BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Aanslagen gemeentelijke belastingen, registeren in het zaaksysteem?
Beste allemaal,
De aanslagen van de gemeentelijke belastingen, archiveren jullie deze wel of niet in jullie zaaksysteem? Bij de gemeente waar ik momenteel werkzaam ben doet men dat niet. Ook kan ik in i-navigator geen proces voor aanslagen gemeentelijke belastingen vinden. Op basis waarvan bepalen jullie of iets wel of niet gearchiveerd dient te worden? Bij de meeste processen is dat duidelijk, maar nu twijfel ik even.
Alvast bedankt!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Een tendens die ik bij WOZ aanslagen de laatste jaren zie is dat werkzaamheden worden uitbesteed of aan een andere gemeente of gemeenschappelijke voorziening of private partijen.
Wanneer je het als gemeente zelf doet, lijkt me dit proces zeer geschikt voor het zaaksysteem.
-
Permalink Antwoord van Kitty Altena op
-
En hoe zit het met berichten van bewindvoerders wanneer de gemeente een schuldeiser is, die laten weten dat iemand in de schuldsanering zit? Nu worden ze ter kennisname in het zaaksysteem gezet, maar dit heeft wel administratieve consequenties. Vak afdeling geeft aan hier niets mee te doen, maar DIV registreert ze wel als zaak. Is dit echt nodig?
-
Permalink Antwoord van Jaap de Jonge op
-
Dit is toch informatie die relevant is voor de incasso-mogelijkheden / onmogelijkheden bij de schuld in kwestie? Ik kan me zo voorstellen dat je dit dan wel in je zaaksysteem zet. Misschien is de vraag relevanter hoe het kan dat de vakafdeling in kwestie aangeeft hier niets mee te doen. Wellicht is er een verschil tussen de procesinrichting op de vakafdeling en de registratie-eisen uit archiefwet/-besluit of eigen beleid...
-
-
Dat verschil is er zeker. Vakspecialisten hebben weinig op met de archiefwet. Werken ook met een eigen systeem waarin zij gegevens verwerken en bewaren.. Geven aan hier alle informatie beschikbaar te hebben die ze nodig hebben, waardoor het lastig wordt het zaaksysteem aan te prijzen als opslagplaats (omdat het daardoor voorkomt dat informatie dubbel geregistreerd wordt).
Jaap de Jonge zei:Dit is toch informatie die relevant is voor de incasso-mogelijkheden / onmogelijkheden bij de schuld in kwestie? Ik kan me zo voorstellen dat je dit dan wel in je zaaksysteem zet. Misschien is de vraag relevanter hoe het kan dat de vakafdeling in kwestie aangeeft hier niets mee te doen. Wellicht is er een verschil tussen de procesinrichting op de vakafdeling en de registratie-eisen uit archiefwet/-besluit of eigen beleid...
-
Permalink Antwoord van Rens op
-
Ligt het dan niet meer voor de hand om de archivering in te richten in het "eigen systeem" van de vakspecialisten?
Kitty Altena zei:(...) Geven aan hier alle informatie beschikbaar te hebben die ze nodig hebben, waardoor het lastig wordt het zaaksysteem aan te prijzen als opslagplaats (omdat het daardoor voorkomt dat informatie dubbel geregistreerd wordt).
-
-
Heb jij daar ervaring mee? Ik heb mijn vraagtekens daarbij. De vak applicatie is niet bedoeld als archiefsysteem en mist bijvoorbeeld ook bewaartermijnen, mogelijkheid tot het uitdraaien van vernietigingslijsten + de kwaliteit van de informatie wordt zo niet bewaakt. Daarnaast is er gekozen voor een zaaksysteem om de informatie uit allerhande vak applicaties naar een centraal punt te brengen waar iedereen kan raadplegen en we daarmee meer 'grip' krijgen op de processen die lopen binnen de gemeentelijke organisatie.
Ik ben benieuwd hoe jij daar tegen aankijkt.
