BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
archieffunctie omgevingswetsoftware
We zijn bezig met het opstellen van een programma van eisen voor de aanbesteding van omgevingswetsoftware (zowel planvorming als toepasbare regels). Van belang is natuurlijk dat de archieffunctie van de software goed is geregeld. In de requirements die opgesteld zijn door de VNG staat de volgende eis opgenomen;
* OF Kunnen archiveren van bestandenset conform STOP/TPOD inclusief benodigde procesinformatie die inzicht geeft in |
Omdat de STOP/TPOD nog niet gereed is, kunnen we die niet als eis opnemen in ons PvE. De vraag is nu of we de tweede bullit zo op moeten nemen in het PvE en of de leveranciers hier dan aan kunnen voldoen.
Ik ben benieuwd of iemand al ervaring heeft met het uitzeten van de aanbesteding en hoe jullie de eis van de archieffunctie hier in hebben opgenomen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Soms worden ook andere keuzes gemaakt, door koppelingen van bijvoorbeeld Squit naar een DMS/Zaaksysteem. Wellicht is dat ook een optie voor jullie.
Er is een handreiking beschikbaar vanuit de VNG: https://vng.nl/sites/default/files/2020-08/handreiking-verwerven-ow..., maar deze gaat niet in op jouw belangrijke vraag.
Overigens wordt steeds meer getwijfeld of de Omgevingswet wel doorgaat, grote kans van niet.
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Dag Maayke,
Mijn organisatie heeft in de eerste helft van vorig jaar een aanbesteding gedaan voor plansoftware. Qua archivering hebben we in het Pakket van Eisen de eisen van de VNG gevolgd. Voor archivering hebben we ze letterlijk overgenomen.
De standaard STOP-TPOD was toen uiteraard ook niet klaar. Die hebben we gewoon uitgevraagd, met de toevoeging dat de leverancier moet voldoen de laatste versie van STOP-TPOD die op het moment van publicatie van de aanbesteding was vastgesteld. Dat hoeft dus geen probleem te zijn.
Mijn inschatting is dat de leveranciers zullen voldoen aan de tweede eis: aanleveren van de bestandenset conform de archiefregistratiecomponent. In de praktijk betekent dit dat ze de bestanden als pdf-a moeten kunnen aanleveren. Dat heeft niet mijn voorkeur, vanwege het informatieverlies. De overbrengingstermijn van de plannen zal (afhankelijk van welke Archiefwet op dat moment van toepassing is) 20 of 10 jaar zijn. Onder de nieuwe Archiefwet wordt ook archivering bij de bron mogelijk. Dat biedt nieuwe kansen om Omgevingsplannen die niet meer geldig zijn duurzaam toegankelijk te maken. Er is in ieder geval ook nog tijd om de eerste optie alsnog te realiseren.
De archieffunctie hebben we niet opgenomen bij de aanbesteding van de toepasbare regelsoftware. Hierover hebben we intern overleg gevoerd met onze ruimtelijke plan-juristen en ICT. Toepasbare Regels hebben geen juridische status. Het Omgevingsplan gaat altijd boven de toepasbare regel. De toepasbare regels vormen de input voor de vragenbomen en daar gaat gewerkt worden met juridische disclaimers dat aan de vragenbomen geen rechten ontleend kunnen worden. De functioneel beheerder heeft laten zien dat alle toepasbare regels in de lokale software bewaard worden, zodat reconstructie mogelijk is. Eigenlijk voldeed de software daarmee al voor een groot deel wat we met de archivering beogen, alleen was die nog niet eerder vanuit dit oogpunt bekeken. We hebben geen garantie dat dit ook geldt voor de landelijke voorziening. Hierop hebben we als organisatie tegelijkertijd ook nauwelijks of geen invloed op.
Uiteraard kan het zo zijn dat in de loop der tijd vanwege jurisprudentie de status van toepasbare regels zullen veranderen. Dan zullen we bijsturen, als het nodig is.
-
-
Kleine toevoeging, vooralsnog wordt in de nieuwe Archiefwet alleen een uitzondering gemaakt voor de basisregistraties. Maar het lijkt mij dat als je idd archivering by design wil realiseren dat je het begrip overbrenging moet herzien.
-
-
22 februari is er deze sessie: https://vng.nl/agenda/kick-off-werkplaats-dso-keten
-
-
Eens, ik zie ook steeds meer domeinarchieven ontstaan. Dan denk ik bijvoorbeeld aan de voorzieningen voor het archiveren van websites, bestuurlijke stukken etc. Ik zie daar ook echt mogelijkheden om hier op termijn ook archiveren bij de bron toe te passen. En dan zal het begrip overbrenging en de rol van de archivaris en archiefbewaarplaats veranderen.
Yvonne Welings zei:Kleine toevoeging, vooralsnog wordt in de nieuwe Archiefwet alleen een uitzondering gemaakt voor de basisregistraties. Maar het lijkt mij dat als je idd archivering by design wil realiseren dat je het begrip overbrenging moet herzien.
-
-
Zoals ik het nu observeer, is de archiefwereld zelf nog niet aan dit denkbeeld toe, maar degenen die bij de creatie van het proces betrokken zijn wel.
-
Permalink Antwoord van Ewald te Koppele op
-
Hallo, ik heb zelf ervaring met archiveren van digitale bestemmingsplannen. Is dat bij jullie, maayke en Marieke, al geregeld?
Vandaar uit kun je verder gaan doorbouwen voor stop tpod. Ik heb ervaringen met plansoftwareleveranciers. Laat hen eerst stoptpod software maken om te kunnen starten met Omgevingswet. Gezien hun mogelijkheden met imro plannen, zal er ook vast tijdig iets voor stoptpod komen. Vertrouwen hebben dus.
Voor toepasbare regels is een ietwat ander verhaal. Utrechts archief in de persoon van Ben de Jong en Joost van Koutrik, is met een handreiking archief OW bezig. Er zijn diverse webinars verzorgd over dit onderwerp afgelopen jaar. 9 Maart 13 uur aanstaande is er weer een webinar, kijk op aandeslagmetomgevingswet.nl
Ewald Te Koppele
-
-
Zodra de VNG handreiking gereed is, geef ik er uiteraard bekendheid aan. Is een van de bespreekpunten komende donderdag tijdens de VNG-Archiefcommissie.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
