Niet ieder document of brokje informatie is archiefwaardig. Denk bijvoorbeeld aan reclames of kerstkaarten.
De term "archiefwaardig" wordt vaak gebruikt in de context dat een medewerker bij een document o.i.d. moet herkénnen dat het een archiefbescheiden betreft. Hij/zij acht het document archiefwaardig. Vervolgens zal hij/zij de nodige handelingen verrichten om het document op te nemen in het archiefsysteem.
-
Permalink Antwoord van Rienk Jonker op
-
Dit is eigenlijk een in de context van een archivaris en records manager verboden woord dat binnen het zaakgericht werken omhoog is gekomen. Het woord suggereert een soort verhevenheid die niet bestaat.
Het gaat tenslotte maar om een ding en dat is of een stukje informatie een rol of functie binnen een proces of project heeft. Is dat zal in dat proces/project op dat stukje informatie de hopelijk al aanwezige records management functionaliteiten en processen van toepassing zijn (archiefsysteem). Deze starten op het moment van ontstaan (of al eerder) en blijven van toepassing tot het moment van vernietiging.
Zie ook http://labyrinth.rienkjonker.nl/archiefwaardigheid
-
Permalink Antwoord van Aike van der Ploeg op
-
Een drietal reactie slechts, jammer, ik had op meer gehoopt.
Dat het woord "archiefwaardig"vaak gebruikt wordt is mij ook opgevallen, vandaar mijn vraag. Het zal niet verbazen dat ik van mening ben dat het woord "archiefwaardig" niet gebruikt zou moeten worden. Het suggereert namelijk iets dat er niet is: dat er een vrij keuzemoment zou zijn waarop je kunt bepalen of informatie de moeite waard is om in het archief op te nemen. Dat keuzemoment, die vrijheid om dat zelf te bepalen, is er niet. Het woord "archiefwaardig" zou daarom ook niet meer gebruikt moeten worden om te voorkomen dat de schijn bestaat dat er wél een keuzemoment is.
Rienk Jonker beschrijft dat heel helder: http://labyrinth.rienkjonker.nl/archiefwaardigheid
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Aike,geldt jouw opvatting ook voor de term archiefbescheiden ? Zelf geef ik de voorkeur aan andere terminologie.
-
-
Aike, de Archiefwet biedt die vrijheid inderdaad niet. In de praktijk kiezen medewerkers er wel degelijk voor om informatie op te nemen in het (zaak-)dossier of niet. Als je dat keuze-moment niet benoemt in je procedures, dan durf ik dat naïef te noemen. Als ik met gebruikers praat, dan bespreek ik wel degelijk wanneer ze iets in het archiefsysteem moeten opslaan en wanneer ze het gewoon in bijvoorbeeld outlook kunnen laten staan. Ik bied ze dus de keuze, al moet die wel overwogen gemaakt worden.
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Misschien is het makkelijker om gewoon te bepalen of iets bewaarwaardig is. Dat kan variëren van een dag tot permanent. Gedurende die periode zal het benaderbaar dus vindbaar moeten zijn. Dat betekent dat je er op dat moment er al niet aan ontkomt om hier een zekere ordening aan te geven. Afhankelijk van het belang zal dit een lichter of zwaarder archiefprotocol zijn.
Maakt het onderdeel uit van een zaak/dossier vereist dit een zwaarder archiefprotocol dan bescheiden die daar niet hoeven worden opgenomen, maar waarvan de organisatie/proceseigenaar -om welke reden dan ook- er belang aan hecht om deze nog een tijd te bewaren, ongeacht de locatie waar deze dan toegankelijk worden gehouden. Maar dat is ook een vorm van archiveren. Tot nog toe werden alle archiefbescheiden die betrekking hebben op taken en handelingen waar de organisatie verantwoording over moet kunnen afleggen archiefwaardig. Dat kan dus breder worden geïnterpreteerd dan het huidige zaakgewijs werken.
Sinds het zaakgewijs werken wil men pas van archiveren spreken wanneer het definitieve document aan de zaak/dossier wordt toegevoegd/afgesloten. Voor alle overige documenten die nog niet worden vernietigd moeten dan "georganiseerd worden bewaard". Nu is georganiseerd bewaren natuurlijk niet veel anders dan een vorm van archiveren. Wellicht speelt er dan in mindere mate of nagenoeg geen bedrijfsrisico meer, maar in principe archiveer je alles wat je later wilt kunnen benaderen. Dan is het formeel misschien niet archiefwaardig, maar informeel zal je als organisatie hier ook iets archivistisch mee moeten doen. Het feit dat dit in de praktijk niet altijd goed geregeld is doet daar niets aan af.
-
Permalink Antwoord van Otto van der Meij op
-
Er is natuurlijk de 'archivalisering' (zie Ketelaar), oftewel het vrije keuzemoment waarop we besluiten tot archivering of, beter, vastlegging van gegevens over te gaan. In die zin is er dus wel degelijk een vrij keuzemoment voor het individu. Bedenk ook dat alles wat we in eerste instantie qua informatie vastleggen niet meer dan een simpel geheugensteuntje is (zie Gleick, A Theory of Information).
Ook vastlegging van gegevens is daarmee nog niet direct vast te stellen met archiefwaardig: daaronder versta ik dan toch echt semi-permanente bewaring, oftewel iets dat bestemd is voor het archief (van een organisatie). M.a.w. bijvoorbeeld een afgedane zaak (gemeente). Zolang een kwestie niet is afgehandeld of er sprake is van een lopend proces, is de informatie slechts ondersteunend en dat geldt ook voor de bewaring.
