De Raad voor Cultuur, de Algemene Rekenkamer en de Erfgoedinspectie hebben er al voor gewaarschuwd: Nederland stevent af op een informatie-infarct als niet snel beslissende stappen worden gezet om de groeiende berg digitale overheidsinformatie vakkundig te bewaren en toegankelijk te houden. De archiefsector ziet de oplossing voor digitale dementie binnen handbereik liggen: gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen. Op 14/15 juni presenteren archiefinstellingen de plannen voor verdere ontwikkeling van het e-Depot gepresenteerd tijdens de KVAN-dagen in Kerkrade.
De overheid leunt steeds zwaarder op digitale informatie. Voor het goed functioneren en de betrouwbaarheid van de overheid is het noodzakelijk dat digitale overheidsinformatie langdurig leesbaar, vindbaar en interpreteerbaar blijft. Het Nationaal Archief, Gemeentearchief Rotterdam en Stadsarchief Amsterdam hebben daarom ieder zelf een e-Depot ontwikkeld. Het depot maakt het mogelijk om digitale informatie duurzaam te bewaren en bruikbaar te houden.
De drie e-Depotpioniers hebben nu de handen ineen geslagen in een voorstel voor gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen met bijbehorende diensten. Wat al ontwikkeld is door het drietal, wordt ingebracht en opgeschaald tot een landelijke oplossing. De inzet is om een landelijk dekkend netwerk te ontwikkelen van 5 tot 10 E-depotvoorzieningen. Alle archiefinstellingen en de Nederlandse overheid, van departementen tot gemeenten en waterschappen, kunnen zich daarbij aansluiten.
De e-Depotvoorzieningen zijn er in eerste instantie voor de opslag van documenten die blijvend bewaard dienen te blijven. Permanent te bewaren stukken kunnen vervroegd worden overgebracht naar gemeenschappelijke e-Depot voorzieningen. Dit spoort met de kabinetswens dat -als het gevolg van digitalisering- relevante informatie sneller en actief openbaar kan worden gemaakt. Berendse: ,,Dat versterkt het democratisch bestel. We beijveren een transparante overheid die actieve openbaarheid nastreeft.’’
Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen kunnen ook worden gebruikt om gegevens op te slaan die op termijn wordt vernietigd. Veel overheden kampen momenteel met immense archiefachterstanden. Door het beheer van digitale archieven van meet af aan goed te organiseren, kunnen dergelijke problemen in de toekomst worden voorkomen. Zo kunnen digitale dossiers die voor de rechtszekerheid van burger een tijd lang bewaard dienen te blijven veilig in het e-Depot worden opgenomen. Daarna kunnen ze volgens afspraak worden vernietigd.
Een e-Depot is veel meer dan een verzameling datacentra. Gemeenschappelijke e-Depotvoorzieningen leveren zowel diensten (zoals duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale content) als voorzieningen (zoals hardware, software, technisch beheer, kennis en onderzoek, opleiding).
Het voorstel uit de archiefsector voor gemeenschappelijk e-Depotvoorzieningen wordt breed gesteund. Van Regionale Historische Centra, de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN) en de Koninklijke Vereniging van Archivarissen (KVAN) tot het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Stichting Digitaal Erfgoed Nederland (DEN); allemaal staan ze achter een gemeenschappelijke oplossing voor het dreigende digitale informatie-infarct.