BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Aansluiten bij ontwerpselectielijst e-mailarchivering 2022
Collega's,
stel, onze gemeente sluit nu aan bij de ontwerpselectie e-mailarchivering. In hoeverre verplicht dit de gemeente om voor de e-mails van alle in de ontwerpselectielijst genoemde categorieën deze nieuwe selectielijst te volgen? Of kan de gemeenten hierin nog kiezen, bijvoorbeeld wel e-mails van sleutelfunctionarissen volgens de nieuwe selectielijst e-mailbewaring 2022 maar e-mails van medewerkers volgens de bestaande selectielijst 2020 (= archiveren bij de zaak waar deze inhoudelijk bij hoort)?
Hoor graag jullie inzichten (want deze inzichten verschillen nu binnen de gemeente waarvoor ik werkzaam ben).
Dank alvast voor jullie reactie!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Goede vraag. M.i. heeft zaakgericht werken altijd de voorkeur, maar vaak bij bestuurders lukt dat niet zo goed. Als je je vraagstelling zou omdraaien, betekent dat dat je van sleutelfiguren elke mail zgw moet gaan archiveren.
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
Als ik het mij goed herinner staat er bij de toelichting van de selectielijst e-mailbewaring dat deze selectielijst aanvullend is op die van 2020 en dat het principe van archiveren bij de zaak blijft bestaan en dat deze wijze eigenlijk de voorkeur heeft, maar dat de praktijk weerbarstiger is. Daarmee is deze selectielijst dus m.i. vooral 'en - en' en niet 'of - of'. In mijn ogen versterken ze elkaar alleen maar.
Ondanks de terechte bezwaren die ik al voorbij heb zien komen op andere plaatsen zie ik ook veel voordelen: eindelijk een wettelijke grondslag om een bewaartermijn aan alle mailboxen te koppelen! Dat betekent in de praktijk dat de informatie in bv. individuele gemeentelijke mailboxen, buiten de sleutelfiguren om, maar een relatief korte periode bewaard blijft in plaats van gedurende de gehele carrière van een werknemer bij de betreffende gemeente. Dus in eerste instantie zal de hoeveelheid opgeslagen data alleen maar afnemen verwacht ik. We komen daarmee ook meer in de richting van het voldoen aan de AVG dan nu het geval is.
Ander voordeel is dat mensen tot op zekere hoogte ook gedwongen worden om informatie buiten de mailbox om te gaan archiveren omdat ze anders de informatie kwijt zijn. De gigantische 'werk'archieven in de mailboxen van medewerkers of functionele mailboxen zou dan ook verleden tijd moeten zijn (hoop ik). Dit laatste is wellicht een staaltje omdenken, maar dit is wel de wijze van communiceren die mijn gemeente voor ogen heeft.
En ja, het betekent nog steeds dat niet alle zaken compleet zullen worden gemaakt, maar bij zaken die een bewaartermijn hebben van 7 jaar of korter is het risico kleiner dat deze info langer aanwezig is in bv een mailbox dan voor deze selectielijst. Bij zaken met een bewaartermijn langer dan 7 jaar zal het bij het niet toevoegen aan de zaak een bewuste keuze gaan worden van de betreffende behandelaar om dit niet te doen. In de gesprekken die je met de afdeling hebt kun je wellicht nu wat meer gewichtige argumenten in de strijd gaan gooien wanneer men het complementeren van zaken bewust achterwege laat. Het oordeel/argument taakverwaarlozing komt nu eerder naar voren. Het argument 'het staat in mijn mailbox of in een gedeelde mailbox en daar kunnen al mijn collega's bij' kan men nu niet meer gebruiken. Je kunt hiermee ook wellicht makkelijker prioriteiten stellen aan processen met een langere bewaartermijn omdat informatie met een kortere bewaartermijn ook korter bewaard wordt. (Dit staat natuurlijk wel los van de eisen van de Woo ;-) )
-
-
uitstekend verwoord, Wouter.
-
Permalink Antwoord van Adrie Spruit op
-
Ik heb een vraag waarvoor ik een nieuwe discussie kan starten, maar ik begin eerst maar eens hier, omdat mijn vraag over ongeveer het tegenovergestelde is van waar deze discussie mee begon. Die was namelijk, even in mijn eigen woorden: als je als gemeente mee hebt gedaan aan de vaststellingsprocedure voor de nieuwe selectielijst voor e-mail volgens de Capstone-methode, ik welke mate ben je dan verplicht deze methode toe te passen.
Mijn vraag is: als je als gemeente niet hebt meegedaan aan de door de VNG georganiseerde vaststellingsprocedure voor de nieuwe selectielijst voor het archiveren van e-mail volgens de Capstone-methode, mag je deze methode dan ook niet toepassen?