Vanuit een organisatie geredeneerd (procesgebonden informatie) bestaan er richtlijnen omtrent wat er bewaard moet worden, die weer voortbouwen op de Archiefwet: in die zin is er voor de werknemer inderdaad geen vrije keuze, al zullen sommige meer willen bewaren (extra geheugensteuntje) en andere minder (met het risico op informatieverlies). In die zin bewaren we tussentijds vooral wat we beredeneerd bewaard willen hebben uit nut of noodzaak.
Uitgaande van de Archiefwet, zou ik zeggen dat archiefwaardig pas datgene is wat ligt opgeslagen of wordt overgedragen aan een archiefdienst: bestemd voor permanente bewaring dus.
-
-
Ik heb een officiële definitie voor je gevonden:
Onder ‘archiefwaardigheid’ is hier te verstaan de hoedanigheid dat informatieobjecten als archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden, ongeacht of deze voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen of niet.1 (de voetnoot verwijst naar het Archiefforum).
Uit: Wabo en Archiefwet. Advies inzake de 'archiefwaardigheid' van de landelijke voorziening Omgevingsloket online [Nationaal Archief, april 2009]
-
-
Een aantal jaren geleden gebruikte een collega van mij een iets betere term dan archiefwaardig, namelijk het woord zaakwaardig (http://labyrinth.rienkjonker.nl/verhaal/niet-archiefwaardig-maar-za...). Een zaakwaardig gegeven is een gegeven dat na beoordeling geschikt geacht wordt onderdeel te zijn van een zaak (proces). Door het toevoegen aan een zaak krijgt het context en is het een archiefstuk.Het voorgenomen besluit tot vernietiging of bewaring is op zaak niveau bekend, deze wordt dan automatisch aan dat gegeven gekoppeld. Vervolgens hoeft over dit onderwerp niet meer worden nagedacht. Bewust en aantoonbaar bezig zijn met het beheer en dergelijke blijft natuurlijk wel. De bewaartermijn gaat in op het moment dat de zaak is afgerond.
In deze overgangsfase van wel of niet opnemen bij een zaak kan het woord archivalisering van Ketelaar geplaatst worden als een soms bewuste maar vaker onbewuste handeling waarbij een gegeven de status van archiefstuk verkrijgt. De bewustheid heeft dan wel te maken met de keuze om iets bij de zaak op te nemen, niet om iets tot een archiefstuk te benoemen. In deze context is archivalisering als handeling uitgesmeerd over meerdere activiteiten, ten eerste het definiëren en vastleggen van een zaaktype met documenttypen en bewaartermijnen, en vervolgens de handeling om een gegeven aan een zaak van dat zaaktype te koppelen.Alle bij een zaak opgenomen of gekoppelde gegevens zijn archiefstukken en vallen onder het het domein van de Archiefwet 1995. De VNG heeft over dit onderwerp in 2011 in een ledenbrief uit 2011 een opmerkingen over gemaakt (Lbr. 11/049, 21 juli 2011, par. 2.4)
Alleen niet alle zaken en bijbehorende gegevens zijn even belangrijk in de zin van risicovol voor een organisatie of de samenleving. Op basis van risicomanagement kan een aantoonbare keuze gemaakt worden hoe zwaar op records management functionaliteiten (NEN 2082 of NEN-ISO 16175) en records management processen (NEN-ISO 15489) in te zetten zijn.
Grof gezegd en geschat valt zo'n 95% van alle informatie die binnen een overheidsorganisatie wordt verwerkt onder het domein van de Archiefwet 1995. Plus minus 10-15 procent daarvan zal voor permanente bewaring in aanmerking komen (must have), voor zo'n 40% - 60% dat op termijn voor vernietiging in aanmerking komt is gezien risico's intensief beheer noodzakelijk (must know). De rest met vaak heel korte bewaartermijnen is een kwestie van nice to know en nice to have.
Zie ook dit schema: http://labyrinth.rienkjonker.nl/image/domein-archiefwet-1995-beeld.
-
-
Maken we er niet een onnodig ingewikkelde discussie van het begrip archiefwaardig. In de kern is archiveren niets anders dan de actie en sytematiek van het bewaren en opslaan van informatie/documenten met het doel om het op enig moment te kunnen benaderen om welke reden dan ook. Ongeacht de bewaarduur en of het hier partikulier of overheid betreft.
Je kan hooguit spreken over lichte of zware archiefregimes afhankelijk van het (risico)belang. De vraag is dus niet wanneer iets bewaar-/archiefwaardig is, maar of het vernietigbaar is. Zo niet, dan rijst de vraag onder welke archiefsystematiek het moet worden opgenomen.
De interpretatie van dit begrip, deze actie, kan niet worden bepaald door de Archiefwet. Het enige wat de Archiefwet kan bepalen is dat bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten in geordende en toegangkelijke staat bewaard moeten worden, voorzien van een vereiste minimale set van metadata, onderlinge samenhang en bewaaromstandigheden. De Archiefwet stelt dus alleen specifieke eisen aan het archiefsysteem. Over hoe je dit dan vormgeeft zegt de Archiefwet niets (zaaksgewijs, procesmatig, etc). Zo is het zaaksgewijs werken ook helemaal geen wettelijke verplichting.
Zelfs de documenatie die buiten het domein van de Archiefwet valt wil ik als organisatie terug kunnen vinden en dat verlangt even zo goed een archivistische actie van bewaren/opslaan.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
