BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Afschaffen schriftelijke neerslag raadsvergaderingen en vervangen door geluidsopnamen praktisch wenselijk en wettelijk mogelijk?
Van raadsvergaderingen worden schriftelijke verslagen opgemaakt, formeel vastgesteld en openbaar te raadplegen. Van besloten vergaderingen worden afzonderlijke schriftelijke verslagen gemaakt en zijn vooralsnog niet openbaar tenzij de raad anders beslist.
Binnen de huidige ontwikkelingen worden in toenemende mate geluidsopname gemaakt en op de website ter beschikking gesteld. Of een geluidsopname naast het verslag een toegevoegde waarde kunnen hebben staat hier niet de discussie. In principe verzet de Archiefwet 1995 en de daaruit voortvloeiende regelingen zich hier niet tegen. Echter moeten dan wel voldoende voorzieningen en functionaliteiten worden geboden om toegankelijkheid, authenticiteit en duurzaamheid te waarborgen. Om praktische redenen ontstaat de behoefte om deze opname als leidend te beschouwen en hiervan geen schriftelijk neerslag meer op te maken en te archiveren. Maar of hiermee zonder meer de conclusie kan worden getrokken dat hiermee de schriftelijke neerslag mag vervallen is maar de vraag.
Naast archiefwetgeving moet ook rekening worden gehouden met andere wetgeving die de burger bepaalde rechten verleend in de wijze waarop informatie wordt aangeboden (schriftelijk-audio-video). In januari 2010 is hieromtrent een uitspraak door de rechter gedaan dat in het kader van de WOB de burger het recht heeft op een schriftelijk verslag. Dit betrof een Juridische procedure tussen de heer H. Kruijer en de gemeente Heemsteden betreffende het raadsbesluit van 23 april 2009 om geen schriftelijke neerslag van de vergaderingen meer op te maken maar uitsluitend de geluidsopname via de website beschikbaar te stellen. Hier opgemerkt dat de duurzaamheidnormen in de case Heemsteden niet zijn meegenomen in hun besluitvorming. Opvallend is wel dat de gemeente Heemstede alsnog een uitvoerige schriftelijke besluitenlijst blijft voeren naast de geluidsopname. Op dit moment kan de overheid de burger nog niet eenzijdig een enkelvoudig communicatiekanaal worden opgelegd (post, balie, telefoon, digitaal (audio-video).
Of de wetgever met de term "ongeacht hun vorm" ook de overgang van schriftelijk vorm naar een andere vorm bedoeld is het laats woord nog niet gezegd. Tot nog toe lijkt de wetgever hier voornamelijk de drager voor ogen te hebben (analoog-digitaal) waarop de schriftelijke neerslag wordt gepresenteerd en niet de omslag van schriftelijk naar niet schriftelijk, daar waar schriftelijk als vanzelfsprekend mag worden geacht, in analoge of digitale vorm.
De voor de hand liggen wettelijke regelingen bieden de volgende handvatten.
Gemeentewet
Artikel 23
1 De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden.
2 De deuren worden gesloten, wanneer ten minste een vijfde van het aantal leden dat de
presentielijst heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.
3 De raad beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.
4 Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
5 De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente
gebruikelijke wijze openbaar. De raad laat de openbaarmaking achterwege voor zover het
aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van art. 25 geheimhouding is
opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Opmerking
4. Het feit dat artikel 4 over afzonderlijke verslagen spreekt, impliceert enigszins dat de niet besloten vergaderingen van een weliswaar niet afzonderlijk, maar wel een even uitvoering verslag worden voorzien die dan wel openbaar wordt gemaakt.
5. Hier wordt het begrip "verslag" vervangen door besluitenlijst. Dit geeft verwarring omdat hiermee onderscheid lijkt te worden gesuggereerd tussen:
A. de vormen verslag en besluitenlijst,
B. alleen de openbaarmaking in de vorm van een besluitenlijst zou hoeven plaatsvinden
Wet Openbaarheid van Bestuur
1.
Het bestuursorgaan verstrekt de informatie met betrekking tot de documenten die de verlangde informatie bevatten door:
a. kopie ervan te geven of de letterlijke inhoud ervan in andere vorm te verstrekken,
b. kennisneming van de inhoud toe te staan,
c. een uittreksel of een samenvatting van de inhoud te geven, of
d. inlichtingen daaruit te verschaffen.