Ligt het dan niet meer voor de hand om de archivering in te richten in het "eigen systeem" van de vakspecialisten?
Kitty Altena zei:(...) Geven aan hier alle informatie beschikbaar te hebben die ze nodig hebben, waardoor het lastig wordt het zaaksysteem aan te prijzen als opslagplaats (omdat het daardoor voorkomt dat informatie dubbel geregistreerd wordt).
-
-
Met de komst van de AVG wordt het inderdaad nog belangrijker om overheidsinformatie tijdig te vernietigen. helaas voldoen vele vak applicaties niet aan de GIBIT normen en beschikken (nog) niet over de mogelijkheid om bestanden te verwijderen.
-
-
Ik herken dat we 'last' hebben van het feit dat er niet een vastgestelde / geïmplementeerde architectuur is, waarin behoeften vanuit wet- en regelgeving én vanuit gebruikers op elkaar zijn afgestemd. Dit wordt alleen beter als je dit soort informatievraagstukken op een voldoende 'hoog' niveau in de organisatie geagendeerd krijgt en er een besluit (hopelijk het goede) over kunt laten nemen. Lukt dat niet, dan kun je je provinciale archiefinspecteur voorzichtig vragen wanneer er in deze sprake is van 'taakverwaarlozing'. Of in de rapportage aan de raad over archiefbeheer door laten schemeren dat de praktijk niet in overeenstemming is met de wet- en regelgeving.
-
-
Provinciale archiefinspecties bestaan niet meer sinds 2012, dat is het IBT geworden. De primaire toezichthouder is horizontaal, echter op het gebied van de AVG is dat de FG.
Ik denk nl. dat je met de AVG hier niet mee 'weg' komen. De AVG weegt omdat het een Europese richtlijn is veel zwaarder dan de Archiefwet. Even leek het erop dat we zelfs de selectielijsten niet meer konden gebruiken. De AVG kent een veel zwaardere toezichthouder de AP.
Waar we in de praktijk aan tegen lopen, is het feit dat we vaak de wettelijke grondslag missen die de verwerking rechtvaardigt. Dat vond ik ook een goede opmerking in het evaluatierapport van maart 2018:
De VNG mist tot slot in de nieuwe waarderingsmethodiek een eigenstandige plaats voor de bewaartermijnen genoemd in wet- en regelgeving. Deze zijn wel door de VNG geïnventariseerd en hebben als basis gediend voor de waardering van specifieke procesresultaten. Het is opvallend hoe arbitrair bewaartermijnen in wetten zijn vastgelegd. Het Nationaal Archief zou een toetsende rol moeten krijgen bij alle nieuwe wetgeving om hier meer lijn en logica in te brengen.
En we missen daarom ook best wat zaken in de selectielijst, zie voorbeeld camerabeelden.
-
-
Misschien aardig om te lezen?
http://zwenneblog.weblog.leidenuniv.nl/files/2017/12/2017.12.13_PAO...
-
-
In mijn werk als procesanalist kom ik het regelmatig tegen dat informatiestukken op onrechtmatige plekken bewaard worden, stukken waarin ook persoonsgegevens vermeld staan. Denk bijvoorbeeld aan opslag binnen een mappenstructuur ipv in een (zaak)applicatie. Dit breng ik aan het licht, maar wiens taak is het vervolgens hier beleid op te voeren zodat we enerzijds aan de archiefwet voldoen en anderzijds aan de AVG? Ook zijn er systemen die persoonsgegevens bevatten, zoals het systeem dat belastingen bij ons gebruikt. Dit zijn geen vernietigbare bestanden, maar (historische/persoons-) gegevens die men gebruik bij de uitvoering van de taken. Hoe dient men daar mee om te gaan? Dit is een database met gegevens, geen opslag van bestanden. Volsta je hier met een goed verwerkingsregister (Art. 30)? Aan deze database koppel je namelijk geen bewaartermijn.
