BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Alleen maar digitaal archiveren

Op de DIV binnen mijn organisatie wordt er momenteel zowel digitaal als analoog gearchiveerd. Net zoals veel andere gemeentelijke organisaties, worstelen ook wij met het probleem dat we papieren dossiers niet weg mogen gooien vanwege de archiefwet. Wat wij willen is een machtiging tot substitutie, waarvoor natuurlijk aan een heleboel eisen voldaan moet worden.

De DIV afdeling is daar echter niet hard mee bezig, omdat zij niet goed de voordelen ervan inzien. Het grote voordeel wat ik zie is tijdsbesparing. Wat zijn andere voordelen van het alleen maar digitaal hoeven te archiveren?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marik op 12 April 2012 op 11.27

De DIV bij mijn organisatie doet momenteel helemaal niks met het analoge archief, het blijft allemaal liggen. Het excuus is gebrek aan tijd. DIV denkt dat de organisatie toch niks merkt van het analoge archief en dat dat ook een reden is waarom het analoge archief geen prioriteit heeft. Verder willen ze wel een machtiging voor substitutie, maar het voldoen aan de eisen voor de machtiging gaat heel langzaam. De ambitie is er zogenaamd wel, maar ze hebben het naar eigen zeggen te druk met andere dingen.

Maar goed, in ieder geval bedankt voor de reacties. Naast tijdsbesparing vind ik het genoemde punt van Han ook een hele goede; het weer compleet hebben van het archief op één plek. Verder sluit een analoog archief niet goed aan bij HNW dat is ingevoerd binnen de organisatie. Gelukkig ziet de teamleider van de DIV deze punten ook wel, het zal mij alleen niet verbazen als het nog een lange tijd gaat duren voordat we echt van het analoge archief afstappen ;)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 April 2012 op 12.36

@Marik, nog een kleine toevoeging: laatst las ik ergens dat het notariaat kiest voor papier vanwege de twijfels over duurzaamheid en authenticiteit.

Met de nieuwe KPI, zie ook de ledenbrief VNG 21 juli 2011, is het niet op orde brengen van archieven wel als criterium voor taakverwaarlozing aangemerkt. Hierover zijn tussen de VNG en IPO afspraken gemaakt, die nu nog niet openbaar zijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bas de Groot op 19 April 2012 op 10.30

@Marik: als er twijfel is over de ambitie en het werktempo van DIV (want dat proef ik deels ook uit je reactie) dan zou het goed zijn als DIV een aantal kengetallen van haar werkzaamheden zou gaan produceren, zodat hard te maken valt of ze daadwerkelijk tijd te kort komen om nog iets met het analoge archief te doen. Overigens zou het me niet heel erg verbazen als dat deels werkelijk zo is: de organisatie verlangt van DIV dat het digitale archief goed geordend en toegankelijk is vanwege het digitale werken. Het opzetten en inrichten van dat digitale archief kost tijd en energie, die DIV dan enige tijd lang niet in het bijwerken van het analoge archief kan steken. Dat kan een bewuste keuze zijn. Echter, de werkzaamheden t.a.v. het analoge archief verdwijnen niet, en dienen alsnog op een later tijdstip uitgevoerd te worden. Als nu al duidelijk wordt dat de analoge achterstanden oplopen, dan is het niet meer dan billijk dat DIV inzicht geeft in hoe snel die achterstanden oplopen en waarom, zodat een kostenplaatje berekend kan worden. Tevens zou ik alvast in contact treden met de archivaris/archiefbewaarplaats van jouw organisatie, om te kijken of er acceptabele oplossingen te vinden zijn voor het probleem (b.v. numeriek archiveren van vernietigbare stukken oid, waarmee DIV tijd zou kunnen besparen).

Helpt dit iets?