2.
Het bestuursorgaan verstrekt de informatie in de door de verzoeker verzochte vorm, tenzij:
a. het verstrekken van de informatie in die vorm redelijkerwijs niet gevergd kan worden;
b. de informatie reeds in een andere, voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijke vorm voor het publiek beschikbaar is.
Wie heeft hier al ervaring mee en hoe kijken jullie hier tegenaan?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Marius Jansen op
-
Dag Ton,
Klopt, deze discussie heb ik ook gevolgd, en achteraf gezien had ik mijn vraag ook beter aan deze discussie moeten koppelen, maar ja, hij staat er nu eenmaal. De bedoelde discussie geeft alleen totnogtoe geen antwoord op mijn kernvraag. Ontsluiting is niet het probleem, het gaat om de meer principiële vraag of je van schriftelijke weergave naar een niet schriftelijke weergave kan gaan, en of je hiermee niet een te ruime interpretatie geeft aan het begrip “vorm” zoals bedoeld in de Archiefwet. Maar ook los van dit antwoord moet je je afvragen of geluidsweergave als enige vorm wel zo praktisch communiceert. In het praktisch gebruik blijkt dat –zelfs de (bestuurlijke)voorstanders- toch op zijn minst over een uitvoerige besluitenlijst willen beschikken. Daarnaast kan je je afvragen of de winst die je hiermee denkt te behalen wel opweegt tegen de eerder genoemde voordelen en gebruiksbehoefte. Misschien is hier 1+1 wel 3. Zie ook deze link.
-
Permalink Antwoord van Marco Klerks op
-
Ik vind dat het verslag en de besluitenlijst twee verschillende documenten zijn. Ze kennen een andere inhoud en een andere mate van openbaarheid.
Ik vind dat, gelet op de wetgeving, de vorm vrij is; de documenten mogen ook in audio-visueel formaat.
De WOB doet daar niks aan af. De burger mag weliswaar vragen om de informatie in een andere vorm verstrekt te krijgen, maar de gemeente hoeft daar slechts gehoor aan te geven indien het verstrekken van de informatie in die vorm redelijkerwijs gevergd kan worden. (WOB, art. 7, lid 2a) Zo mag een blinde burger ook aan de gemeente vragen om op schrift vastgelegde informatie in te spreken op band. Kan dat redelijkerwijs gevergd worden?
De rechter heeft m.i. in de zaak rondom gemeente Heemstede een onjuiste uitspraak gedaan. Het is daarbij wel vervelend dat daarmee een precedent gevormd is. Hoe komen we daar weer vanaf?
-
Permalink Antwoord van Ingmar Koch op
-
@Marco
Ik vind dat het verslag en de besluitenlijst twee verschillende documenten zijn. Ze kennen een andere inhoud en een andere mate van openbaarheid.Een besluitenlijst en een verslag zijn ook andere documenten, dat hoef je niet te vinden. Het ene geeft weer wat besproken is, het andere wat er echt besloten is.@MariusIk weet niet zeker of lid 4 impliceert dat ook van openbare vergaderingen een verslag gemaakt moet worden. Het feit dat de vergadering openbaar is, zou juist kunnen betekenen dat dit niet hoeft. Iedereen kan zelf gaan luisteren wat er besproken is (en dat vastleggen). Bij een besloten vergadering kan dit niet, daarom moet er verslag van gemaakt worden.In het Huishoudelijk reglement legt de raad vast of en hoe een verslag van de vergadering gemaakt moet worden: woordelijk verslag, samenvatting, geluidsopnamen, video-opnamen, de vorm mag de raad zelf bepalen. (Maar als er een verslag gemaakt wordt, moet dit permanent bewaard worden...)Verder geeft lid 5 expliciet aan dat een besluitenlijst gemaakt moet worden, ongeacht of het een openbare of besloten vergadering is. Let op dat hier ook geen vorm-vereisten worden gesteld. Theoretisch zou een besluitenlijst dus kunnen bestaan uit een gemonteerde video-opname van de vergadering, waarin alleen de 'besluiten' (inclusief stemverhoudingen) zijn opgenomen.