Yvonne Welings zei:Provinciale archiefinspecties bestaan niet meer sinds 2012, dat is het IBT geworden. De primaire toezichthouder is horizontaal, echter op het gebied van de AVG is dat de FG.
Ik denk nl. dat je met de AVG hier niet mee 'weg' komen. De AVG weegt omdat het een Europese richtlijn is veel zwaarder dan de Archiefwet. Even leek het erop dat we zelfs de selectielijsten niet meer konden gebruiken. De AVG kent een veel zwaardere toezichthouder de AP.
Waar we in de praktijk aan tegen lopen, is het feit dat we vaak de wettelijke grondslag missen die de verwerking rechtvaardigt. Dat vond ik ook een goede opmerking in het evaluatierapport van maart 2018:
De VNG mist tot slot in de nieuwe waarderingsmethodiek een eigenstandige plaats voor de bewaartermijnen genoemd in wet- en regelgeving. Deze zijn wel door de VNG geïnventariseerd en hebben als basis gediend voor de waardering van specifieke procesresultaten. Het is opvallend hoe arbitrair bewaartermijnen in wetten zijn vastgelegd. Het Nationaal Archief zou een toetsende rol moeten krijgen bij alle nieuwe wetgeving om hier meer lijn en logica in te brengen.
En we missen daarom ook best wat zaken in de selectielijst, zie voorbeeld camerabeelden.
-
-
Ja, daar heb ik zeker ervaring mee.
Om te kunnen vernietigen is het belangrijkste dat er einddata worden vastgelegd. In de meeste systemen gebeurt dat standaard, anders kan een functioneel beheerder of leverancier dat meestal wel inrichten. Het maken van vernietiglijsten kan inderdaad niet altijd via de applicatie zelf, maar je zou met een BI-tool een rapportage op de database kunnen draaien. Als je weet wat de bewaartermijn is, maak je een query van [datum afsluiting]+[huidig jaartal minus aantal jaren bewaartermijn] en dan heb je een overzicht van te vernietigen zaken. Als er verschillende bewaartermijnen van toepassing zijn dan kun je metadata als resultaattype of procestype meenemen in die query. Vernietiging kan soms door functioneel beheer worden uitgevoerd via de frontend, soms moet het via de achterkant door via een query op de database. En zoals Yvonne al aangeeft: vanuit wettelijke eisen moet je dit sowieso regelen.
Het punt dat je noemt van het bewaken van de kwaliteit is terecht, maar dat kun je oplossen door een kwaliteitsmedewerker toegang tot het systeem te geven of door rapportages te draaien op niet gevulde velden.
Hoe ik er tegenaan kijk: een archief is vooral bedoeld om informatie makkelijk te kunnen terugvinden en hergebruiken. Vanuit die gedachte is een centraal archiefsysteem vooral geschikt voor informatie die voor meerdere processen of gebruikersgroepen relevant is. En als informatie een lange bewaartermijn heeft, dan wil je graag een omgeving gebruiken die geschikt is voor langdurige bewaring. In dit geval zou je prima kunnen redeneren: informatie is maar voor een beperkte gebruikersgroep relevant en de bewaartermijn is relatief kort (denk ik), dus dan heeft opslag in een centraal systeem weinig toegevoegde waarde.
Helpt dit je?
Kitty Altena zei:Heb jij daar ervaring mee? Ik heb mijn vraagtekens daarbij. De vak applicatie is niet bedoeld als archiefsysteem en mist bijvoorbeeld ook bewaartermijnen, mogelijkheid tot het uitdraaien van vernietigingslijsten + de kwaliteit van de informatie wordt zo niet bewaakt. Daarnaast is er gekozen voor een zaaksysteem om de informatie uit allerhande vak applicaties naar een centraal punt te brengen waar iedereen kan raadplegen en we daarmee meer 'grip' krijgen op de processen die lopen binnen de gemeentelijke organisatie.
Ik ben benieuwd hoe jij daar tegen aankijkt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
