Voor de inkoop van de JeugdzorgPlus en LVB ZZP 4 & 5 zijn door de VNG twee model overeenkomsten opgesteld, zie deze link.  De model overeenkomsten kan je downloaden via de website van de VNG.

In de model overeenkomst voor Jeugdzorgplus is een artikel 12 opgenomen met de volgende voorstel tekst:

Bijlage D, en bij de overeenkomst met LVB 4 & 5 bijlage E,  Informatie en archivering

In aanvulling op de in artikel 12 genoemde bepalingen neemt Opdrachtnemer het volgende in acht met betrekking tot informatie en archivering:

12. Informatie en archivering

12.1      Opdrachtnemer hanteert bij het beheer van (digitale) archiefbescheiden in dossiers de uitgangspunten van de Archiefwet 1995. Hieronder begrepen de toepassing van de geldende Selectielijst van archiefbescheiden van gemeentelijk en intergemeentelijke organen alsmede de verplichtingen zoals genoemd in bijlage E.

12.2      Vernietiging, ontoegankelijk maken, vervanging, vervreemding en overdracht van dossiers door de Opdrachtnemer geschiedt in samenspraak met de Opdrachtgever.

12.3      Bij beëindiging van de Overeenkomst draagt de Opdrachtnemer zorg voor de overdracht van lopende dossiers, in goede, geordende en toegankelijke staat, aan de organisatie die door de Opdrachtgever wordt aangewezen.

12.4      Toezicht op de naleving van deze afspraken wordt uitgevoerd door de gemeentearchivaris van de Opdrachtgever.

Bijlage D bevat de volgende toelichting op artikel 12:

1. De dossiers worden bewaard in goede, geordende en toegankelijke staat. Opdrachtnemer hanteert het metagegevensschema dat door de Opdrachtgever is vastgesteld.
2. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat het informatiebeheer voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. De opbouw van het digitale informatiebeheer is in overeenstemming met het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN).
3. Opdrachtnemer zorgt voor een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de dossiers. De organisatie beschikt over een informatiebeheerplan.
4. Het maken en bewaren van (digitale) dossiers geschiedt op een zodanige wijze en met zodanige materialen, dat hun houdbaarheid in overeenstemming is met de eisen in hoofdstuk 2 van de Archiefregeling.
   1. De dossiers  worden opgeslagen in een ruimte die tenminste voldoet aan de eisen:

a)    beveiliging tegen toegang door onbevoegden;

b)    beveiliging tegen brand;

c)    beveiliging tegen wateroverlast;

d)    bescherming tegen stof, schimmel en ongedierte;

e)    klimaatbeheersing, met als doel dat geen grote temperatuurschommelingen optreden;

f)     de ruimte waarin de server voor de opslag van digitale dossiers zich bevindt kent waarborgen voor de elektromagnetische afscherming, stroomvoorziening, bekabeling en registratie van toegang.

Dit zijn uiteraard handreikingen. Gaan jullie als gemeente deze bepalingen overnemen of wat zou je aanvullen of anders doen ? Laat dat je vakgenoten weten via BREED.