-
-
Ingmar Koch zei:
Een besluitenlijst en een verslag zijn ook andere documenten, dat hoef je niet te vinden.Ja goed, ik begreep uit de tekst dat daaraan getwijfeld werd. Vandaar dat ik het niet zo krachtig formuleerde. Twijfelen mag altijd
-
-
@Ingmar @Marco
Dank voor jullie reacties.
Persoonlijk wilde ik geen twijfel zaaien tussen de besluitenlijst en verslag, maar vind dat de wet daar zelf nogal onduidelijk in blijft. Dan blijft er altijd ruimte om daar subjectieve definities aan te geven. Dit geldt ook voor het verslag. Nog even de passages.
4 Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
5 De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente
gebruikelijke wijze openbaar.
Ingmar heeft gelijk dat artikel 4 niet persé impliceert dat er van een niet besloten vergadering een verslag gemaakt moet worden, maar door nadrukkelijk te term afzonderlijk verslag te gebruiken schurkt het hier wel verleidelijk tegenaan. Persoonlijk lijkt mij de beredenering dat dit bij een open vergadering misschien niet hoeft omdat iedereen daar persoonlijk van kan getuigen wel erg ruim gezocht. Dat zou voor een zuivere democratische informatievoorziening betekenen dat alleen die burgers waarop de publieke tribune ruimte biedt van die informatiemogelijk gebruik kunnen maken. Je zou op basis van artikel 4 en 5 zelfs kunnen beweren (nu ben ik even de advocaat van de duivel) dat er naast een verslag een besluitenlijst opgemaakt moet worden dat openbaar moet worden gemaakt. Dus niet het verslag zou dan openbaar moeten/hoeven worden gemaakt, maar (alleen?) de besluitenlijst. Ook hier blijft de wettekst onduidelijk.
Het is natuurlijk duidelijk dat de wet de vorm vrijlaat. Let wel, mij maakt het niet uit welke vorm dat is, ik probeer mij alleen in zowel de gebruiks- en klantvriendelijkheid te verplaatsen dat meer dan ooit hoog in het vaandel staat. Maar ook wat in alle redelijkheid de wet feitelijk voor ogen had met het begrip “ongeacht vorm”.
Weliswaar heeft al in 1975 de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk bij circuliare van 10 januari 1975 nr.MMA/Ar. 177.507 I, gesteld dat ook niet–schriftelijke registratievormen onder het archiefwettelijk begrip “archiefbescheiden” gerekend dienen te worden. Bij de Archiefwet 1995 is dit formeel geregeld, overigens zonder de term schriftelijk.
Toch durf ik te vermoeden dat men –gezien de tijd (1975)- hier feitelijk de toenemende digitalisering voor ogen had (digitale tekst). Destijds werd “schriftelijk” naar mijn gevoel vooral geassocieerd met "pen en papier" en niet met digitale tekst (fietelijk ook schriftelijk). Digitaal werd destijds niet als schriftelijk beleefd. Is het dus niet aannemelijker dat de Wet met “vorm” de transmissie van analoge drager naar digitale drager bedoelde en niet van tekstuele vorm naar geluidsvorm. Ik begrijp dat dit misschien vergezocht overkomt, maar het opnemen in de wet van een heldere definitie hoe breed het begrip “vorm” geïnterpreteerd kan worden lijkt mij geen overbodige luxe. Dan mag dat wat mij betreft een audio-video, of wat dan ook drager zijn.
-
Permalink Antwoord van Hans van Rijn op
-
Het principe verschilt niet zo erg in de zoektoch naar het beste digitale boek. Wat wordt, door de meerderheid en beslisser, als prettig en functioneel ervaren en afhankelijk daarvan zullen verschillende vormen uitgeprobeerd worden, waarbij de 'wet' voorlopig steeds achter de feiten zal volgen.
Praktisch lijkt mij in deze zoektocht in ieder geval een dubbele vastlegging (volledig audio en een beperkt, leesbaar, verslag).
Als DIV er maar voor zorgt dat beiden goed ontsloten zijn en duurzaam toegankelijk.
Marius Jansen zei:@Ingmar @Marco
Dank voor jullie reacties.
Persoonlijk wilde ik geen twijfel zaaien tussen de besluitenlijst en verslag, maar vind dat de wet daar zelf nogal onduidelijk in blijft. Dan blijft er altijd ruimte om daar subjectieve definities aan te geven. Dit geldt ook voor het verslag. Nog even de passages.
