BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
alle contracten verzamelen
Voor een project inkoop- en contractbeheer is DIV gevraagd om een inventarisatie te geven van alle contracten, overeenkomsten etc. waar de gemeente aan gebonden is. Er moet een beeld komen van de aantallen (bij benadering) en de soorten contracten die er zijn. Het betreft een gemeente met 25.000 inwoners. Is er al eens een gemeente geweest die een inventarisatie heeft gemaakt? Zo ja, hoe heb je het aangepakt, ervaringen, tips?
Hartelijk dank alvast voor elke input.
N. Eggne
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Gert Valk op
-
nou wij hebben het geprobeerd bij de gemeente Oss (+ 70.000 inwoners) maar we kregen er niet echt de vingers achter. Met behulp van de inkoopcoördinator en naspeuringen in het archief hebben we wel diverse contracten boven water kunnen krijgen. Maar het bleek dat veel verschillende contracten door diverse ambtenaren werden opgesteld die vervolgens deze contracten onder zich hielden. Op een gegeven moment hebben we onze pogingen om alle geldende contracten boven water te krijgen toch maar stopgezet. Een tip: je kunt samen met de inkoopcoördinator (als die er bij jullie is) eens proberen te inventariseren waar alle geldende contracten zitten, als het goed is zitten er in het archief ook de nodige contracten. Maar je bent wel afhankelijk van de bereidwilligheid van de medewerkers om de originele contracten te laten archiveren.
-
Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op
-
We zijn in gemeente Horst aan de Maas (ca. 45.000 inwoners) momenteel bezig met de implementatie van contractbeheer. We hebben de contractbeheerders gevraagd om hun lopende contracten te inventariseren en aan te leveren voor invoer in de beheer-/bewakingsmodule. Het komt langzaam van de grond (iedereen is drukdrukdruk), maar zodra mensen de meerwaarde gaan zien van het beheer, komen ze er eerder zelf mee.
Voor ons is de financiële administratie ook een goed aanknopingspunt voor de zoektocht: het overgrote deel van contracten kost geld, dus door te kijken waar je geld aan uitgeeft, kun je nagaan waar je een contract voor zou moeten hebben.
-
Permalink Antwoord van n. eggen op
-
Hallo Bianca en Gert,
Bedankt voor de antwoorden. Bianca, hoeveel contacten hebben jullie al 'boven water'?
-
-
De teller staat op dit moment op 202 contracten, maar hij loopt verder op. Momenteel hebben we vooral veel onderhoudscontracten boven water gekregen. We verwachten ook vanuit de automatiseringshoek nog een flink aantal contracten (hardware, software, sla's e.d.). Verder loopt er nog een apart traject voor het optimaliseren van het proces voor pachtcontracten en wordt er waarschijnlijk ook nog een project opgestart om alle samenwerkingsovereenkomsten in kaart te brengen. Daarnaast werden de overeenkomsten voor de verhuur van accommodaties al in een apart systeem bijgehouden, dus ook daar hebben we zicht op.
-
Permalink Antwoord van André Plat op
-
Beste N.
Er zijn enkele gemeenten die met decos of dms module contracten werken. In Maasdriel waren we ooit gestart, maar zijn we niet tot afronding gekomen in mijn periode. Onlangs heb ik applicatierationalisatie gedaan in Heemskerk (king methode), daar kwam het er maar moeizaam van om contracten ict boven water te krijgen. In Lelystad hadden we met Corsa ooit het uitzicht op contracten. Werd daar getrokken door financiën, die volgens mij het beste overzicht hebben ivm de verplichtingen die de gemeente aan gaat (maar ook vaak nog incompleet)
En, ja je zou van een archief mogen verwachten dat een overzicht van actuele contracten zo op te roepen is. Als je bijvoorbeeeld eea hebt geregeld in je ordeningsplan (wat ik in les 6 SOD I in 1975 al leerde). Maar zelf ook zelden succesvol heb uitgevoerd.
Enfin...succes
-
-
Dank allemaal voor de antwoorden, hier kan ik wat mee.
Natalja Eggen
-
Permalink Antwoord van Wim Hoogwerf op
-
Beste Natalja,
Gemeente Gouda heeft enkele jaren geleden ook een zoektocht gehouden naar contracten. Net als bij vele andere gemeenten zit er wel een flink aantal contracten in het centrale archief maar er "zwerven" er ook nog heel veel waardoor het overzicht waarschijnlijk nog niet compleet is (je weet wel wat je hebt, maar niet wat je niet hebt).
Een contract is een eindresultaat van een reeks activiteiten waarin veel documenten voorkomen. Door deze activiteiten in een module "inkoop en aanbesteding" te bouwen denken wij 'automatisch' alle nieuwe contracten te kunnen 'vangen'.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