Ik stel deze vraag niet omdat ik onbekend met de juridische kanten van die vraag. Want strikt genomen en dus formeel juridisch gezien mag het volgens mij niet. Ik kijk dan naar archiefwet- en regelgeving, maar ook eerdere ontwikkelingen. Bij dat laatste denk (onder andere) aan het rapport van de advocaat van de Tweede Kamer vorig jaar over het handboek archiveren chatberichten van het Rijk (persoons- en niet zaak- en daarmee onderwerpgericht archiveren zonder een specifieke daarop gerichte selectielijst). De kern van de conclusies in dat rapport was dat de instructies in dat handboek (van het Rijk, eigenlijk RDDI, en voor het Rijk) niet in lijn waren met de Archiefwet.
Ik stel de vraag omdat ik signalen ontvang dat het wel zou mogen en dat dit eigenlijk een juridisch gezien wat grijs gebied is.Ik heb de indruk dat sommigen hier wel iets van vinden, maar het lastig vinden om er een formele, duidelijke en juridisch onderbouwde uitspraak over te doen. En dan bedoel ik geen uitspraken zoals 'strikt genomen ... etc.', want dat soort formuleringen suggereren dat iets juridisch gezien eigenlijk niet klopt, maar 'dat het in de praktijk zo'n vaart niet zal lopen'. Misschien zijn er juristen (ik ben geen jurist) die er dieper in zijn gedoken en wel tot duidelijke conclusies zijn gekomen. Die hoor ik dan graag.
Als het wel mag, dan kan dat hier en daar een oplossing zijn voor een probleem dat men zich nu pas ten volle realiseert. Dat zou in die situaties dus mooi zijn. Aan de andere kant: als het wel mag, wat is dan het verschil tussen wel en niet hebben meegedaan in de vaststellingsprocedure?
Ik ben benieuwd.
-
-
Jouw redenering klopt, formeel juridisch gezien ligt er geen basis om de Capstone methode toe te passen. Je ziet veel gemeenten kantelen, eerst mordicus tegen, maar nu ze de voordelen ervan zien te laat zijn. Waarom dat zo moeilijk bureaucratisch verloopt, heeft te maken dat de VNG een heel traject met het Nationaal Archief moeten doorlopen voor toestemming. Je zou denken dat gemeenten echt wel in staat zijn om een selectielijst samen te stellen, maar de Archiefwet is archaïsch voor lagere overheden.
-
-
Alle gemeenten en GR’ en die hebben besloten aan te sluiten, hebben eerst wel een bestuurlijk traject met dito besluitvorming doorlopen. Dat was ook een randvoorwaarde.
-
-
Dankje.
Zelf leg ik bij de Capstone-methode in ieder geval altijd uit dat je het moet zien als een extra vangnet. E-mail geordend naar zaak of onderwerp in (zaak-)dossiers heeft de voorkeur, maar lastig om voor elkaar te krijgen bij o.a. bestuurders. Bij de ministeries heb ik gezien wat het betekent als je bij een Woo-verzoek e-mailboxen moet gaan uitpluizen. Met gevolgen voor het halen van de bijbehorende termijnen.
-
-
Dat is ook zo, primair is zaakgericht werken leidend, het is idd een vangnet. Tegelijkertijd zoals het nu gaat, een bestuurder vertrekt en de mailbox wordt zonder blikken of blozen na een tijd weggegooid zonder enige verantwoording, dan kan ook niet.
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Hierover heb ik onlangs nog navraag gedaan bij de VNG. Het antwoord wat ik kreeg was dat de gang langs de minister een zware procedure is. Maar in het zelfde mailtje stond ook:
Indien een groot aantal gemeenten zich alsnog hierbij wil aansluiten, zullen we overwegen het Nationaal Archief te vragen om een “tweede ronde” te organiseren.
Mocht er een tweede ronde georganiseerd worden zal mijn advies aan B&W zijn: doe mee! Hoe de VNG dit wil inventariseren en bij welk aantal een tweede ronde gestart gaat worden is mij (nog) niet duidelijk. Ik heb nog geen tijd genomen om te reageren op de reactie van de VNG.
-
-
Dat klopt, een van mijn gemeenten waarvoor ik werk was net te laat met het insturen van het collegebesluit, mijn verwachting is ook dat de animo steeds groter wordt.
-
-
Dit vond ik overigens wel een opsteker voor al die gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, die de keuze wel hebben gemaakt:
Nederlandse maatregelen e-mailarchivering gunstig volgens Europees onderzoek
Een nieuw onderzoek van het Europese onderzoeksproject #Missingmails, waar ook Follow the Money uit Nederland aan deelneemt, werpt licht op problemen rondom het verwijderen van e-mails in Europese instellingen. Het benadrukt de noodzaak van transparantie, bescherming van belangrijke documenten en betere archivering binnen de Europese context. Het artikel van EUobserver met de titel "Europe's Missing Mails" onthult dat belangrijke documenten om verschillende redenen moeilijk toegankelijk zijn. De hervormingen die Nederland momenteel doorvoert met betrekking tot de omgang met tekst berichten biedt wel een verbetering.
Nederlandse maatregelen e-mailarchivering gunstig volgens Europees ...
-
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