4 Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt,
dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad anders beslist.
5 De raad maakt de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente
gebruikelijke wijze openbaar.
Ingmar heeft gelijk dat artikel 4 niet persé impliceert dat er van een niet besloten vergadering een verslag gemaakt moet worden, maar door nadrukkelijk te term afzonderlijk verslag te gebruiken schurkt het hier wel verleidelijk tegenaan. Persoonlijk lijkt mij de beredenering dat dit bij een open vergadering misschien niet hoeft omdat iedereen daar persoonlijk van kan getuigen wel erg ruim gezocht. Dat zou voor een zuivere democratische informatievoorziening betekenen dat alleen die burgers waarop de publieke tribune ruimte biedt van die informatiemogelijk gebruik kunnen maken. Je zou op basis van artikel 4 en 5 zelfs kunnen beweren (nu ben ik even de advocaat van de duivel) dat er naast een verslag een besluitenlijst opgemaakt moet worden dat openbaar moet worden gemaakt. Dus niet het verslag zou dan openbaar moeten/hoeven worden gemaakt, maar (alleen?) de besluitenlijst. Ook hier blijft de wettekst onduidelijk.
Het is natuurlijk duidelijk dat de wet de vorm vrijlaat. Let wel, mij maakt het niet uit welke vorm dat is, ik probeer mij alleen in zowel de gebruiks- en klantvriendelijkheid te verplaatsen dat meer dan ooit hoog in het vaandel staat. Maar ook wat in alle redelijkheid de wet feitelijk voor ogen had met het begrip “ongeacht vorm”.
Weliswaar heeft al in 1975 de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk bij circuliare van 10 januari 1975 nr.MMA/Ar. 177.507 I, gesteld dat ook niet–schriftelijke registratievormen onder het archiefwettelijk begrip “archiefbescheiden” gerekend dienen te worden. Bij de Archiefwet 1995 is dit formeel geregeld, overigens zonder de term schriftelijk.
Toch durf ik te vermoeden dat men –gezien de tijd (1975)- hier feitelijk de toenemende digitalisering voor ogen had (digitale tekst). Destijds werd “schriftelijk” naar mijn gevoel vooral geassocieerd met "pen en papier" en niet met digitale tekst (fietelijk ook schriftelijk). Digitaal werd destijds niet als schriftelijk beleefd. Is het dus niet aannemelijker dat de Wet met “vorm” de transmissie van analoge drager naar digitale drager bedoelde en niet van tekstuele vorm naar geluidsvorm. Ik begrijp dat dit misschien vergezocht overkomt, maar het opnemen in de wet van een heldere definitie hoe breed het begrip “vorm” geïnterpreteerd kan worden lijkt mij geen overbodige luxe. Dan mag dat wat mij betreft een audio-video, of wat dan ook drager zijn.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zie ook artikel van Joost van Koutrik op de website van VHIC Sited via deze link.
-
-
Op zich een prima artikel. Maar ook dit artikel gaat niet in op mijn kernvraag. De vraag of er opname mogen worden gemaakt is evidend 'ja'. Natuurlijk mag dat en biedt een meerwaarde aan de schriftelijke neerslag zoals een videobeelden daar nog eens een waarde aan toevoegen. Maar dat geldt voor alle vormen van overleg. De vraag is alleen of deze geschikt zijn om de schriftelijke neerslag verantwoord te vervangen ipv een (waardevolle) ondersteunende functie.
Graag zou ik een goed onderbouwde gedachtewisseling willen zien die ingaat op de geest van de term "ongeacht vorm", met name in de periode (begin jaren '90) toen en waarom hiervoor gekozen is. Daarbij verwijs ik weer naar mijn oorspronkelijke vraag. Werd met vorm wel bedoeld van schriftelijk naar niet schriftelijk, of eigenlijk gewoon van analoog schriftelijk naar digitaal schriftelijk. Dit lijkt mij van belang omdat nu iedereen nu subjectief elke (misschien wel zeer onwenselijke) vorm kan kiezen en zich daarmee wellicht oneigenlijk kan beroepen op de Archiefwet. Persoonlijk vind ik dat de wet hierop zou moeten worden aangepast en het begrip "vorm' nadrukkelijker een definitie meegeeft om wildgroei van "vormkeuze" te voorkomen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
